Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Składki, zasiłki, emerytury  »  Składki ZUS  »   Błędy płatników składek w drukach przekazywanych do ZUS

Nowa matryca stawek VAT

Nomenklatura scalona Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług www.klasyfikacje.gofin.pl  »
POLECAMY
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Błędy płatników składek w drukach przekazywanych do ZUS

Gazeta Podatkowa nr 59 (1725) z dnia 23.07.2020
Aneta Dąbrowska

Do obowiązków płatnika składek należy m.in. przekazywanie za ubezpieczonych prawidłowo sporządzonych dokumentów ubezpieczeniowych (np. zgłoszeniowych) do ZUS. Jeśli w drukach tych płatnik popełni błąd, zobowiązany jest go skorygować. Ważne, aby wiedział, w jaki sposób ma to uczynić i na jakim formularzu.

Zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń w ZUS

Pracownik podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym (tj.: emerytalnemu, rentowym, chorobowemu i wypadkowemu) oraz zdrowotnemu w ZUS. Zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń w ZUS dokonuje pracodawca (płatnik składek) na druku ZUS ZUA, w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń (tj. od dnia nawiązania stosunku pracy). Termin ten należy liczyć od następnego dnia po nawiązaniu stosunku pracy.

Data powstania obowiązku ubezpieczeń w ZUS

Płatnicy składek, którzy zawierają z daną osobą umowę o pracę w terminie wcześniejszym i ustalają w niej późniejszy termin rozpoczęcia pracy przez pracownika mają wątpliwości z ustaleniem prawidłowej daty powstania obowiązku ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w ZUS takiej osobie. W takim przypadku dzień rozpoczęcia pracy jest dniem nawiązania stosunku pracy i jednocześnie dniem powstania obowiązku ubezpieczeń w ZUS. Wynika to stąd, iż stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a gdy go nie określono - w dniu zawarcia umowy. Dlatego też datą nawiązania stosunku pracy może być data rozpoczęcia pracy, jeżeli została ona wskazana w umowie o pracę. Natomiast gdy daty tej nie określono, wówczas nawiązanie stosunku pracy nastąpi z dniem zawarcia umowy.

W przypadku gdy pracodawca zgłosił zatrudnionego pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w ZUS (na formularzu ZUS ZUA) z nieprawidłową datą powstania obowiązku ubezpieczeń, ma obowiązek błąd ten skorygować. Dokonuje tego poprzez złożenie wyrejestrowania danej osoby z ubezpieczeń (na druku ZUS ZWUA "Wyrejestrowanie z ubezpieczeń") i ponowne jej zgłoszenie do ubezpieczeń (na druku ZUS ZUA) z prawidłowymi danymi (przykład). Stanowi tak art. 36 ust. 14 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.


Druki ZUS ZWUA i ZUS ZUA pracodawca przekazuje do organu rentowego w terminie 7 dni, licząc od momentu stwierdzenia nieprawidłowości.


Analogiczne zasady, jak przedstawione wyżej, stosuje się wtedy, gdy pracodawca przekazując osobie sporządzającej w jego imieniu dokumenty do ZUS pomylił się i podał nieprawidłową datę zatrudnienia pracownika. Został on więc zgłoszony do ubezpieczeń z nieprawidłową datą powstania obowiązku ubezpieczeń.

Błąd w imieniu i nazwisku pracownika

Zdarza się, że pracodawca w zgłoszeniu pracownika do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA popełni błąd w bloku III. dotyczącym danych identyfikacyjnych osoby zgłaszanej do ubezpieczeń, np. w pierwszym imieniu. Aby skorygować błędnie wpisane pierwsze imię pracownika, pracodawca powinien przekazać do organu rentowego druk ZUS ZIUA "Zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej" i wpisać w nim:

  • w bloku I. "Dane organizacyjne" w polu 01. - cyfrę 2 (oznacza korektę danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej), następnie
     
  • w bloku III. "Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej" - poprzednie dane identyfikacyjne pracownika (z błędnym imieniem), a
     
  • w bloku IV. "Aktualne dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej" - jego aktualne dane, w tym prawidłowe imię pierwsze.

Na druku ZUS ZIUA płatnik informuje także o zmianach i korektach dotyczących: numeru PESEL pracownika, rodzaju, serii i numeru dokumentu, z jakim był on zgłoszony do ubezpieczeń w ZUS oraz daty urodzenia.

