Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Prawo pracy  »  Czas pracy i urlopy  »   Rozliczenie czasu pracy w sytuacjach wątpliwych
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Rozliczenie czasu pracy w sytuacjach wątpliwych

Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 4 (598) z dnia 10.02.2024

Rozliczanie czasu pracy w przypadkach, w których potencjalnie może dochodzić do złamania doby pracowniczej od lat przysparza licznych wątpliwości. Część z nich można wyeliminować wprowadzając ruchomy czas pracy, o którym mowa w art. 1401 § 1 K.p.

Ważne: W ramach ruchomego rozkładu czasu pracy ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie pracowniczej nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych (art. 1401 § 4 K.p.).

Jego wprowadzenie również nie jest kłopotliwe, gdyż w firmach, w których nie działają związki zawodowe, stosowne porozumienie w tej sprawie zawiera się z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w obowiązującym u pracodawcy trybie (art. 150 § 3 pkt 2 K.p.). Problemem jednak jest, że ta regulacja ma ograniczone zastosowanie, gdyż dotyczy przypadków, w których pracodawca albo zaplanował w harmonogramie (zamiennie grafiku) ogłoszonym na dany miesiąc zmianę godziny rozpoczęcia pracy na wcześniejszą bez dnia wolnego pomiędzy danymi roboczodniami, ewentualnie, gdy taka zmiana zostanie formalnie ogłoszona w oparciu o postanowienie regulaminu pracy dopuszczające w określonych przypadkach ingerencję w obowiązujące pracowników rozkłady czasu pracy. Tym samym ruchomy czas pracy nie ma zastosowania, gdy wcześniejsze rozpoczęcie pracy odbywa się na doraźne polecenie pracodawcy, który nie ma podstaw do wprowadzania zmian w grafikach lub nie zachowuje określonego trybu np. w zakresie minimalnego wyprzedzenia, z jakim zmiana rozkładu powinna być podana do wiadomości pracownika.

W efekcie ruchomy czas pracy nie będzie miał zastosowania w przypadkach, gdy zmiana godziny rozpoczęcia pracy jest konsekwencją polecenia pracy w nadgodzinach. Z uwagi na te wątpliwości, warto bliżej przyjrzeć się zgłoszonym przez naszych Czytelników przypadkom z praktyki, które pozwolą lepiej zrozumieć wpływ instytucji doby pracowniczej na rozliczenie czasu pracy.


1) Czy w razie odpracowania wyjścia prywatnego przed normalną godziną rozpoczynania pracy łamana jest doba pracownicza? Czy pracownik może mieć roszczenie wobec pracodawcy skoro nie ma tu mowy o nadgodzinach? Czy pracodawcy grożą jakieś konsekwencje w razie kontroli?

Wyjścia prywatne w godzinach pracy to specyficzna instytucja, której ustawodawca poświęcił w Kodeksie pracy zaledwie dwa zdania. Zgodnie z art. 151 § 21 K.p., czas odpracowania zwolnienia od pracy udzielonego pracownikowi na jego pisemny wniosek w celu załatwienia spraw osobistych nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Odpracowanie takiego wyjścia prywatnego nie może jednak naruszać prawa pracownika do 11-godzinnego odpoczynku dobowego ani do nieprzerwanego 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego, względnie odpoczynku tygodniowego skróconego do minimalnie 24 godzin, co jest dopuszczalne w sytuacjach enumeratywnie wyliczonych w art. 133 § 2 K.p. Powszechnie przyjmuje się, że termin odpracowania wyjścia prywatnego zatwierdza pracodawca lub np. przełożony pracownika i pomijając ww. gwarancję nienaruszalności odpoczynków dobowych i tygodniowych, nie ma w tym zakresie żadnych dodatkowych ograniczeń. W efekcie, choć wyjście prywatne jest przeważnie odpracowywane po godzinach pracy w dniu wyjścia lub w innym dniu pracy, może zdarzyć się przypadek, w którym odpracowanie zostanie wyznaczone przed zaplanowaną godziną rozpoczęcia pracy.

