Potwierdzenia sald należności wysyłaliśmy do naszych dłużników już w listopadzie 2022 r. Większość potwierdzeń wróciła. Czy w przypadku, gdy jakieś potwierdzenia nie wrócą, a nie będzie możliwości uzyskania kontaktu z kontrahentem, należy przeprowadzić dodatkowe czynności inwentaryzacyjne?
| Jeżeli potwierdzenie salda nie wróci od kontrahenta w terminie zakończenia inwentaryzacji i jednocześnie jednostka uzna, że saldo nie może być potwierdzone z przyczyn uzasadnionych, koniecznym będzie przeprowadzenie inwentaryzacji takiego niepotwierdzonego salda metodą porównania danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości. |
Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, jednostka inwentaryzuje rozrachunki z kontrahentami drogą uzyskania od nich potwierdzenia prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu rozrachunków oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic (inwentaryzacja metodą potwierdzenia sald).
Przed rozpoczęciem procedury potwierdzenia sald rozrachunków z kontrahentami jednostka dokonuje przeglądu sald w celu określenia statusu rozrachunków na dzień uzgodnienia (należności nieściągalne, przedawnione, umorzone, przeterminowane - w podziale na terminy opóźnienia, sporne, dochodzone na drodze sądowej).
W celu uzyskania od kontrahenta potwierdzenia, że uznaje on kwotę wymaganej zapłaty należności, jednostka wysyła do niego dwa egzemplarze pisma (wezwania do potwierdzenia wysokości salda), informującego o wysokości i składowych salda należności, z prośbą o jego potwierdzenie przez odesłanie do jednostki jednego egzemplarza pisma podpisanego przez osobę upoważnioną przez kontrahenta. W przypadku stwierdzenia przez kontrahenta różnic w wysokości salda należności lub jego składowych, podlegają one wyspecyfikowaniu na egzemplarzu, który zwrotnie przesyła on do jednostki.
Wezwanie do potwierdzenia wysokości salda oraz odpowiedź na nie mogą być wymienione pomiędzy kontrahentami drogą elektroniczną (np. w postaci wiadomości e-mail), jeżeli ta forma potwierdzania stanu wzajemnych rozrachunków została przez nich uzgodniona, a przekazane informacje zostaną odpowiednio uwierzytelnione.
Jednostka uzgadnia z kontrahentem również salda zerowe należności, jeżeli w ciągu roku obrotowego wystąpiły istotne pod względem częstotliwości lub kwot obroty z tym kontrahentem.
Zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 1 ww. ustawy, jednostka może przeprowadzić inwentaryzację należności drogą potwierdzenia sald na dowolny dzień w okresie 3 miesięcy przed końcem roku obrotowego i 15 dni następnego roku obrotowego.
W przypadku jednostek, których rok obrotowy jest zgodny z kalendarzowym, wysłanie prośby o potwierdzenie salda powinno nastąpić do 15 stycznia 2023 r., zaś uzyskanie zwrotnego potwierdzenia salda - do momentu zakończenia inwentaryzacji tj. do 26 marca 2023 r.
Jeżeli we wskazanym terminie kontrahent nie potwierdzi salda należności w sposób opisany powyżej, a jednostka uzna, że saldo nie może być potwierdzone z przyczyn uzasadnionych, przeprowadza inwentaryzację niepotwierdzonego salda metodą porównania danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy).
Dodajmy, że taka sama metoda inwentaryzacji (w drodze weryfikacji) dotyczy sald należności:
Również metodę weryfikacji jednostka stosuje do zobowiązań wobec kontrahentów. W tym jednak przypadku porównanie danych ujętych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości dokonuje się wykorzystując dodatkowo dokumenty przesłane przez kontrahentów, czyli wierzycieli.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
