Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Prawo pracy  »  Czas pracy i urlopy  »   Ewidencjonowanie godzin pracy w razie wystąpienia absencji, nadgodzin, dyżuru
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Ewidencjonowanie godzin pracy w razie wystąpienia absencji, nadgodzin, dyżuru

Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 24 (618) z dnia 10.12.2024

W jaki sposób należy ująć w ewidencji czasu pracy godziny rozpoczęcia oraz zakończenia pracy, gdy w danym dniu występują nadgodziny, absencje godzinowe, a także dyżur? Jak ewidencjonować czas dyżuru oraz nadgodziny przypadające w dniach wolnych od pracy?

Szczegółowe zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy wynikają z przepisu § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2024 r. poz. 535). Zgodnie z powołanym przepisem, w odniesieniu do godzin pracy i godzin dyżuru należy zaewidencjonować:

  • liczbę przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
  • liczbę godzin nadliczbowych oraz
  • liczbę godzin dyżuru oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia.

W przypadku godzin pracy należy wykazać liczbę godzin faktycznie przepracowanych, a więc pomniejszoną o ewentualne absencje w pracy oraz podwyższoną o liczbę nadgodzin i czas odpracowania ewentualnych wyjść prywatnych. Natomiast w przypadku godzin nadliczbowych może zdarzyć się, że nie wystąpią one zaraz po godzinach pracy pracownika (zwłaszcza ze względu na awarie), ale później, np. po kilku godzinach od zakończenia rozkładowej pracy. W takim razie możliwe jest zaewidencjonowanie czasu pracy w dwóch "odcinkach" lub zarejestrowanie godziny zakończenia pracy wynikającej z czasu zakończenia nadgodzin, gdyż tyle literalnie wymaga ww. przepis rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Przykład

Pracownik zatrudniony w systemie podstawowym w organizacji od poniedziałku do piątku od 700 do 1500, w tygodniu kalendarzowym pracował w godzinach nadliczbowych w następujących dniach:

  • w poniedziałek (z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy) od 1500 do 1700,
  • w środę (z powodu awarii) od 1900 do 2100,
  • w sobotę (z powodu awarii) od 900 do 1000 oraz od 1200 do 1400.

Ewidencja czasu pracy pracownika prezentuje się następująco:

Dzień
tygodnia
Liczba
przepracowanych
godzin
Godzina
rozpoczęcia
pracy
Godzina
zakończenia
pracy
Liczba
godzin
nadliczbowych
Pn 10 700 1700 2
Wt 8 700 1500 -
Śr 10 700
1900
1500
2100
2
Cz 8 700 1500 -
Pt 8 700 1500 -
So 3 900
1200
1000
1400
3
Nd - - - -

W powyższy sposób zostaną zarejestrowane przepracowane godziny przez wiele systemów RCP, służących do elektronicznej rejestracji czasu pracy, gdyż ustalają one czas pracy na podstawie "odbicia" przez pracownika karty i rejestrują oddzielnie każdy odcinek pracy w danej dobie pracowniczej.

Możliwe i zgodne z przepisem na podstawie powyższego przykładu jest jednak wskazanie tylko godziny rozpoczęcia oraz zakończenia pracy w danej dobie, tj. w środę 700-2100, a w sobotę 900-1400, gdyż tak literalnie brzmi przepis rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Wtedy czas trwania nadgodzin powinien wynikać z polecenia pracodawcy lub z rubryki ewidencji ich dotyczącej (oprócz liczby nadgodzin w danym dniu powinien być wpisany również czas realizacji od - do danego polecenia).

W przypadku absencji w wymiarze godzinowym, które przypadają w trakcie dnia pracy, w ewidencji należy wskazać faktyczny czas pracy w danej dobie pracowniczej, czyli pomniejszony o takie absencje i do tego powinny być także dostosowane godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Najbardziej skomplikowane będzie w tym przypadku wykazanie absencji, które miały miejsce w środku dnia pracy. Wówczas wiele systemów elektronicznych RCP odnotuje czas przepracowany w danej dobie w dwóch odcinkach. Również w tym przypadku możliwe jest jednak zamieszczenie jedynie godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w danym dniu, bez szczegółowego wyliczania kolejnych okresów pracy.

