Przejście z wynagrodzenia na zasiłek a raporty ZUS

Osobie zatrudnionej na etacie w razie choroby przysługuje wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy. W przypadku gdy pracownik przedłoży w zakładzie pracy zwolnienie lekarskie, na podstawie którego będą mu przysługiwały oba te świadczenia, pracodawca powinien to w odpowiedni sposób wykazać w dokumentach rozliczeniowych.

Składki od wypłat dla pracownika

W przychodzie uzyskanym ze stosunku pracy, stanowiącym dla pracownika podstawę do naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne, nie uwzględnia się m.in. wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, zwanego wynagrodzeniem chorobowym. Do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie przyjmuje się też zasiłków, niezależnie od tego, z jakiego ubezpieczenia są one wypłacane, tj. chorobowego czy wypadkowego.

W zasadzie w taki sam sposób ustala się pracownikowi podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, z tą jednak różnicą, że nie wyłącza się z niej wynagrodzenia chorobowego i pomniejsza się ją o kwoty składek społecznych finansowanych ze środków pracownika. Jeśli więc pracodawca wypłaci pracownikowi wynagrodzenie chorobowe, to od takiej wypłaty musi naliczyć mu składkę zdrowotną. Zdarza się, że pracodawca o tym nie pamięta i nie nalicza żadnych składek od wszystkich wypłacanych pracownikowi świadczeń chorobowych (także wynagrodzenia chorobowego).

Warto przypomnieć, że wynagrodzenie chorobowe przysługuje pracownikowi niezdolnemu do pracy wskutek choroby trwającej łącznie do:

• 33 dni w ciągu roku kalendarzowego,
• 14 dni w ciągu roku kalendarzowego - jeśli pracownik ukończył 50. rok życia.

Pracodawca wypłaca takie wynagrodzenie z własnych środków za każdy dzień niezdolności pracownika do pracy. Dopiero za kolejne dni niezdolności do pracy wskutek choroby w danym roku kalendarzowym (czyli odpowiednio od 34. lub 15. dnia choroby) pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy.

Wypłacając w danym miesiącu zarówno wynagrodzenie za pracę, jak i wynagrodzenie chorobowe, składkę zdrowotną w raporcie ZUS RCA pracodawca nalicza od obu tych wypłat.

Raporty za chorego pracownika

Do rozliczania składek za pracownika oraz informowania ZUS o przerwach w ich opłacaniu spowodowanych np. chorobą zatrudnionego służą zupełnie różne formularze. Składki ubezpieczeniowe nalicza się za pracownika w raporcie ZUS RCA. Natomiast wszelkie okresy niewykonywania pracy oraz wypłacone za ten okres świadczenia wykazuje się w raporcie ZUS RSA. Sposób, w jaki powinien być wypełniony raport świadczeniowy w przypadku, gdy na podstawie jednego zwolnienia pracownikowi przysługuje nie tylko wynagrodzenie chorobowe, ale również zasiłek chorobowy, zależy od tego, czy pracodawca jest uprawniony do wypłaty świadczeń, czy nie (przykład).

W razie jednak wypłaty pracownikowi wynagrodzenia chorobowego należy kwotę tego świadczenia oraz okres, za który się ono należy, wykazać w raporcie świadczeniowym ZUS RSA. Od takiej wypłaty należna jest też składka zdrowotna, co oznacza, że powinna ona być rozliczona w raporcie składkowym ZUS RCA. Pracodawcy zapominają niekiedy o konieczności złożenia tego raportu, zwłaszcza gdy pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim przez cały miesiąc, otrzymując z tego tytułu świadczenie chorobowe.

Dłuższa choroba

Jak wspomniano wcześniej, wynagrodzenie chorobowe przysługuje pracownikowi przez ściśle określony czas (tj. 33 lub 14 dni). Czasami się zdarza, że w wyniku pomyłki w obliczeniach, pracodawca wypłaci je za zbyt długi lub zbyt krótki okres. W takim przypadku jest zobowiązany do sporządzenia i przekazania do ZUS poprawionych dokumentów rozliczeniowych, w których skoryguje też składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Powinien wówczas złożyć nie tylko korektę raportu świadczeniowego ZUS RSA, poprawiając w nim okres, za który pracownikowi należy się wynagrodzenie chorobowe. Musi też wtedy złożyć korektę raportu ZUS RCA, w którym rozliczy składkę zdrowotną od skorygowanej kwoty wynagrodzenia chorobowego.