Problematyka tworzenia planu urlopowego oraz dopuszczalności zmian

1) Tworzymy plan urlopowy, w którym uwzględniamy 16 lub 22 dni urlopu kodeksowego. Czy jest to prawidłowe? Czy powinniśmy planem objąć urlopy zaległe?

Na obydwa pytania należy odpowiedzieć twierdząco, przy czym planowaniu podlegają także wszelkie dodatkowe urlopy wypoczynkowe.

Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego urlopu wypoczynkowego, który powinien być udzielany zgodnie z planem urlopów (art. 152 § 1 i art. 163 § 1 pierwsze zdanie K.p.). Od jego sporządzania można odstąpić w ściśle określonych sytuacjach, tj. jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.

Planem urlopowym należy objąć wszystkie urlopy wypoczynkowe pracownika, w tym bieżące, zaległe, uzupełniające, dodatkowe, które stanowią jednolitą pulę urlopową. Analogiczne wnioski płyną ze stanowiska Sądu Najwyższego, który w wyroku z 15 marca 2001 r. (sygn. akt I PKN 306/00, OSNP 2002/24/591) orzekł, że: "Pracownik, który złożył wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego nieprzewidzianego w planie urlopów, nie może go wykorzystać bez wyraźnej akceptacji pracodawcy.".

Planowanie nie dotyczy natomiast części "zwykłego" urlopu wypoczynkowego, która jest przeznaczona do wykorzystania na żądanie (4 dni w roku). Ze względu na szczególne przeznaczenie urlop ten powinien pozostawać w pełnej dyspozycji pracownika. Oznacza to, że z 20 dni albo 26 dni bieżącego urlopu kodeksowego można zaplanować odpowiednio 16 lub 22 dni.

2) Jak należy postąpić w sytuacji, gdy pracownik zgłasza zmianę terminu zaplanowanego urlopu? Czy musi składać podanie do dyrektora w tej sprawie?

Zmiana terminu zaplanowanego urlopu może nastąpić z różnych przyczyn, w tym z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, niezawinionej absencji pracownika w pracy, a nawet z przyczyn osobistych zainteresowanego. Ten ostatni przypadek jest uregulowany w art. 164 § 1 K.p.

Pracownik musi więc wystąpić z wnioskiem o zmianę terminu planowanego urlopu wraz z uzasadnieniem. Wskazane przyczyny muszą mieć charakter doniosły, jednak nie ma tu dodatkowych wytycznych, co przesądza, iż oceny dokonują strony. Pracodawca podejmując decyzję o przesunięciu urlopu powinien kierować się art. 8 K.p., w myśl którego nie można czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. Takie działanie lub zaniechanie uprawnionego nie jest uważane za wykonywanie prawa i nie korzysta z ochrony. Przykładowo odrzucenie wniosku o przesunięcie terminu urlopu ze względu na odwołanie wyjazdu przez biuro podróży lub z powodu choroby członka rodziny, może być ocenione przez sąd pracy na niekorzyść pracodawcy (w ewentualnym odwołaniu się pracownika od decyzji pracodawcy).

Przechodząc do adresata omawianego wniosku, to musi nim być osoba decyzyjna, niekoniecznie jednak dyrektor zakładu. Takie kwestie należą do sfery organizacyjno-prawnej i powinny wynikać z aktu o charakterze ustrojowym lub porządkowym, ewentualnie z udzielonych w tej sferze upoważnień. Z kolei forma wniosku powinna wynikać z postanowień wewnątrzzakładowych. Co prawda przepis § 6 pkt 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej przewiduje obowiązek odbierania i przechowywania dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, to nie wylicza jednak ich rodzaju. To pracodawca zatem decyduje jakie to będą dokumenty. 

Podpowiedzi w tej sprawie udzieliło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w piśmie udostępnionym naszemu Wydawnictwu 7 lutego 2019 r., w którym czytamy, że: "(...) pracodawca, ustalając katalog dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego gromadzonych w dokumentacji pracownika w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, będzie kierować się praktyką i zwyczajami przyjętymi w danym zakładzie pracy w zakresie realizacji przez pracowników ich prawa do urlopu wypoczynkowego, a także brać pod uwagę zabezpieczenie odpowiednich dowodów na wypadek ewentualnych sporów między stronami stosunku pracy w tym zakresie, które mogą być w przyszłości rozstrzygane przez sąd pracy. (...) Decyzja w tej sprawie należy jednak do pracodawcy. (...).".