Przykład

Pracownik jest zatrudniony w systemie podstawowym, od 700 do 1500. W poniedziałek rano wypisał wniosek o wyjście prywatne w tym dniu na jedną godzinę i uzgodnił z przełożonym, że w środę przyjdzie do pracy na 600 i będzie pracował do 1500, odpracowując w ten sposób czas wyjścia prywatnego. Nadgodziny w tym przypadku nie wystąpią, skoro dodatkowa godzina pracy od 600 do 700 stanowi odpracowanie wyjścia prywatnego. W świetle przepisów z zakresu czasu pracy jest ona zaliczana do doby wtorkowej, która trwa od 700 we wtorek do 700 w środę, ale nie ma to znaczenia z perspektywy rozliczania wyjścia prywatnego. Pracownik ma bowiem zapewnione 15 godzin odpoczynku dobowego pomiędzy 1500 we wtorek a 600 w środę, więc nie dochodzi do naruszenia przepisów gwarantujących, że odpracowanie wyjścia prywatnego nie doprowadzi do naruszenia odpoczynków dobowych i tygodniowych. Ta sytuacja nie naraża pracodawcy na ewentualne konsekwencje z tytułu naruszenia doby pracowniczej.


We wniosku o wyjście prywatne pracownik powinien wskazać konkretny dzień odpracowania, przy czym może on zostać uzupełniony przez przełożonego pracownika lub samego pracodawcę na etapie zatwierdzania tego terminu. To istotne, gdyż takie wnioski przechowuje się wraz z ewidencją czasu pracy (§ 6 pkt 1 lit. b rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, Dz. U. poz. 2369 z późn. zm.) jako dowód na to, że dodatkowa praca nie wymaga rekompensaty na zasadach obowiązujących w przypadku nadgodzin. Samo odpracowanie powinno nastąpić do końca okresu rozliczeniowego, choć z uwagi na komplikacje z przeliczaniem wynagrodzenia wielu pracodawców preferuje odpracowanie w tym samym miesiącu, w którym miało miejsce wyjście prywatne.


2) Czy w sytuacji, gdy w tygodniu pracownik korzysta z dnia wolnego, np. urlopu i kolejnego dnia przychodzi do pracy o godzinę wcześniej, dochodzi do złamania doby pracowniczej?

Skorzystanie przez pracownika z dnia lub dni wolnych powoduje, co do zasady, że zmiana godziny rozpoczynania pracy od pierwszego dnia roboczego przypadającego po dniach wolnych nie skutkuje złamaniem doby pracowniczej. Z uwagi na to np. przechodzenie na wcześniejszą zmianę roboczą jest przeważnie planowane przy okazji korzystania z odpoczynku tygodniowego. Te dni wolne to zasadniczo niedziele i święta oraz dni wolne wynikające z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowych tygodniach pracy. Pewne wątpliwości może budzić sytuacja, w której dniem wolnym, po którym pracownik zmienia planowaną godzinę rozpoczynania pracy na wcześniejszą jest dzień urlopu wypoczynkowego. Sam urlop jest bowiem udzielany na dni, które są dla pracownika dniami pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu (art. 1542 § 1 K.p.). W efekcie przepisy nie utożsamiają dnia urlopu z dobą pracowniczą, skoro u pracownika zatrudnionego w podstawowym systemie czasu pracy obejmuje ona w istocie 8 godzin np. od 700 do 1500. Powszechnie przyjmuje się jednak, że np. polecenie pracownikowi nadgodzin w dniu, w którym korzystał z urlopu, np. od 1500 do 1700, choć nie ingeruje bezpośrednio w sam urlop, skoro przypada poza normalnymi godzinami pracy, poważnie zaburza prawo pracownika do wypoczynku i jako takie nie powinno być akceptowane.

Jednoznacznej odpowiedzi na przedstawione pytanie nie znajdziemy w oficjalnych stanowiskach urzędowych prezentowanych przez Główny Inspektorat Pracy (GIP) oraz Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. 