Z kolei gdy pracodawca zgłosi pracownika do ubezpieczeń w ZUS, a następnie zauważy, że w druku ZUS ZUA wpisał nieprawidłowe nazwisko rodowe tej osoby (czyli popełnił błąd w bloku IV. dotyczącym danych ewidencyjnych osoby zgłaszanej do ubezpieczeń), jest zobowiązany także błąd ten skorygować. W tym jednak przypadku dokonuje tego poprzez przekazanie druku ZUS ZUA w trybie korekty. Pozostałe pola tego formularza pracodawca wypełnia na zasadach ogólnych z prawidłowymi danymi, czyli oprócz danych pracownika, które należy poprawić (tu: nazwisko rodowe), podaje dane, które pozostały niezmienione (m.in. datę powstania obowiązku ubezpieczeń).

Kod tytułu ubezpieczenia

Zatrudnionego pracownika pracodawca zgłasza do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w ZUS z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 X X. Kod ten składa się z 6 znaków, gdzie:

  • cztery pierwsze znaki - oznaczają podmiot podstawowy wraz z rozszerzeniem,
     
  • piąty znak - oznacza ustalone bądź nieustalone prawo do emerytury lub renty, natomiast
     
  • szósty znak - informuje o stopniu niepełnosprawności bądź jego braku.

Gdy pracownik zgłoszony do ubezpieczeń w ZUS z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0, poinformuje pracodawcę o posiadanym prawie do renty (np. rodzinnej), to obowiązkiem pracodawcy jest dokonać zmiany w kodzie tytułu ubezpieczenia takiej osoby. O zmianach danych wykazanych w zgłoszeniu do ubezpieczeń dotyczących m.in. kodu tytułu ubezpieczenia, płatnik składek zawiadamia organ rentowy poprzez przekazanie do ZUS:

  • wyrejestrowania z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0, a następnie
     
  • zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego (ZUS ZUA) z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 2 0.

Adres zameldowania

Możliwa jest sytuacja, że pracownik został zgłoszony do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w ZUS (na druku ZUS ZUA) z błędnym adresem zameldowania. Aby skorygować ten błąd, pracodawca ponownie powinien złożyć do ZUS druk ZUS ZUA. W dokumencie tym w bloku I. "Dane organizacyjne" w polu 02. wpisać powinien cyfrę 2. Pozostałe pola tego dokumentu wypełnia się na zasadach ogólnych z prawidłowymi danymi, czyli wraz z danymi pracownika, które należy poprawić (tu: adres zameldowania), trzeba także podać dane, które pozostały niezmienione (m.in. datę powstania obowiązku ubezpieczeń).

Charakter ubezpieczeń zleceniobiorcy

Płatnik nie ma problemu z ustaleniem charakteru ubezpieczeń społecznych zleceniobiorcy w ZUS w przypadku, gdy wykonywana umowa zlecenia stanowi dla niego jedyne źródło zarobkowania. Wątpliwości pojawiają się wtedy, gdy jest on dodatkowo zatrudniony w innym podmiocie na podstawie umowy o pracę. Aby prawidłowo ustalić wówczas do jakich obowiązkowych ubezpieczeń należy go zgłosić w ZUS, zleceniodawca powinien posiadać informację o wysokości oskładkowanego przychodu uzyskiwanego przez zleceniobiorcę ze stosunku pracy.

Jeżeli jest on niższy od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2020 r. minimalna płaca wynosi 2.600 zł), to z racji wykonywanego zlecenia taka osoba podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym (emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu) oraz zdrowotnemu. Dobrowolny charakter ma dla niej ubezpieczenie chorobowe. Natomiast gdy oskładkowany przychód ze stosunku pracy jest co najmniej równy kwocie minimalnej płacy, wtedy ze zlecenia obowiązkowe jest dla takiej osoby tylko ubezpieczenie zdrowotne. Do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych może ona przystąpić tylko na zasadzie dobrowolności. Nie może ona podlegać dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu.

