Ustalenie czasu pracy podczas podróży służbowej pracownika mobilnego

Pracownik jest zatrudniony w organizacji podstawowej od poniedziałku do piątku (od 8⁰⁰ do 16⁰⁰). W umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy określono województwo pomorskie. W ramach powierzonych obowiązków wykonuje on m.in. zadania związane z zaopatrzeniem, zakupem próbek, dostarczaniem korespondencji, aranżacją sal itp. W ciągu roku odbywa też kilkukrotnie wyjazdy do Rzeszowa lub Łodzi celem dostarczenia próbek artykułów do badań (o wadze od 5 kg do 300 kg). Czy wyjazdy te stanowią podróż służbową? Jeśli tak, to od którego momentu należy liczyć czas jej trwania? Jak rozliczyć czas pracy, jeśli w ramach dnia pracy pracownik wyjeżdża z próbkami o 10⁰⁰ i wraca po wykonaniu zadania np. o 3⁰⁰? Jaki wpływ na rozliczenie czasu pracy ma fakt odbywania części z nich samochodem prywatnym (gdy masa przewożonego ładunku na to pozwala), a pozostałych - wynajętym przez pracodawcę samochodem dostawczym oraz to, że w drodze powrotnej pracownik nie przewozi żadnego ładunku?

Rozstrzygając o tym, czy pracownik jest przedstawicielem zawodu mobilnego należy przyjrzeć się wykonywanym przez niego zadaniom. O takiej kwalifikacji nie przesądza bowiem nazwa zajmowanego stanowiska (np. kierowca), ani fakt ujęcia w zakresie obowiązków zadań związanych z prowadzeniem pojazdu. Kluczowe znaczenie ma to, czy podstawowe zadania pracownicze, do realizacji których pracownik został zatrudniony są możliwe do wykonania bez regularnego przemieszczania się po pewnym obszarze. Negatywna odpowiedź na to pytanie powoduje, że pracownika należy kwalifikować jako przedstawiciela zawodu mobilnego.

Nie sprzeciwia się temu fakt, iż równolegle z pracą zaopatrzeniowca realizuje on inne obowiązki, zajmując się np. aranżacją sal w siedzibie pracodawcy do celów badań rynku i wyposażaniem ich w niezbędny sprzęt czy prowadzeniem podręcznego magazynu próbek do testów. Jeśli w jego zatrudnieniu przeważają obowiązki wymagające przemieszczania się po umówionym obszarze pracy, to nadal należy kwalifikować pracownika jako mobilnego na równi z przedstawicielami handlowymi, serwisantami czy kierownikami regionalnymi. Rodzi to określone konsekwencje w kontekście rozliczania czasu pracy, gdyż wszelkie przejazdy pracownika związane z realizacją umówionej pracy muszą być konsekwentnie zaliczane do czasu pracy.

Zwracamy uwagę! W wyroku z 24 lutego 2021 r. (sygn. akt III PSKP 4/21, OSP 2023/11/90) Sąd Najwyższy wskazał, że: "Czasem pracy (art. 128 § 1 K.p.) pracownika wykonującego obowiązki pracownicze na określonym obszarze, do czego niezbędne jest stałe przemieszczanie się, jest także czas poświęcony na niezbędne przejazdy. W czasie tych przejazdów pracownik pozostaje bowiem w dyspozycji pracodawcy, a świadczenie pracy (wykonywanie obowiązków pracowniczych) polega na samym przemieszczaniu się, bez którego nie byłoby możliwe wykonanie podstawowych zadań pracowniczych. Z tego punktu widzenia jest więc obojętne, jakim środkiem transportu pracownik się przemieszcza (własnym, dostarczonym przez pracodawcę, czy publicznym), jak również czym się zajmuje w czasie przejazdu (prowadzi samochód, świadczy pracę możliwą do wykonania w czasie przejazdu, czy też odpoczywa).".

Warto podkreślić, że nawet gdyby pracownik nie był przedstawicielem zawodu mobilnego, polecenie wyjazdu służbowego mające na celu dostawę towaru do innej miejscowości w ilości (w rozumieniu wagi lub/i objętości) przekraczającej gabaryty bagażu podręcznego oznaczałoby, że odbywając drogę do miejscowości docelowej podróży i drogę powrotną pracownik wykonuje pracę. Nie korzysta on bowiem z prywatnego lub wynajętego przez pracodawcę pojazdu wyłącznie w celu podniesienia swojego komfortu podróży - w porównaniu do odbywania jej środkami komunikacji zbiorowej, lecz ten środek transportu jest mu narzucony przez pracodawcę z uwagi na konieczność przewozu w podróży znacznej ilości bagażu. Wyłącznie w przypadku mniejszych gabarytów próbek np. ważących 5 kg można dopuścić, że wybór samochodu prywatnego w podróży byłby z perspektywy pracownika dobrowolny, skoro z takim bagażem mógłby on skorzystać podczas wyjazdu np. z samolotu, pociągu lub autobusu. Tylko w takich okolicznościach pracodawca mógłby zasadnie twierdzić, że godziny podróży pracownika przypadające poza normalnymi godzinami pracy nie są wliczane do czasu pracy, ograniczając go wyłącznie do godzin przeznaczonych np. w Rzeszowie na rozładunek próbek. Te rozważania dotyczą jednak pracowników niebędących przedstawicielami zawodów mobilnych, gdyż dla tych ostatnich przemieszczanie się po pewnym obszarze stanowi immanentny element świadczonej pracy.

