Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Składki, zasiłki, emerytury  »  Składki ZUS  »   Zasady korygowania druków ubezpieczeniowych przekazywanych do ZUS
POLECAMY
P R E N U M E R A T A
www.gazetapodatkowa.gofin.pl
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Zasady korygowania druków ubezpieczeniowych przekazywanych do ZUS

Gazeta Podatkowa nr 27 (1589) z dnia 4.04.2019
Aneta Dąbrowska

Każdy płatnik (osoba fizyczna) zobowiązany jest przekazywać do ZUS za zatrudnione w firmie osoby, np. za pracowników, prawidłowo wypełnione dokumenty zgłoszeniowe i wyrejestrowujące. Zgłasza też bądź wyrejestrowuje do/z ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny pracownika. Gdy w formularzach tych popełni błąd, ma obowiązek go skorygować. Przed dokonaniem tej czynności powinien najpierw upewnić się, na jakim formularzu ma to zrobić oraz jak prawidłowo go wypełnić. Przykładowo na innych dokumentach dokonuje się zgłoszenia zmiany lub korekty danych identyfikacyjnych, a na innych - zmiany lub korekty danych ewidencyjnych.

Druk ZUS ZUA

» Data powstania obowiązku ubezpieczeń w ZUS

Wątpliwości wśród płatników składek powstają przy wypełnianiu za zatrudnionych pracowników druku ZUS ZUA "Zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej" w zakresie wskazania w nim odpowiednio w bloku VI. "Dane o obowiązkowych ubezpieczeniach społecznych" i w bloku VII. "Dane o obowiązkowym ubezpieczeniu zdrowotnym" w polach 01. prawidłowej daty powstania obowiązku ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Ma to miejsce w sytuacji, gdy zawierają z daną osobą umowę o pracę w terminie wcześniejszym i ustalają w niej późniejszy termin rozpoczęcia pracy przez pracownika. W takim przypadku dzień rozpoczęcia pracy jest dniem nawiązania stosunku pracy i jednocześnie dniem powstania obowiązku ubezpieczeń w ZUS takiej osoby.

Stosunek pracy nawiązuje się bowiem w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a gdy go nie określono - w dniu zawarcia umowy. Oznacza to, że datą nawiązania stosunku pracy może być data rozpoczęcia pracy, jeżeli została ona wskazana w umowie o pracę. Natomiast gdy daty tej nie określono, wówczas nawiązanie stosunku pracy nastąpi z dniem zawarcia umowy.

Jeżeli jednak pracodawca zgłosił zatrudnionego pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w ZUS (na formularzu ZUS ZUA) z niewłaściwą datą powstania obowiązku ubezpieczeń, zobowiązany jest błąd ten skorygować. Dokonuje tego w sposób wynikający z art. 36 ust. 14 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, zwanej ustawą systemową, tj. poprzez złożenie wyrejestrowania danej osoby z ubezpieczeń (na druku ZUS ZWUA "Wyrejestrowanie z ubezpieczeń") i ponowne jej zgłoszenie do ubezpieczeń (na druku ZUS ZUA) z prawidłowymi danymi - przykład 1. Druki ZUS ZWUA i ZUS ZUA pracodawca przekazuje do organu rentowego w terminie 7 dni, licząc od momentu stwierdzenia nieprawidłowości.

W taki sam sposób należy postąpić w przypadku, gdy pracodawca przekazując osobie sporządzającej w jego imieniu dokumenty do ZUS pomylił się i podał nieprawidłową datę zatrudnienia pracownika, w efekcie został on zgłoszony do ubezpieczeń, np. o jeden dzień za wcześnie.

» Błąd w imieniu pracownika

Możliwa jest sytuacja, że pracodawca w zgłoszeniu pracownika do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA popełni błąd w bloku III. dotyczącym danych identyfikacyjnych osoby zgłaszanej do ubezpieczeń, np. w pierwszym imieniu. W celu skorygowania błędnie wpisanego pierwszego imienia pracownika, należy przekazać do organu rentowego druk ZUS ZIUA i wpisać w nim w bloku I. "Dane organizacyjne" w polu 01. - cyfrę 2 (co oznacza korektę danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej), następnie w bloku III. "Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej" tego druku trzeba podać poprzednie dane identyfikacyjne pracownika (z błędnym imieniem), a w bloku IV. "Aktualne dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej" - wykazać jego aktualne dane, w tym prawidłowe imię pierwsze.

