Z kwestionariusza pracownika, legitymującego się wykształceniem wyższym, zatrudnionego od 1 października 2018 r. na czas nieokreślony wynika, że pracuje on od 2016 r. Przedłożył jednak tylko świadectwo z ostatniego zakładu pracy, obejmujące kilkumiesięczny okres pracy przypadający w trakcie 2018 r. Jak należało ustalić uprawnienia urlopowe pracownika?
Nieudokumentowanie stażu pracy, o którym mowa w pytaniu, uniemożliwia nie tylko właściwe ustalenie wymiaru urlopu pracownika, ale również przyjęcie adekwatnego trybu nabywania do niego prawa.
Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku (tzw. urlop cząstkowy). W literaturze przedmiotu utrwalony jest pogląd, że dotyczy to całego roku kalendarzowego, w którym po raz pierwszy podejmuje pracę, choćby zmieniał ją wielokrotnie, a nie tylko pierwszej pracy w ogóle (art. 153 § 1 K.p.).
Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym (art. 153 § 2 K.p.), w pełnym wymiarze albo w wymiarze proporcjonalnym do umówionego okresu pracy w tym roku (art. 1551 § 1 pkt 1 K.p.).
Jak wynika z powyższego, w pierwszym roku pracy urlop nabywa się z dołu, a ponadto jest on cząstkowy, natomiast we wszystkich kolejnych latach z góry. Pracownikowi powinno więc zależeć na udokumentowaniu stażu, pracodawca ma natomiast prawo tego wymagać. Informacje zawarte w kwestionariuszu osobowym uznaje się za niewystarczające.
| Ważne: Udostępnienie pracodawcy danych osobowych, których może żądać zatrudniający następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą, przy czym pracodawca ma prawo żądać ich udokumentowania (art. 221 § 3 K.p.). |
 |
Kalkulator stażu urlopowego dostępny jest w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl |
Przebieg dotychczasowego zatrudnienia jest jedną z danych wymaganych, a jego udowodnienie następuje przez przedłożenie świadectw z poprzednich miejsc pracy, które pracodawca może następnie skopiować i przechowywać w aktach pracownika. Jeśli dokumentów tych brak, pracodawca może odmówić uwzględnienia poprzednich okresów zatrudnienia. Ma to negatywny wpływ na wymiar urlopu, który w zależności od udowodnionego stażu wynosi 20 lub 26 dni oraz na prawo do niego.
| Przykład |
Przyjmujemy dane z pytania oraz że pracownik udokumentował jedynie ukończenie szkoły wyższej oraz okres zatrudnienia od 4 kwietnia do 30 września 2018 r. Łączny staż urlopowy wyniósł więc 8 lat, 5 miesięcy, 27 dni.
Pracodawca przyjął, że rok 2018 był pierwszym rokiem zatrudnienia i obliczył 3 urlopy cząstkowe z wymiaru 20 dni, tj. po 1,66 dnia każdy. Zainteresowany nabył do nich prawo odpowiednio 31 października, 30 listopada i 31 grudnia 2018 r. W dniu 1 stycznia br. pracownik nabył prawo do 20 dni urlopu za 2019 r.
Zwracamy uwagę! W prawie urlopowym istnieje tzw. zasada redukcji urlopu w razie jego wykorzystania w poprzednim zakładzie pracy w wyższym wymiarze niż to wynika z okresu zatrudnienia. W myśl art. 1551 § 2 K.p., pracownikowi, który przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzystał urlop w wymiarze wyższym niż wynikający z proporcji, przysługuje u kolejnego pracodawcy urlop w odpowiednio niższym wymiarze. Łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może być jednak niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców. Powyższe uzasadnia żądanie okazania przez pracownika świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia. Świadectwo jest podstawowym źródłem informacji w omawianej sprawie, gdyż podaje się w nim dane niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych, w tym w zakresie urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku. Tak wynika z art. 97 § 2 K.p. i § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1289).
Po przedłożeniu brakujących dokumentów niezbędna jest weryfikacja uprawnień. Należy bowiem odróżnić sytuację, w której pracownik nie spełnia warunków do nabycia określonego uprawnienia, od zwłoki w dokumentowaniu prawa do niego. Konsekwencją drugiej sytuacji nie jest utrata tego prawa, lecz opóźnienie oraz ewentualnie przedawnienie.
| Przykład |
Pracownik z pytania w styczniu br. przedłożył świadectwa pracy z wcześniejszych miejsc pracy za okresy:
W wyniku powyższego rok 2018 należało uznać za kolejny, a nie pierwszy rok pracy, a staż do wymiaru urlopu już w dniu podjęcia obecnej pracy wynosił 10 lat.
Przyjmujemy, że w poprzednich miejscach pracy pracownik wykorzystał urlop proporcjonalny (ze stażu niższego niż 10 lat), tj. styczeń-kwiecień 2018 r.: 4/12 x 20 dni = 6,66 dnia, po zaokrągleniu 7 dni, oraz za okres maj-wrzesień 2018 r. (nie licząc kwietnia, gdyż za ten miesiąc otrzymał urlop w poprzednim miejscu pracy): 5/12 x 20 dni = 8,33 dnia, po zaokrągleniu 9 dni.
U obecnego pracodawcy nabył prawo do urlopu za 2018 r. w wymiarze 7 dni, tj.: 3/12 x 26 dni = 6,5 dnia, po zaokrągleniu 7 dni. Reguła redukcji nie znajduje zastosowania, gdyż urlopy u poprzednich pracodawców miały właściwy wymiar. Zachowano też zasadę wyrażoną w art. 154 § 3 K.p., zgodnie z którą wymiar urlopu w danym roku nie może przekroczyć wymiaru maksymalnego.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
