Przekazanie pracownikowi wraz ze świadectwem pracy informacji o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej

Z pracownikiem zatrudnionym od 1 lutego 2020 r. na czas nieokreślony za porozumieniem stron z końcem marca 2023 r. rozwiążemy umowę o pracę. Wcześniej świadczył on w naszym zakładzie pracę w latach 2017-2018 na podstawie umowy o pracę zawartej na czas określony. Czy wystawiając świadectwo pracy należy dołączyć do niego informację o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej z obydwu umów o pracę?

Nie, tylko z aktualnej umowy o pracę.

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w:
• art. 94 pkt 9b K.p., tj. przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej lub
• art. 94⁵ § 2 K.p., tj. przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł, w razie ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie wskazanym w art. 94 pkt 9b K.p.
• możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania, o którym mowa wyżej,
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa wyżej,

dalej zwaną informacją o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej.

Powyższe wynika z art. 94⁶ K.p., który obowiązuje od 1 stycznia 2019 r. i został wprowadzony do Kodeksu pracy ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych... (Dz. U. poz. 357).

A zatem w przypadku pracownika z pytania informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej powinna dotyczyć tylko stosunku pracy nawiązanego od 1 lutego 2020 r.

Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. (przed dniem wejścia w życie ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r.) ustala się na podstawie poprzednio obowiązujących przepisów. To oznacza, że dla list płac, kart wynagrodzeń oraz innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, okres przechowywania wynosi 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy (art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej). Może być on krótszy w przypadku pracowników, z którymi stosunek pracy został nawiązany po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., jeżeli pracodawca złoży za nich raport informacyjny ZUS RIA. Wówczas okres ten wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony (art. 7 ust. 3 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r.).

Zwracamy uwagę! Zgodnie z art. 41a ustawy o sus, pracodawca w każdym czasie może złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ZUS OSW (do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego może je odwołać). Złożenie tego dokumentu skutkuje obowiązkiem przekazania raportów informacyjnych za wszystkie osoby, z którymi stosunek pracy został nawiązany po 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. Raport informacyjny, zgodnie z art. 41b ustawy o sus, powinien zostać przekazany do ZUS:

• wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych - w przypadku wyrejestrowania z ubezpieczeń po złożeniu oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych,
• w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych - w przypadku wyrejestrowania przed złożeniem tego oświadczenia.

Te osoby otrzymują informację o skróceniu okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych w sposób określony w art. 41c ust. 1 ustawy o sus. Zgodnie z powołanym przepisem, gdy raport informacyjny (ZUS RIA) jest składany wraz z wyrejestrowaniem pracownika z ubezpieczeń, to pracodawca jest obowiązany przekazać mu m.in. kopię tego raportu oraz pouczenie o:

• okresie przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika (wskazanym wyżej),
• prawie do ich odbioru w terminie miesiąca kalendarzowego rozpoczynającego się w następnym dniu po upływie okresu przechowywania,
• prawie do uzyskania kopii tych dokumentów.

Z kolei gdy pracownicy zostali wyrejestrowani z ubezpieczeń przed podjęciem przez pracodawcę decyzji o przekazaniu do ZUS raportów informacyjnych, to wówczas ZUS informuje ich o przekazaniu przez pracodawcę za niego raportu informacyjnego:

• w informacji o stanie konta, o której mowa w art. 50 ust. 1 ustawy o sus, przesyłanej za rok, w którym raport informacyjny został przekazany do ZUS,
• wraz z rocznym obliczeniem podatku lub imienną informacją o wysokości uzyskanego dochodu, o których mowa w art. 34 ust. 7 i 8 ustawy o pdof, przesyłanych za rok, w którym raport informacyjny został złożony (dotyczy osób uprawnionych do świadczenia, którym nie jest wysyłana informacja o stanie konta).

Informacja ZUS zawiera m.in. pouczenie, o którym mowa w art. 41c ustawy o sus.

Przyjmujemy założenia z pytania Czytelnika. Pracodawca wraz ze świadectwem pracy wyda pracownikowi informację o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej o następującej treści:

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika z okresu zatrudnienia 2017-2018 będzie przechowywana przez 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy. Gdyby pracodawca np. w 2024 r. podjął decyzję o skróceniu okresu przechowywania tej dokumentacji i złożył do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, to w terminie roku od dnia złożenia tego oświadczenia musiałby przekazać za byłego pracownika raport informacyjny ZUS RIA. Wówczas ZUS przekaże byłemu pracownikowi informację o złożeniu tego raportu wraz z pouczeniem m.in. o skróconym okresie przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika.

Wspomnijmy, że płatnik składek, który złożył oświadczenie ZUS OSW przekazuje również raporty informacyjne za osoby wymienione w art. 6 ust. 1 pkt 4 ustawy o sus (zleceniobiorców).