Pracownik z pytania otrzymuje kilka razy w roku polecenie przewozu próbek artykułów do testów do lokalu wynajętego w Rzeszowie lub w Łodzi (poza województwem pomorskim). W zależności od wagi przewożonego ładunku, przejazd odbywa się prywatnym samochodem osobowym lub dostawczym wynajętym przez pracodawcę, natomiast powrót następuje bez ładunku. O możliwości kwalifikacji takich wyjazdów jako podróży służbowych decyduje to, czy zadanie realizowane w ich ramach (dostawa próbek niezbędnych do badań rynku) stanowi w zakresie obowiązków pracownika zjawisko nietypowe i incydentalne. Jeśli tego typu zadania realizuje on kilka razy w roku, można założyć, iż różnią się one w istotnych aspektach od pracy wykonywanej na co dzień, a skoro odbywają się na polecenie pracodawcy i wymagają opuszczenia określonego w umowie obszaru miejsca pracy (obszaru województwa pomorskiego), spełniają wszystkie warunki, pozwalające kwalifikować je w kategorii podróży służbowej.

Co do zasady taka podróż rozpoczyna się w momencie opuszczenia określonego w umowie miejsca pracy, czyli obszaru województwa pomorskiego. Warto jednak mieć na względzie to, iż pracodawca ma prawo określić miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej (§ 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, Dz. U. z 2023 r. poz. 2190). Przy czym zgodnie z ust. 2 powołanego przepisu może to być miejscowość zamieszkania (pobytu stałego lub czasowego) pracownika. W efekcie nie ma przeszkód, aby czas od wyjazdu z siedziby pracodawcy lub z miejsca zamieszkania do granic województwa pomorskiego wliczyć pracownikowi do czasu trwania podróży służbowej decydującego o prawie do diety i jej wysokości.

Organizując czas pracy, pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi w każdej dobie co najmniej 11-godzinny nieprzerwany odpoczynek dobowy (art. 132 § 1 K.p.), a naruszenie tego przepisu stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł (art. 281 § 1 pkt 5 K.p.).

Pracownikowi mobilnemu zlecono wyjazd służbowy poza umówiony obszar pracy, który dotyczył przewiezienia próbek artykułów do testów do Rzeszowa, a po dostarczeniu próbek na miejsce pracownik wrócił bez ładunku. Z uwagi na znaczny gabaryt bagażu wyjazd ten odbył się samochodem dostawczym wynajętym przez pracodawcę. Pracownik wyjechał we wtorek z Gdańska o 10⁰⁰ a do Rzeszowa dojechał o 18⁰⁰, gdzie dokonał rozładunku próbek. Podróż powrotną rozpoczął o 20⁰⁰ i był w Gdańsku o 3⁰⁰. Pomimo, iż zadanie miało charakter incydentalny i odbyło się w ramach podróży służbowej, z uwagi na to, że pracownik jest przedstawicielem zawodu mobilnego, powrót "pustym" samochodem należało zaliczyć do jego czasu pracy. Zakładając, że pracuje on zgodnie z rozkładem od poniedziałku do piątku od 8⁰⁰ do 16⁰⁰ jego dzień pracy objął w tym przypadku 19 godzin, a pracownik nie miał w tej dobie możliwości skorzystania z co najmniej 11-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku dobowego. Praca od 16⁰⁰ do 3⁰⁰ w wymiarze 11 godzin to nadgodziny dobowe, za które pracownik powinien otrzymać normalne wynagrodzenie z dodatkiem (co do zasady 50% poza nadgodzinami przypadającymi na obowiązującą w zakładzie porę nocną, za które przysługuje 100% dodatek) lub alternatywnie - czas wolny od pracy w wymiarze 1:1 (na wniosek pracownika) lub 1:1,5 (z inicjatywy pracodawcy).

Nawet prawidłowa rekompensata za pracę w tych nadgodzinach nie zwalnia pracodawcy lub osób odpowiedzialnych za takie zaplanowanie pracy od ryzyka ukarania mandatem w przypadku kontroli PIP. Aby tego uniknąć warto zadbać, aby w przypadku takich tras pracownik korzystał z noclegu w Rzeszowie i wracał do Gdańska dopiero po skorzystaniu z nieprzerwanego odpoczynku dobowego.