Facebook

Jak szukać?»

Uwaga: Do 20 maja 2024 r. roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne przez przedsiębiorców
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Składki, zasiłki, emerytury  »  Składki ZUS  »   Zasady zwolnienia ekwiwalentów pracowniczych ze składek ZUS
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Zasady zwolnienia ekwiwalentów pracowniczych ze składek ZUS

Gazeta Podatkowa nr 38 (2121) z dnia 9.05.2024
Aneta Dąbrowska

Przychód ze stosunku pracy uzyskany przez pracownika stanowi dla niego podstawę wymiaru składek ZUS. Za przychód z tego źródła uważa się nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, stanowią go również różnego rodzaju wypłaty, w tym m.in. ekwiwalenty pieniężne. Niekiedy, po spełnieniu odpowiednich warunków, taki przychód może być zwolniony z obciążeń składkowych w ZUS.

Składki liczone od przychodu

Do przychodu ze stosunku pracy - w myśl przepisów podatkowych - zalicza się szereg świadczeń pieniężnych i niepieniężnych. Za przychód z tego źródła uważa się bowiem wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, niezależnie od źródła finansowania tych wypłat i świadczeń. Stanowią go m.in. wynagrodzenia (zasadnicze, za godziny nadliczbowe), różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty.

Wypłacone ekwiwalenty

Pewna grupa przychodów uzyskanych ze stosunku pracy jest wyłączona z podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych w ZUS na podstawie rozporządzenia MPiPS w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zwanego rozporządzeniem składkowym. Dotyczy to m.in. ekwiwalentów należnych za: używanie własnej odzieży i obuwia roboczego, pranie odzieży roboczej, ubiór służbowy (umundurowanie), którego używanie należy do obowiązków pracownika. Aby od tego rodzaju świadczeń przekazanych pracownikom pracodawca mógł nie opłacać składek ZUS, muszą zostać spełnione określone warunki. W przeciwnym wypadku będą one podlegały oskładkowaniu na ogólnych zasadach.

• Ubiór służbowy, którego używanie należy do obowiązków pracownika

W niektórych firmach pracowników obowiązuje jednolity (zakupiony przez pracodawcę) ubiór służbowy, którego używanie należy do obowiązków pracowników. Wartość otrzymanego ubioru służbowego oraz wypłacony ekwiwalent pieniężny za taki ubiór zalicza się do przychodu pracowniczego.

Niemniej jednak zapis § 2 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia składkowego wskazuje, że z podstawy wymiaru składek ZUS wyłączona jest m.in. wartość ubioru służbowego, którego używanie należy do obowiązków pracownika. Zwolnieniem z obciążeń składkowych na podstawie tego przepisu objęty jest także wypłacany pracownikowi ekwiwalent pieniężny za taki ubiór. Powinien on być jednak określony w zakładowych przepisach prawa pracy jako równowartość ubioru służbowego.

• Pranie odzieży roboczej

Składkom ZUS nie podlega też wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także m.in. ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego. Świadczenia takie są zwolnione z oskładkowania na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego. Dla zastosowania tego zwolnienia ważne jest, aby przekazane pracownikom środki pieniężne z przeznaczeniem m.in. na pranie odzieży roboczej spełniały wymogi ekwiwalentu pieniężnego, czyli odzwierciedlały faktycznie poniesione przez pracownika koszty prania tej odzieży. Warunek taki nie zostanie spełniony, gdy pracodawca wypłaci pracownikom świadczenie pieniężne w kwocie, która nie będzie odzwierciedlała rzeczywiście poniesionych przez te osoby wydatków. Wtedy wypłacone pracownikom środki przybiorą postać ryczałtu pieniężnego, a nie ekwiwalentu. Będą więc podlegały składkom ZUS.

Podobnie będzie przy wypłacie kwoty opartej wyłącznie na obecności lub nieobecności pracownika w pracy, a nie w wysokości odzwierciedlającej faktycznie poniesione przez pracownika koszty prania odzieży roboczej. Takie świadczenie także nie będzie spełniało przesłanek pozwalających na wyłączenie go z podstawy wymiaru składek ZUS na podstawie przywołanego przepisu.

Żaden jednak przepis rozporządzenia składkowego nie zwalnia z podstawy wymiaru składek ZUS ekwiwalentu wypłaconego pracownikom za pranie ubioru służbowego. Przychód uzyskany z tego tytułu podlega zatem składkom ZUS na ogólnych zasadach.

• Używanie własnych narzędzi i materiałów

Ekwiwalent pieniężny za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika, jest wyłączony z podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych w ZUS, co wynika z § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego. Aby można było zastosować to zwolnienie, ekwiwalent powinien być wypłacony w formie pieniężnej, a narzędzia, materiały lub sprzęt faktycznie muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy oraz rzeczy te muszą być własnością pracownika. Dodatkowo kwota wypłaconego ekwiwalentu musi odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom (powinien zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanej dla celów pracodawcy rzeczy oraz stopniem jej zużycia). Brak spełnienia tych warunków prowadzi do oskładkowania ekwiwalentu.

• Niewykorzystany urlop wypoczynkowy

W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu wypoczynkowego w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Jeżeli strony nie postanowiły o przeniesieniu niewykorzystanego urlopu do następnego zatrudnienia w tej firmie, wówczas ekwiwalent za urlop powinien być wypłacony w ostatnim dniu zatrudnienia.

Obecnie obowiązujące przepisy nie wyłączają z podstawy wymiaru składek ZUS kwoty wypłaconego pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Wobec tego, wypłacając go pracownikowi, należy go oskładkować na ogólnych zasadach. Następnie naliczone składki wykazuje się w raporcie ZUS RCA sporządzonym za miesiąc, w którym dokonano jego wypłaty.

Składki ZUS od pracowniczych ekwiwalentów
Rodzaj ekwiwalentu Warunki przyznania Składki ZUS
ubiór służbowy, którego używanie należy do obowiązków pracownika prawo i warunki wypłaty ekwiwalentu mogą wynikać z przepisów zakładowych lub z umowy o pracę Nie

(§ 2 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia składkowego)
pranie odzieży roboczej gdy pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą wykonać pracownicy, w zamian za ekwiwalent uwzględniający poniesione przez nich koszty - art. 2379 § 3 K.p. (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465) Nie


(§ 2 ust. 1 pkt 6
rozporządzenia składkowego)
używanie własnej odzieży i obuwia roboczego przysługuje pracownikom używającym własnej odzieży i obuwia roboczego w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny - art. 2377 § 4 K.p.
użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika narzędzia, materiały lub sprzęt muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy oraz rzeczy te muszą być własnością pracownika Nie

(§ 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego)
niewykorzystany urlop wypoczynkowy wypłacany pracownikowi w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy Tak

Podstawa prawna

Rozporządzenie MPiPS z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 728 ze zm.)

Składki ZUS - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.