Przepisy ustawy o rachunkowości nie precyzują sposobu przeprowadzania inwentaryzacji oraz rozliczania jej wyników. W świetle art. 27 ust. 1-2 tej ustawy, przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Natomiast ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.
Przy rozliczaniu różnic inwentaryzacyjnych można wykorzystać wskazówki zawarte w stanowisku w sprawie inwentaryzacji zapasów. Według pkt 100 lit. e) tego stanowiska niedobory, uznane za wynikające z pomyłkowej zamiany (przy przychodzie lub rozchodzie) podobnych składników zapasów, mogą być kompensowane ich nadwyżką albo zostać zaliczone do kosztów działalności operacyjnej, jeżeli nie ma możliwości kompensaty. Z treści pkt 105 ww. stanowiska wynika, iż kompensatę niedoborów z nadwyżkami można przeprowadzić, jeżeli są spełnione jednocześnie następujące warunki:
Z kolei w pkt 106 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów wskazano, że przy ustalaniu kwoty podlegającej kompensacie stosuje się zasadę mniejszej ilości i niższej ceny. Oznacza to, że gdy niedobór i nadwyżka różnią się co do ilości, wielkość niedoboru albo nadwyżki ustala się, biorąc pod uwagę mniejszą ilość. Jeżeli kompensowane składniki mają różne ceny, to do wyceny kompensaty przyjmuje się cenę tego składnika, która jest niższa. Ponadto kompensata może dotyczyć wyłącznie niedoborów uznanych za niezawinione.
Jeżeli po dokonaniu kompensaty pozostanie nierozliczona część nadwyżki, to ujmuje się ją w pozostałych przychodach operacyjnych. Natomiast nierozliczoną częścią niedoboru obciąża się pozostałe koszty operacyjne.
Przykład
I. Założenia:
| Nazwa materiału | Jednostka miary | Cena jednostkowa (zł) | Stan rzeczywisty ustalony w wyniku spisu z natury | Stan według ewidencji księgowej | Różnice inwentaryzacyjne (-) niedobór, (+) nadwyżka | |||
| Ilość | Wartość (zł) | Ilość | Wartość (zł) | Ilość | Wartość (zł) | |||
| Materiał A | Metry bieżące (mb) | 12 | 150 | 1.800 | 160 | 1.920 | (-) 10 | (-) 120 |
| Materiał B | Metry bieżące (mb) | 13 | 140 | 1.820 | 125 | 1.625 | (+) 15 | (+) 195 |
| Razem | - | 3.620 | - | 3.545 | - | - | ||
II. Dekretacja:
| Opis operacji | Kwota | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| 1. PK - zarachowanie niedoboru materiału "A" | 120 zł | 24-1/0 | 31-1 |
| 2. PK - zarachowanie nadwyżki materiału "B" | 195 zł | 31-1 | 24-1/1 |
| 3. PK - kompensata inwentaryzacyjna niedoboru z nadwyżką | 120 zł | 24-1/1 | 24-1/0 |
| 4. PK - rozliczenie nadwyżki pozostałej po dokonaniu kompensaty | 75 zł | 24-1/1 | 76-0 |
III. Księgowania:
| ||||||||||||
|
||||||||||||
