W jaki sposób należy ująć w ewidencji czasu pracy godziny rozpoczęcia oraz zakończenia pracy, gdy w danym dniu występują nadgodziny, absencje godzinowe, a także dyżur? Jak ewidencjonować czas dyżuru oraz nadgodziny przypadające w dniach wolnych od pracy?
Szczegółowe zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy wynikają z przepisu § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2024 r. poz. 535). Zgodnie z powołanym przepisem, w odniesieniu do godzin pracy i godzin dyżuru należy zaewidencjonować:
W przypadku godzin pracy należy wykazać liczbę godzin faktycznie przepracowanych, a więc pomniejszoną o ewentualne absencje w pracy oraz podwyższoną o liczbę nadgodzin i czas odpracowania ewentualnych wyjść prywatnych. Natomiast w przypadku godzin nadliczbowych może zdarzyć się, że nie wystąpią one zaraz po godzinach pracy pracownika (zwłaszcza ze względu na awarie), ale później, np. po kilku godzinach od zakończenia rozkładowej pracy. W takim razie możliwe jest zaewidencjonowanie czasu pracy w dwóch "odcinkach" lub zarejestrowanie godziny zakończenia pracy wynikającej z czasu zakończenia nadgodzin, gdyż tyle literalnie wymaga ww. przepis rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Przykład |
Pracownik zatrudniony w systemie podstawowym w organizacji od poniedziałku do piątku od 700 do 1500, w tygodniu kalendarzowym pracował w godzinach nadliczbowych w następujących dniach:
Ewidencja czasu pracy pracownika prezentuje się następująco:
Dzień tygodnia |
Liczba przepracowanych godzin |
Godzina rozpoczęcia pracy |
Godzina zakończenia pracy |
Liczba godzin nadliczbowych |
Pn | 10 | 700 | 1700 | 2 |
Wt | 8 | 700 | 1500 | - |
Śr | 10 | 700 1900 |
1500 2100 |
2 |
Cz | 8 | 700 | 1500 | - |
Pt | 8 | 700 | 1500 | - |
So | 3 | 900 1200 |
1000 1400 |
3 |
Nd | - | - | - | - |
W powyższy sposób zostaną zarejestrowane przepracowane godziny przez wiele systemów RCP, służących do elektronicznej rejestracji czasu pracy, gdyż ustalają one czas pracy na podstawie "odbicia" przez pracownika karty i rejestrują oddzielnie każdy odcinek pracy w danej dobie pracowniczej.
Możliwe i zgodne z przepisem na podstawie powyższego przykładu jest jednak wskazanie tylko godziny rozpoczęcia oraz zakończenia pracy w danej dobie, tj. w środę 700-2100, a w sobotę 900-1400, gdyż tak literalnie brzmi przepis rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Wtedy czas trwania nadgodzin powinien wynikać z polecenia pracodawcy lub z rubryki ewidencji ich dotyczącej (oprócz liczby nadgodzin w danym dniu powinien być wpisany również czas realizacji od - do danego polecenia).
W przypadku absencji w wymiarze godzinowym, które przypadają w trakcie dnia pracy, w ewidencji należy wskazać faktyczny czas pracy w danej dobie pracowniczej, czyli pomniejszony o takie absencje i do tego powinny być także dostosowane godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Najbardziej skomplikowane będzie w tym przypadku wykazanie absencji, które miały miejsce w środku dnia pracy. Wówczas wiele systemów elektronicznych RCP odnotuje czas przepracowany w danej dobie w dwóch odcinkach. Również w tym przypadku możliwe jest jednak zamieszczenie jedynie godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w danym dniu, bez szczegółowego wyliczania kolejnych okresów pracy.