Przykład

Pracownik zatrudniony w systemie podstawowym w organizacji od poniedziałku do piątku od 700 do 1500, w tygodniu kalendarzowym skorzystał z następujących zwolnień od pracy (absencji godzinowych):

  • w poniedziałek - z czasu wolnego za nadgodziny dobowe (wypracowane w poprzednim tygodniu) udzielonego na jego wniosek w godzinach 700-900 i następnie pracował do 1500,
  • w środę - ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej (w wymiarze 2 godz.) i zakończył pracę o 1300,
  • w piątek - z wyjścia prywatnego w godzinach 1000-1200, a następnie pracował do godziny 1700, odpracowując swoje wyjście prywatne.

Ewidencja czasu pracy tego pracownika prezentowała się następująco:

Dzień
tygodnia
Liczba
przepra-
cowanych
godzin
Godzina rozpoczęcia pracy Godzina zakończenia pracy Liczba
godzin
nadliczbo-
wych
Rodzaj i wymiar zwolnień
od pracy
Liczba godzin odpracowa-
nia wyjścia prywatnego
Pn 6 900 1500 - 2 (czas wolny
za nadgodziny)
-
Wt 8 700 1500 - - -
Śr 6 700 1300 - 2 (zwolnienie
z powodu działania siły wyższej)
-
Cz 8 700 1500 - - -
Pt 8 700
1200
1000
1700
- 2 (wyjście prywatne) 2
So - - - - - -
Nd - - - - - -

W przypadku, gdy absencja godzinowa rozpoczyna lub kończy dzień roboczy, czas przepracowany jest rejestrowany w jednym odcinku, a czas trwania absencji skraca go odpowiednio. Z kolei, jeżeli absencja ma miejsce w środku dnia pracy, ewidencję w takim dniu można wypełnić w dwojaki sposób - pełna, czyli zawierająca odcinki pracy lub wynikająca z literalnego brzmienia przepisu, zawierająca jedynie godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. Analizując powyższy przykład, w piątek w ewidencji można byłoby także wpisać godzinę rozpoczęcia pracy (700), godzinę zakończenia pracy (1700), natomiast czas przepracowany nie musiałby być ujmowany w dwóch odcinkach, gdyż z wniosku o wyjście prywatne będą wynikały dokładne godziny tego wyjścia. Ponadto przypadające w piątek wyjście prywatne (2 godz.) zostało w tym samym wymiarze odpracowane, a więc łącznie suma przepracowanych godzin wyniosła 8 godzin. Sama ewidencja nie wskazuje w jakich godzinach miało miejsce wyjście prywatne i aby to stwierdzić, trzeba zapoznać się z treścią wniosku o wyjście prywatne, złożonym przez pracownika.

Zwracamy uwagę! Przerwy na karmienie dziecka piersią, udzielane na podstawie art. 187 K.p., nie są absencją pracowniczą, ale na zasadzie fikcji prawnej zaliczamy je do czasu pracy. Zatem w takim dniu rejestrujemy przy pełnym etacie 8 godzin, a nie czas realnej pracy. Pogląd taki potwierdziło także Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 8 marca 2019 r., w którym resort przyjął także, że przerwy na karmienie dziecka piersią nie wymagają ewidencjonowania w ramach ewidencji czasu pracy.

W przypadku dyżuru należy zaewidencjonować następujące informacje: liczbę godzin dyżuru, godzinę rozpoczęcia dyżuru i zakończenia dyżuru oraz miejsce jego pełnienia. Należy jednak pamiętać, że dyżur (zgodnie z art. 1515 § 2 K.p.) co do zasady nie jest wliczany do czasu pracy, jeśli w czasie jego trwania nie była wykonywana praca. Bardziej skomplikowane jest ujęcie dyżuru w ewidencji, gdy przez część jego trwania pracownik wykonywał pracę, gdyż wtedy ten czas stanowi pracę w godzinach nadliczbowych (ewentualnie ponadwymiarowych w przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy).

