Różnice inwentaryzacyjne mogą mieć charakter niedoborów, które dzieli się na niedobory pozorne i usprawiedliwione (uzasadnione) oraz nieusprawiedliwione (nieuzasadnione), a także szkód, spowodowanych obniżeniem przydatności gospodarczej danego składnika zapasów oraz nadwyżek. Porównanie stanów wynikających ze spisu z natury ze stanami ewidencji księgowej należy do obowiązków księgowości.
Stosownie do wskazówek zawartych w stanowisku w sprawie inwentaryzacji zapasów, różnice inwentaryzacyjne wynikające z porównania wyników spisu z natury z danymi księgowej ewidencji zapasów, pogrupowane według rodzajów zapasów i osób za nie odpowiedzialnych, księgowy przenosi z arkuszy spisowych lub zestawień zbiorczych do zestawienia różnic ilościowych (niedobory, nadwyżki) i zestawienia różnic jakościowych (szkody). Sprawdzone i kompletne zestawienia różnic księgowy przekazuje przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej w celu określenia przyczyn powstania różnic i zaproponowania kierownikowi jednostki sposobu ich rozliczenia.
Wyniki rozpatrzenia różnic inwentaryzacyjnych, komisja inwentaryzacyjna ujmuje w protokole rozliczenia różnic, zawierającym wnioski co do sposobu ich rozliczenia wraz z uzasadnieniem. Może to również nastąpić na odpowiednio rozbudowanym zestawieniu różnic ilościowych i jakościowych. Protokół w celu zatwierdzenia przekazywany jest kierownikowi jednostki.
W księgach rachunkowych powstałe różnice inwentaryzacyjne do czasu wyjaśnienia przyczyn ich powstania ujmuje się na koncie 24-1 "Rozliczenie niedoborów, szkód i nadwyżek", z dalszym wyodrębnieniem kont szczegółowych:
⃞ 24-1/0 "Rozliczenie niedoborów i szkód",
⃞ 24-1/1 "Rozliczenie nadwyżek".
Warto nadmienić, iż w jednostkach produkcyjnych sporządzających porównawczy rachunek zysków i strat oraz prowadzących ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5 przeksięgowanie wartości niedoboru wyrobów gotowych z konta 60-0 "Produkty gotowe" na konto 24-1 powoduje wyjście kosztów z kręgu. Koszty, które wyszły poza krąg kosztów, ujęte wcześniej na kontach zespołu 4 i 5 ewidencjonuje się na kontach 79-0 "Obroty wewnętrzne" oraz 79-1 "Koszty obrotów wewnętrznych".
Ujawnione w wyniku inwentaryzacji niedobory i nadwyżki powinny zostać wyjaśnione i rozliczone w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji, co oznacza, że konto 24-1 nie powinno na koniec roku obrotowego wykazywać salda.
Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych następuje w księgach rachunkowych pod datą spisu, nie później jednak niż na ostatni dzień roku obrotowego, którego dotyczył spis z natury. Zapisów księgowych dokonuje się na podstawie zatwierdzonego przez kierownika jednostki protokołu z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.
Niedobory i nadwyżki można ująć w księgach w sposób przedstawiony w tabeli.
| Niedobory | Nadwyżki | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Uwaga: Ewentualne ujęcie odchyleń od cen ewidencyjnych przypadających na niedobór/nadwyżkę danego składnika aktywów, jeśli ewidencja zapasów jest prowadzona w cenach różniących się od cen zakupu (nabycia) lub kosztu wytworzenia może przebiegać zapisem po stronie Wn/Ma konta 34 "Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów i towarów", 62 "Odchylenia od cen ewidencyjnych produktów", w korespondencji ze stroną Ma/Wn konta 24-1/0 lub 24-1/1. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Uwaga: W świetle pkt 100 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów, w ciężar kosztów działalności operacyjnej można zaliczać również niedobory - ubytki usprawiedliwione przekraczające normy oraz niedobory spowodowane niedokładnością urządzeń pomiarowych stosowanych do pomiaru przychodów lub rozchodów zapasów, jeżeli mieszczą się w granicach tolerancji. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Uwaga: Kompensata niedoborów z nadwyżkami (dotycząca niedoborów uznanych za niezawinione) może zostać ujęta w księgach, zapisem po stronie Wn konta 24-1/1, w korespondencji ze stroną Ma konta 24-1/0. Pozostałe po kompensacie kwoty niedoborów lub nadwyżek odnosi się na konto 76-1 lub 76-0. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||
|
||||||||||||