Przykład |
Pracownik zatrudniony w systemie podstawowym w organizacji od poniedziałku do piątku od 700 do 1500, w tygodniu kalendarzowym skorzystał z następujących zwolnień od pracy (absencji godzinowych):
Ewidencja czasu pracy tego pracownika prezentowała się następująco:
Dzień tygodnia |
Liczba przepra- cowanych godzin |
Godzina rozpoczęcia pracy | Godzina zakończenia pracy | Liczba godzin nadliczbo- wych |
Rodzaj i wymiar zwolnień od pracy |
Liczba godzin odpracowa- nia wyjścia prywatnego |
Pn | 6 | 900 | 1500 | - | 2 (czas wolny za nadgodziny) |
- |
Wt | 8 | 700 | 1500 | - | - | - |
Śr | 6 | 700 | 1300 | - | 2 (zwolnienie z powodu działania siły wyższej) |
- |
Cz | 8 | 700 | 1500 | - | - | - |
Pt | 8 | 700 1200 |
1000 1700 |
- | 2 (wyjście prywatne) | 2 |
So | - | - | - | - | - | - |
Nd | - | - | - | - | - | - |
W przypadku, gdy absencja godzinowa rozpoczyna lub kończy dzień roboczy, czas przepracowany jest rejestrowany w jednym odcinku, a czas trwania absencji skraca go odpowiednio. Z kolei, jeżeli absencja ma miejsce w środku dnia pracy, ewidencję w takim dniu można wypełnić w dwojaki sposób - pełna, czyli zawierająca odcinki pracy lub wynikająca z literalnego brzmienia przepisu, zawierająca jedynie godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. Analizując powyższy przykład, w piątek w ewidencji można byłoby także wpisać godzinę rozpoczęcia pracy (700), godzinę zakończenia pracy (1700), natomiast czas przepracowany nie musiałby być ujmowany w dwóch odcinkach, gdyż z wniosku o wyjście prywatne będą wynikały dokładne godziny tego wyjścia. Ponadto przypadające w piątek wyjście prywatne (2 godz.) zostało w tym samym wymiarze odpracowane, a więc łącznie suma przepracowanych godzin wyniosła 8 godzin. Sama ewidencja nie wskazuje w jakich godzinach miało miejsce wyjście prywatne i aby to stwierdzić, trzeba zapoznać się z treścią wniosku o wyjście prywatne, złożonym przez pracownika.
Zwracamy uwagę! Przerwy na karmienie dziecka piersią, udzielane na podstawie art. 187 K.p., nie są absencją pracowniczą, ale na zasadzie fikcji prawnej zaliczamy je do czasu pracy. Zatem w takim dniu rejestrujemy przy pełnym etacie 8 godzin, a nie czas realnej pracy. Pogląd taki potwierdziło także Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 8 marca 2019 r., w którym resort przyjął także, że przerwy na karmienie dziecka piersią nie wymagają ewidencjonowania w ramach ewidencji czasu pracy.
W przypadku dyżuru należy zaewidencjonować następujące informacje: liczbę godzin dyżuru, godzinę rozpoczęcia dyżuru i zakończenia dyżuru oraz miejsce jego pełnienia. Należy jednak pamiętać, że dyżur (zgodnie z art. 1515 § 2 K.p.) co do zasady nie jest wliczany do czasu pracy, jeśli w czasie jego trwania nie była wykonywana praca. Bardziej skomplikowane jest ujęcie dyżuru w ewidencji, gdy przez część jego trwania pracownik wykonywał pracę, gdyż wtedy ten czas stanowi pracę w godzinach nadliczbowych (ewentualnie ponadwymiarowych w przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy).