Może się zdarzyć, że pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy (z wynagrodzeniem minimalnym proporcjonalnie pomniejszonym do tego wymiaru) pracodawca zwiększy wymiar etatu do pełnego. Zmiana ta będzie miała zatem wpływ na charakter ubezpieczeń społecznych takiej osoby z tytułu dodatkowo zawartej przez nią (z innym podmiotem) umowy zlecenia (niewykonywanej na rzecz pracodawcy). Po zmianie wymiaru etatu wynagrodzenie takiego pracownika wzrośnie bowiem do kwoty minimalnego przysługującego przy zatrudnieniu na pełnym etacie. Jego wysokość spowoduje, że umowa zlecenia będzie stanowić dla niego tytuł do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego, ewentualnie do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalno-rentowych (po przystąpieniu do nich obowiązkowego ubezpieczenia wypadkowego).

W takim przypadku zleceniodawca powinien przekazać do ZUS odpowiednio wyrejestrowanie zleceniobiorcy z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego na druku ZUS ZWUA, a następnie ponowne jego zgłoszenie, lecz tylko do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZZA (bądź ZUS ZUA - gdy zleceniobiorca zechce przystąpić do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalno-rentowych).

Jeżeli o zmianie wysokości wynagrodzenia ze stosunku pracy (w wyniku zmiany wymiaru etatu na pełny) taka osoba nie powiadomi zleceniodawcy (jako płatnika składek), ten nie będzie miał podstaw do wprowadzenia stosownych zmian w zakresie podlegania przez nią ubezpieczeniom w ZUS.

Zgłoszenie członka rodziny pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego

Czasami pracodawca przekazując zgłoszenie na przykład dziecka pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego, tj. druk ZUS ZCNA, wpisze w nim błędne jego dane, np. imię. W celu skorygowania tej nieprawidłowości powinien on ponownie wypełnić druk ZUS ZCNA, wpisując w nim m.in.:

  • w bloku IV.A. w polu 01. cyfrę 2, która informuje o wyrejestrowaniu członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego, następnie w polu 02. jako datę utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego należy podać datę, która w pierwotnie złożonym błędnym dokumencie zgłoszeniowym została podana jako data uzyskania uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego, natomiast w polu 08. błędne imię dziecka, po czym
     
  • w bloku V.A. w polu 02. jako datę zgłoszenia członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego trzeba podać dzień, od którego posiada on prawo do takiego zgłoszenia, a w polu 08. właściwe imię dziecka pracownika.

Niekiedy w wyniku pomyłki pracodawca zgłaszając członka rodziny pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego (np. niepracującą żonę) poda dane pracownika, który nie wnioskował o takie zgłoszenie. Aby skorygować ten błąd, pracodawca powinien ponownie wypełnić formularz ZUS ZCNA, gdzie w bloku III. "Dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej" wpisze błędne dane, które wykazane zostały w pierwotnie złożonym dokumencie (czyli dane innego pracownika). Natomiast w bloku IV. A. "Dane o członku rodziny osoby ubezpieczonej uprawnionym do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego" w polu 01. wpisze cyfrę 2, która oznacza wyrejestrowanie członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego. Jako datę utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego (wyrejestrowania członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego) należy w polu 02. tego bloku podać datę, która w pierwotnie złożonym (błędnym) druku ZUS ZCNA została podana jako data uzyskania uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego. Pozostałe bloki tego formularza należy wypełnić na ogólnych zasadach. Następnie pracodawca powinien złożyć ponownie druk ZUS ZCNA, na którym zgłosi członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego i poda w nim dane pracownika, który faktycznie wnioskował o takie zgłoszenie.

Przykład

Pracodawca 6 lipca 2020 r. zawarł z osobą umowę o pracę. Wskazał w niej jako datę rozpoczęcia pracy przez pracownika 7 lipca br. Na druku ZUS ZUA w bloku VI. "Dane o obowiązkowych ubezpieczeniach społecznych" i w bloku VII. "Dane o obowiązkowym ubezpieczeniu zdrowotnym" w polach 01. płatnik wpisał datę 6 lipca 2020 r., zamiast 7 lipca 2020 r.

Aby skorygować datę powstania obowiązku ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, pracodawca zobowiązany jest:

- wyrejestrować zatrudnionego pracownika z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA, wpisując w nim jako datę wyrejestrowania 6 lipca 2020 r., a następnie
- ponownie zgłosić go do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZUA, podając w nim jako datę zgłoszenia do tych ubezpieczeń - 7 lipca 2020 r.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 266 ze zm.)

Składki ZUS - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.