Przykład

Pracownik zatrudniony w systemie podstawowym w organizacji od poniedziałku do piątku od 700 do 1500, pełnił w ciągu tygodnia kalendarzowego dyżury w następujących dniach:

  • w poniedziałek od 1500 do 1700 - dyżur w zakładzie, w trakcie którego nie wykonywał pracy,
  • w środę od 1500 do 1900 - dyżur domowy, w trakcie którego pracował od 1800 do 1900,
  • w wolną od pracy sobotę od 700 do 1700 - dyżur domowy, w trakcie którego (ze względu na awarię) pracował od 1200 do 1400.

Ewidencja czasu pracy pracownika prezentowała się następująco:

Dzień tygodnia Liczba godzin pracy Godz. rozpoczęcia pracy Godz. zakończenia pracy Liczba
godzin
nadlicz-
bowych
Liczba godzin dyżuru Godz. rozpoczęcia dyżuru Godz. zakończenia dyżuru Miejsce dyżuru
Pn 8 700 1500 - 2 1500 1700 zakład pracy
Wt 8 700 1500 - - - - -
Śr 9 700 1900 1 4 1500 1900 dom
Cz 8 700 1500 - - - - -
Pt 8 700 1500 - - - - -
So 2 1200 1400 2 10 700 1700 dom
Nd - - - - - - - -

Czas przepracowany w ramach dyżuru jest ujmowany zarówno w liczbie godzin przepracowanych, jak i w liczbie nadgodzin przypadających w danej dobie. Godziny zaplanowanego dyżuru są wykazywane w oddzielnych kolumnach i nie wpływają na godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy w poszczególnych dniach. Liczba godzin dyżuru jest ujmowana zgodnie z planowanym czasem dyżuru.

W odniesieniu do dyżurów, część pracodawców dostosowuje zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy do zasad wypłaty wynagrodzenia za dyżur i w ewidencji czasu pracy pomniejsza liczbę godzin dyżuru o godziny pracy przypadające w trakcie jego trwania, gdyż te są wykazywane i rozliczane w innych rubrykach dotyczących czasu pracy. Jeśli za dyżur domowy, w trakcie którego pracownik nie wykonywał pracy, pracodawca dobrowolnie wypłaca wynagrodzenie, to w przypadku rozliczania godzinowego jest ono wypłacane za godziny dyżuru, w trakcie których nie była wykonywana praca.

Przykład

Prowadząc ewidencję czasu pracy zgodnie z zasadą, że w kolumnie dotyczącej dyżuru są rejestrowane tylko okresy, które nie zostały zaliczone do czasu pracy, ewidencja dla stanu faktycznego z poprzedniego przykładu wyglądałaby następująco:

Dzień tygodnia Liczba godzin pracy Godz. rozpoczęcia pracy Godz. zakończenia pracy Liczba
godzin
nadlicz-
bowych
Liczba godzin dyżuru Godz. rozpoczęcia dyżuru Godz. zakończenia dyżuru Miejsce dyżuru
Pn 8 700 1500 - 2 1500 1700 zakład pracy
Wt 8 700 1500 - - - - -
Śr 9 700 1900 1 3 1500 1800 dom
Cz 8 700 1500 - - - - -
Pt 8 700 1500 - - - - -
So 2 1200 1400 2 8 700
1400
1200
1700
dom
Nd - - - - - - - -

Takie podejście pozwala na proste raportowanie danych do płac na podstawie kolumny "Liczba godzin dyżuru", gdyż ujęte w niej są tylko godziny tzw. czystego dyżuru, w trakcie którego nie była wykonywana praca.

Czas dyżuru pełnionego w domu co do zasady jest niepłatny, a wprowadzone zasady jego odpłatności u różnych pracodawców mogą się różnić, gdyż w praktyce spotykane są również ryczałty za dyżur w dniu wolnym od pracy, które dodatkowo mogą być różne w zależności od rodzaju dnia wolnego od pracy. Pracodawcy mogą w takich przypadkach płacić ryczałt za dyżur w pełnej wysokości, nawet gdy wystąpiły nadgodziny lub pomniejszać jego wysokość, co powinno wynikać z przepisów wewnątrzzakładowych. Przyjęte metody rozliczania czasu dyżuru mogą mieć następnie wpływ na zapis ewidencji czasu pracy.

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Czas pracy i urlopy - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.