Przykład |
Pracownik zatrudniony w systemie podstawowym w organizacji od poniedziałku do piątku od 700 do 1500, pełnił w ciągu tygodnia kalendarzowego dyżury w następujących dniach:
Ewidencja czasu pracy pracownika prezentowała się następująco:
Dzień tygodnia | Liczba godzin pracy | Godz. rozpoczęcia pracy | Godz. zakończenia pracy | Liczba godzin nadlicz- bowych |
Liczba godzin dyżuru | Godz. rozpoczęcia dyżuru | Godz. zakończenia dyżuru | Miejsce dyżuru |
Pn | 8 | 700 | 1500 | - | 2 | 1500 | 1700 | zakład pracy |
Wt | 8 | 700 | 1500 | - | - | - | - | - |
Śr | 9 | 700 | 1900 | 1 | 4 | 1500 | 1900 | dom |
Cz | 8 | 700 | 1500 | - | - | - | - | - |
Pt | 8 | 700 | 1500 | - | - | - | - | - |
So | 2 | 1200 | 1400 | 2 | 10 | 700 | 1700 | dom |
Nd | - | - | - | - | - | - | - | - |
Czas przepracowany w ramach dyżuru jest ujmowany zarówno w liczbie godzin przepracowanych, jak i w liczbie nadgodzin przypadających w danej dobie. Godziny zaplanowanego dyżuru są wykazywane w oddzielnych kolumnach i nie wpływają na godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy w poszczególnych dniach. Liczba godzin dyżuru jest ujmowana zgodnie z planowanym czasem dyżuru.
W odniesieniu do dyżurów, część pracodawców dostosowuje zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy do zasad wypłaty wynagrodzenia za dyżur i w ewidencji czasu pracy pomniejsza liczbę godzin dyżuru o godziny pracy przypadające w trakcie jego trwania, gdyż te są wykazywane i rozliczane w innych rubrykach dotyczących czasu pracy. Jeśli za dyżur domowy, w trakcie którego pracownik nie wykonywał pracy, pracodawca dobrowolnie wypłaca wynagrodzenie, to w przypadku rozliczania godzinowego jest ono wypłacane za godziny dyżuru, w trakcie których nie była wykonywana praca.
Przykład |
Prowadząc ewidencję czasu pracy zgodnie z zasadą, że w kolumnie dotyczącej dyżuru są rejestrowane tylko okresy, które nie zostały zaliczone do czasu pracy, ewidencja dla stanu faktycznego z poprzedniego przykładu wyglądałaby następująco:
Dzień tygodnia | Liczba godzin pracy | Godz. rozpoczęcia pracy | Godz. zakończenia pracy | Liczba godzin nadlicz- bowych |
Liczba godzin dyżuru | Godz. rozpoczęcia dyżuru | Godz. zakończenia dyżuru | Miejsce dyżuru |
Pn | 8 | 700 | 1500 | - | 2 | 1500 | 1700 | zakład pracy |
Wt | 8 | 700 | 1500 | - | - | - | - | - |
Śr | 9 | 700 | 1900 | 1 | 3 | 1500 | 1800 | dom |
Cz | 8 | 700 | 1500 | - | - | - | - | - |
Pt | 8 | 700 | 1500 | - | - | - | - | - |
So | 2 | 1200 | 1400 | 2 | 8 | 700 1400 |
1200 1700 |
dom |
Nd | - | - | - | - | - | - | - | - |
Takie podejście pozwala na proste raportowanie danych do płac na podstawie kolumny "Liczba godzin dyżuru", gdyż ujęte w niej są tylko godziny tzw. czystego dyżuru, w trakcie którego nie była wykonywana praca.
Czas dyżuru pełnionego w domu co do zasady jest niepłatny, a wprowadzone zasady jego odpłatności u różnych pracodawców mogą się różnić, gdyż w praktyce spotykane są również ryczałty za dyżur w dniu wolnym od pracy, które dodatkowo mogą być różne w zależności od rodzaju dnia wolnego od pracy. Pracodawcy mogą w takich przypadkach płacić ryczałt za dyżur w pełnej wysokości, nawet gdy wystąpiły nadgodziny lub pomniejszać jego wysokość, co powinno wynikać z przepisów wewnątrzzakładowych. Przyjęte metody rozliczania czasu dyżuru mogą mieć następnie wpływ na zapis ewidencji czasu pracy.
|