GIP Departament prawny GIP w stanowisku z 6 kwietnia 2009 r. (znak GPP-417-4560-19/09/PE/RP) w sprawie naruszenia doby pracowniczej po wolnym dniu uznał, że: "(...) Problem naruszenia doby pracowniczej nie wystąpi jednak w sytuacji, w której pracodawca w dniu przypadającym po dniu wolnym od pracy poleca pracownikowi przyjście do firmy o godzinie wcześniejszej niż godzina pierwotnie ustalona w harmonogramie czasu pracy. (...)". GIP wyjaśnił jednocześnie, że: "(...) zmiana godzin pracy pracownika w poszczególnych dniach okresu rozliczeniowego stanowi zmianę harmonogramu czasu pracy tej osoby. Harmonogram czasu pracy nie może być jednak dowolnie zmieniany w czasie trwania okresu rozliczeniowego. Zmiany są dopuszczalne jedynie w sytuacjach określonych w zakładowych źródłach prawa pracy (np. długotrwała nieobecność lub choroba innego pracownika) oraz w Kodeksie pracy (art. 1513art. 15111). Jeśli zatem dopuszczalność zmiany harmonogramu czasu pracy pracownika nie wynika z tych przepisów, jest ona niedopuszczalna.".

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej Bardziej radykalne poglądy, odnoszące się wprost do urlopu wypoczynkowego, zaprezentował resort pracy w stanowisku z 8 września 2016 r. Na jego łamach podniesiono, że: "(...) pojęcie doby (określanej jako doba pracownicza) ma wpływ na pojęcie dnia wolnego od pracy, przez który należy rozumieć kolejne 24 godziny przypadające bezpośrednio po zakończeniu doby, w której pracownik świadczył pracę (...)". W ocenie resortu pracy: "(...) także pojęcie dnia pracy, którym posługuje się art. 1542 § 1 K.p. należałoby utożsamiać z pojęciem doby pracowniczej (...). Tak więc udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego w danym dniu oznacza w praktyce udzielenie go na konkretną dobę pracowniczą.".

Powyższe prowadzi do konkluzji, zgodnie z którą: "(...) jeżeli pracownik ma udzielony urlop wypoczynkowy na dany dzień (np. na środę), w którym zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, rozpoczyna (rozpoczynałby) pracę o godz. 900, to jego środowa doba pracownicza upływa o godz. 900 w czwartek i w przedziale czasowym od godz. 900 w środę do godz. 900 w czwartek pracownik korzysta z 24-godzinnego zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy.". Przyjęcie takiej wykładni powoduje, że wydanie pracownikowi polecenia wykonywania pracy w czwartek np. od 800 do 900 wymaga w ocenie resortu odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego na zasadach określonych w art. 167 K.p. Aby uzasadnić to prawnie, konieczne jest spełnienie przewidzianych w tym przepisie warunków, tzn. obecności pracownika w zakładzie muszą wymagać okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu, a pracodawca jest zobowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.

Przykład

Pracownik jest zatrudniony w systemie podstawowym (od 700 do 1500). W jednym z tygodni pracownik: w poniedziałek i we wtorek pracował od 700 do 1500, w środę korzystał z urlopu wypoczynkowego, w czwartek pracował od 600 do 1400, a w piątek od 700 do 1500. W środę gdyby nie urlop, pracownik wykonywałby pracę od 700 do 1500.

