Proszę o wskazówki, w jaki sposób można przeprowadzić inwentaryzację w małej jednostce zatrudniającej, poza prezesem zarządu, jednego pracownika. Pracownik ten jest handlowcem odpowiedzialnym za gospodarkę towarami. Jak w takim przypadku spełnić warunki powołania przewodniczącego komisji i zespołu spisowego? Czy inwentaryzację może przeprowadzić ten pracownik i podpisać się na arkuszu spisowym?
| Zasadniczo prac inwentaryzacyjnych nie powinna wykonywać osoba odpowiedzialna za spisywane składniki majątku. Jeżeli jednak ze względów obiektywnych w praktyce jest to niewykonalne, to kierownik jednostki dochowując należytej staranności oraz uwzględniając stosowny sposób kontroli i weryfikacji obszarów mogących rodzić największe ryzyko powstania zniekształceń może dopuścić do czynności inwentaryzacyjnych taką osobę. Wówczas przewodniczącym komisji może być kierownik, a pracownik członkiem zespołu spisowego. Inwentaryzację może przeprowadzać pracownik pod nadzorem kierownika. Alternatywnym i jak się wydaje najlepszym rozwiązaniem jest zlecenie usługi inwentaryzacyjnej podmiotowi zewnętrznemu (w ramach outsourcingu). |
Ustawa o rachunkowości wskazuje jedynie terminy i częstotliwość przeprowadzenia inwentaryzacji zapasów (por. art. 26-27). Nie reguluje natomiast kwestii formalnych oraz technicznych związanych z przeprowadzeniem prac inwentaryzacyjnych. Nie wskazuje również zakresu czynności, jakie musi wykonać kierownik jednostki.
Z art. 4 ust. 5 ww. ustawy wynika jedynie, że kierownik jednostki jest odpowiedzialny za przeprowadzenie spisu z natury, a odpowiedzialności tej nie może scedować na inną osobę czy podmiot.
Wskazówki i zalecenia, jak przeprowadzać inwentaryzację oraz jakie obowiązki ciążą na kierowniku, można odnaleźć w Stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości nr 2 z dnia 20 lipca 2016 r. w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 55).
W stanowisku wskazano, że celem inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury jest:
Zgodnie ze stanowiskiem kierownik jednostki powołuje stałą albo do wykonania określonego zadania komisję inwentaryzacyjną i wyznacza jej przewodniczącego. Funkcję przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej może pełnić kierownik jednostki. W jednostkach, w których średnioroczne zatrudnienie nie przekracza 10 osób, zadania komisji inwentaryzacyjnej może wykonywać jedna osoba (komisarz spisowy). W takich małych jednostkach (z zatrudnieniem poniżej 10 osób) również czynności spisowe może przeprowadzać jedna osoba - jeżeli niemożliwe lub ekonomicznie nieuzasadnione jest zaangażowanie do spisu co najmniej dwóch osób.
 |
Zadaniem komisji inwentaryzacyjnej jest zorganizowanie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, jego przeprowadzenie, wyjaśnienie powstania ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i przedłożenie kierownikowi jednostki propozycji, co do sposobu ich rozliczenia. |
Jak zastrzeżono w pkt 24 stanowiska, członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie powinny być osoby:
a) odpowiedzialne za zapasy objęte spisem z natury,
b) prowadzące ewidencję księgową zapasów objętych spisem z natury,
c) niebędące w stanie - z innych względów - zapewnić rzetelności i bezstronności spisu, np. osoby mające dostęp do stanów ewidencyjnych zapasów magazynowych.
Kierownik jednostki może zlecić przeprowadzanie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury podmiotowi zewnętrznemu (w ramach outsourcingu). Zawarta z takim podmiotem umowa o przeprowadzenie inwentaryzacji zapasów powinna określać co najmniej wymagania co do jej zakresu, przedmiotu, daty spisu, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych, sposobu prezentacji wyników spisu (rodzaje dokumentów). Zakres tej umowy może obejmować całość prac inwentaryzacyjnych zapasów drogą spisu z natury, w tym przygotowanie jednostki do spisu (np. wskazanie sposobu uporządkowania zapasów, przygotowanie części dokumentacji lub jej wzorów, wydzielenie i oznaczenie pól spisowych), przeprowadzenie czynności spisowych i ustalenie różnic inwentaryzacyjnych. Umowa może też być ograniczona wyłącznie do czynności spisowych wraz z udokumentowaniem wyników spisu.
Jeżeli zleconą podmiotowi zewnętrznemu inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury wykonuje biuro rachunkowe prowadzące księgi rachunkowe zleceniodawcy, należy zapewnić, aby osoby wykonujące czynności spisowe (członkowie zespołów spisowych) nie były bezpośrednio zaangażowane w prowadzenie ksiąg rachunkowych zleceniodawcy, a w szczególności, aby nie posiadały dostępu do informacji o stanach ewidencyjnych zapasów.
Jednostka zlecająca podmiotowi zewnętrznemu inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury nadzoruje jego przebieg, aby upewnić się co do rzetelności wyników spisu oraz dokonuje odbioru wyników spisu. Zlecenie podmiotowi zewnętrznemu inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury nie zwalnia od powołania komisji inwentaryzacyjnej (komisarza spisowego).
Odnosząc przywołane zasady do przypadku opisanego w pytaniu można uznać, że kierownik jednostki mógłby pełnić funkcję przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, natomiast pracownik jako komisarz spisowy pełniłby zadania takiej komisji. Również ta sama osoba mogłaby dokonywać czynności spisowych.
Oczywistą wadą takiego rozwiązania byłaby jego niezgodność z zaleceniami przedstawionymi w przywołanym stanowisku, w zakresie wykluczenia z prac spisowych osób odpowiedzialnych za zapasy objęte spisem z natury oraz mających dostęp do stanów ewidencyjnych zapasów.
Formalnie obowiązek ustawowy inwentaryzacji należałoby uznać za spełniony, jednak mogłyby powstać wątpliwości co do rzetelności, bezstronności oraz niezależności, a tym samym wiarygodności w wyjaśnianiu przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych. Również realizację celu polegającego na przeciwdziałaniu powstawaniu nieprawidłowości w gospodarce zapasami należałoby uznać za wątpliwą lub wykazującą znaczne ryzyko ich powstania.
Innym rozwiązaniem gwarantującym spełnienie celów inwentaryzacji oraz zachowanie funkcji kontrolnych wobec pracownika jest osobiste przeprowadzenie czynności spisowych przez kierownika jednostki lub jego udział w inwentaryzacji w roli obserwatora.
Naszym zdaniem, w rozpatrywanym przypadku dobrym wyborem byłoby zlecenie wykonania inwentaryzacji podmiotowi zewnętrznemu. Takie rozwiązanie mogłoby spełnić wszystkie ww. cele inwentaryzacyjne.
W każdym przypadku decyzję co do modelu przeprowadzenia inwentaryzacji musi podjąć kierownik jednostki. Czynności spisowe powinny zostać zorganizowane w taki sposób, aby zminimalizować ryzyko wykazania nieprawidłowych wartości zapasów oraz zapewnić odpowiednią jakość sprawozdań finansowych (por. art. 3 ust. 1 pkt 11 ustawy o rachunkowości). Należy jednak mieć świadomość, że w praktyce całkowite wyeliminowanie ryzyk dotyczących spisu ze względu na czynnik ludzki jest praktycznie niemożliwe.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
