Zwolnienie mikroprzedsiębiorcy z obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK

Otrzymaliśmy wezwanie PFR do zawarcia umowy o zarządzanie PPK. Jak ustala się przeciętne zatrudnienie w poszczególnych miesiącach w celu wyliczenia średniorocznego zatrudnienia, od którego zależy posiadanie statusu mikroprzedsiębiorcy?

W UiPP nr 23/2023, str. 59 informowaliśmy, że Polski Fundusz Rozwoju, dalej zwany PFR wysłał (na profilu PUE ZUS) podmiotom zatrudniającym, które dotychczas nie zawarły umowy o zarządzanie PPK wezwanie do jej zawarcia. Otrzymały je m.in. podmioty posiadające status mikroprzedsiębiorcy, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców. Jeśli bowiem wszystkie osoby zatrudnione w tych podmiotach zadeklarowały niedokonywanie wpłat do PPK, to mikroprzedsiębiorcy nie są zobowiązani do stosowania ustawy o PPK, a w konsekwencji do zawarcia ww. umowy. Po otrzymaniu wezwania podmioty zatrudniające powinny zawrzeć umowę o zarządzanie PPK (jeśli np. utraciły status mikroprzedsiębiorcy) lub przekazać PFR informację, że nadal spełniają ww. warunki zwalniające z obowiązku utworzenia PPK.

Przypominamy, że status mikroprzedsiębiorcy, o którym mowa wyżej, posiada przedsiębiorca, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:

• zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
• osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.

W przypadku gdy przedsiębiorca wykonuje działalność gospodarczą krócej niż rok, ww. parametry określa się na podstawie danych za ostatni okres udokumentowany przez przedsiębiorcę.

Dla nabycia statusu mikroprzedsiębiorcy wystarczy spełnienie wymienionych wyżej warunków tylko w jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych. O tym, w którym to będzie roku decyduje przedsiębiorca, przy czym nie może to być rok bieżący, tylko jeden z ostatnich dwóch już zakończonych. Przekroczenie w bieżącym roku obrotowym np. pułapu zatrudnienia nie powoduje od razu utraty statusu mikroprzedsiębiorcy, może mieć jednak wpływ na jego zmianę w kolejnych latach.

Średnioroczne zatrudnienie określa się w przeliczeniu na pełne etaty, nie uwzględniając pracowników przebywających na urlopach macierzyńskich, urlopach na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopach ojcowskich, urlopach rodzicielskich i urlopach wychowawczych, a także zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego (art. 7 ust. 3 ustawy Prawo przedsiębiorców).

Ustawa o PPK, a także ustawa Prawo przedsiębiorców nie regulują zasad obliczania średniego zatrudnienia w danym roku. Jak wyjaśnił PFR w poradniku pt. "Wezwanie do zawarcia umowy o zarządzanie PPK (Q&A)" (dostępnym na stronie internetowej www.mojeppk.pl), w tym celu należy korzystać z metod obowiązujących przy sporządzaniu sprawozdań z zakresu zatrudnienia i wynagrodzeń na potrzeby statystyki publicznej, posiłkując się publikacją pt. "Zasady Metodyczne Statystyki Rynku Pracy i Wynagrodzeń", udostępnioną na stronie internetowej Głównego Urzędu Statystycznego www.stat.gov.pl.

Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku należy dodać przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę podzielić przez 12 (w razie gdy zakład pracy nie przepracował pełnego roku, to średnioroczne zatrudnienie oblicza się poprzez dodanie przeciętnego zatrudnienia w miesiącach pracy danego zakładu i podzielenie otrzymanej sumy także przez 12).

Przeciętną liczbę zatrudnionych w danym miesiącu można ustalić stosując metodę:

• średniej arytmetycznej, która powinna być stosowana w razie znacznych ruchów kadrowych w miesiącu; polega ona na dodaniu stanów zatrudnienia (tj. liczby osób zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy oraz niepełnoetatowców po przeliczeniu na pełne etaty) w poszczególnych dniach pracy w danym miesiącu, łącznie z przypadającymi w tym czasie niedzielami, świętami oraz dniami wolnymi od pracy (przyjmując dla tych dni stan zatrudnienia z dnia poprzedniego lub następnego, jeśli miesiąc rozpoczyna się dniem wolnym od pracy); tak obliczoną sumę dzieli się następnie przez liczbę dni kalendarzowych danego miesiąca,
• średniej chronologicznej, która polega na dodaniu połowy stanu zatrudnienia na początku miesiąca, stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca oraz połowy stanu zatrudnienia w ostatnim dniu miesiąca i podzieleniu otrzymanej sumy przez 2,
• uproszczoną (średnią z dwóch stanów dziennych), polegającą na dodaniu stanu zatrudnienia na pierwszy i ostatni dzień miesiąca i podzieleniu przez 2.

Zwracamy uwagę! Przy zastosowaniu metody średniej chronologicznej i metody uproszczonej nie należy ujmować osób, które korzystały z urlopów bezpłatnych w wymiarze powyżej 14 dni (por. powołany wcześniej poradnik PFR).

Stan zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym w listopadzie 2022 r. wynosił: w pierwszym dniu miesiąca - 10 etatów, w 15. dniu miesiąca - 7 etatów, w ostatnim dniu miesiąca - 12 etatów.

Podmiot zatrudniający stosując metodę:

• średniej chronologicznej, ustalił, że przeciętne zatrudnienie w tym miesiącu wyniosło 9, tj. (10 : 2) + 7 + (12 : 2) = 18; 18 : 2 = 9,
• uproszczoną, ustalił, że przeciętne zatrudnienie w tym miesiącu wyniosło 11, tj. 10 + 12 = 22; 22 : 2 = 11.

Średnioroczne zatrudnienie określa się w przeliczeniu na pełne etaty. PFR w poradniku wskazał, że: "(...) Przy przeliczeniu osób zatrudnionych na część etatu na liczbę osób zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy stosuje się współczynnik przeliczeniowy, będący stosunkiem liczby godzin pracy niepełnoetatowców do liczby godzin pracy osób zatrudnionych na pełnym etacie, czyli do nominalnego czasu pracy. Liczbę pracowników zatrudnionych na pełnym etacie (przeliczenie na pełne etaty) zyskujemy w wyniku przemnożenia liczby niepełnoetatwoców przez odpowiednie współczynniki przeliczeniowe. (...)".