Zaplanowanie w czwartek pracy od 600 do 1400 przy jednoczesnym niestosowaniu ruchomego czasu pracy z art. 1401 § 1 K.p. spowodowało naruszenie przepisów, gdyż jeśli pracownik nie złożyłby wniosku urlopowego, doszłoby do złamania doby pracowniczej. Jednak w ocenie redakcji nie doszło do złamania doby pracowniczej, z uwagi na korzystanie w środę z urlopu wypoczynkowego. Nierozwiązany pozostaje problem kwalifikacji dnia urlopu jako 24 godzin liczonych od 700 w środę, kiedy pracownik miałby rozpoczynać pracę, gdyby z urlopu nie korzystał, postulowanego w stanowisku resortu pracy. Przyjęcie wykładni resortowej powodowałoby bowiem, że zaplanowanie pracy w czwartek od 600 byłoby równoznaczne z odwołaniem pracownika z urlopu, co w ocenie redakcji byłoby skutkiem niewspółmiernym do ewentualnej straty poniesionej w związku z tym przez pracownika. W rzeczywistości rozpoczął on korzystanie z urlopu w rozumieniu szerokim we wtorek o 1500 po zakończeniu pracy, a zakończył o 600 w czwartek, więc jego wypoczynek trwał 39 godzin. Tym samym istnieją podstawy by przychylić się do stanowiska prezentowanego przez GIP, zgodnie z którym fakt zapewnienia dnia wolnego - tu wynikającego z korzystania z urlopu wypoczynkowego - daje podstawy do zmiany rozkładu pracy poprzez wskazanie wcześniejszej godziny jej rozpoczęcia. Ważne jednak, by pracodawca przewidział taką możliwość w przepisach wewnętrznych, np. regulaminie pracy oraz aby powiadomił pracownika o zmianie rozkładu z minimalnym wyprzedzeniem wynikającym z tych przepisów, czyli najpóźniej do końca ostatniej dniówki roboczej bezpośrednio poprzedzającej dzień, w którym praca ma być świadczona według zmienionego rozkładu.


Odmiennie należy oceniać przypadki wezwania do pracy w dniu wolnym, gdyż wówczas nie ma mowy o zmianie rozkładu czasu pracy, lecz jest to typowy przykład polecenia pracy w nadgodzinach. Jeżeli takie wezwanie do pracy w dniu wolnym dotyczy soboty, która dla osób pracujących od poniedziałku do piątku stanowi dzień wolny wynikający z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowych tygodniach pracy, kwalifikacja dodatkowych godzin może powodować pewne wątpliwości. W przeciwieństwie do niedziel i świąt, które obejmują 24 kolejne godziny licząc od 600 w niedzielę lub święto, chyba że pracodawca określił inne godziny trwania doby niedzielno-świątecznej w przepisach wewnętrznych (art. 133 § 3 i art. 1519 § 2 K.p.), w przypadku dni wolnych wynikających z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowych tygodniach nie ma bowiem sztywno określonych godzin ich trwania. W efekcie oceniając, które godziny przypadają na dobę sobotnią, należy cofnąć się do poprzedniej doby pracowniczej.

Przykład

Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy, zgodnie z harmonogramem pracował od poniedziałku do piątku od 700 do 1500. Dodatkowo został wezwany do pracy w wolną sobotę i pracował od 600 do 1200. Ta sobota była jednocześnie ostatnim dniem okresu rozliczeniowego, co uniemożliwiło oddanie pracownikowi dnia wolnego.

Pierwsza godzina przepracowana w sobotę (od 600 do 700) przypadała na dobę piątkową i stanowiła nadgodzinę dobową. Kolejne (od 700 do 1200) spowodowały przekroczenie normy średniotygodniowej (nadgodziny średniotygodniowe). Fakt, iż pracodawca nie miał obiektywnie możliwości oddania pracownikowi za pracę w sobotę innego dnia wolnego w terminie uzgodnionym z pracownikiem przypadającym przed końcem okresu rozliczeniowego powoduje, że za to wykroczenie przeciwko przepisom o czasie pracy nie może on zostać ukarany. Aby naruszenie normy art. 1513 K.p. uzasadniało nałożenie mandatu przez inspektora pracy, konieczna jest wina w naruszeniu przepisów o czasie pracy, a tej pracodawcy przypisać nie można. Z uwagi na to pracodawca nie ma innej możliwości, niż rozliczenie nadgodzin wypłatą wynagrodzenia uzupełnionego o stosowne dodatki.

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Czas pracy i urlopy - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.