Za pomocą druku ZUS ZIUA płatnik informuje także o zmianach i korektach dotyczących numeru PESEL pracownika, rodzaju, serii i numeru dokumentu, z jakim był on zgłoszony do ubezpieczeń oraz daty urodzenia.

Z kolei gdy błąd dotyczy drugiego imienia pracownika bądź jego nazwiska rodowego albo obywatelstwa lub płci, czyli danych ewidencyjnych wykazanych w bloku IV. druku ZUS ZUA, to zmiany bądź korekty danych występujących w tym bloku płatnik dokonuje poprzez złożenie zgłoszenia do ubezpieczeń, tj. druku ZUS ZUA. W celu korekty danych ewidencyjnych osoby ubezpieczonej, wykazanych wcześniej na druku ZUS ZUA (np. drugiego imienia pracownika), należy w bloku I. "Dane organizacyjne" tego druku w odpowiednim polu wpisać cyfrę "2".

W obu wskazanych przypadkach w pozostałych blokach dokumentów ubezpieczeniowych ZUS ZUA lub ZUS ZIUA trzeba wpisać wszystkie prawidłowe dane.

» Nieprawidłowy adres zameldowania

Jeżeli pracownik poda pracodawcy błędny adres zameldowania, z takim nieprawidłowym adresem figuruje on wtedy w ZUS. W celu skorygowania tego błędu pracodawca powinien sporządzić ponownie druk ZUS ZUA i przekazać go do ZUS w trybie korekty. W druku tym w bloku I. "Dane organizacyjne" w polu 02. należy wpisać cyfrę 2. Pozostałe pola tego dokumentu wypełnia się na zasadach ogólnych z prawidłowymi danymi, czyli wraz z danymi pracownika, które należy poprawić (tu: adres zameldowania), trzeba także podać dane, które pozostały niezmienione (m.in. datę powstania obowiązku ubezpieczeń).


Druki ZUS ZUA, ZUS ZCNA, ZUS ZIUA i ZUS ZWUA dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Składki ZUS.

Druk ZUS ZWUA

» Data wyrejestrowania z ubezpieczeń

Z powodu rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę (bądź wygaśnięcia zawartej umowy) następuje ustanie tytułu do ubezpieczeń w ZUS. Obowiązkiem pracodawcy jest przekazanie stosownej informacji o tym fakcie do ZUS. Dokonuje tego na druku ZUS ZWUA. Reguluje to odpowiednio art. 36 ust. 11 ustawy systemowej i art. 74 ust. 1 ustawy zdrowotnej. W druku ZUS ZWUA jako datę wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń (w bloku IV. w polu 02.) należy podać następny dzień po dniu, w którym została rozwiązana z nim umowa o pracę (lub uległa wygaśnięciu). Warto dodać, iż wpisuje się w nim nie tylko dni robocze (tj. przypadające od poniedziałku do piątku), ale również dni, które są w danej firmie wolnymi od pracy (oraz te, które przypadają w święto). Jeżeli np. pracodawca rozwiązał z pracownikiem umowę o pracę w piątek, a w druku ZUS ZWUA w bloku IV. w polu 02. jako datę wyrejestrowania tej osoby z ubezpieczeń wpisał poniedziałek, zamiast sobota, to powinien skorygować ten dokument. Przekazuje wtedy druk ZUS ZWUA do organu rentowego ponownie w trybie korekty, gdzie w bloku I. "Dane organizacyjne" w polu 02. wpisać powinien znak "X". Natomiast pozostałe bloki tego druku wypełnia się na ogólnych zasadach, wykazując w nich wszystkie prawidłowe dane (w tym - prawidłową datę wyrejestrowania z ubezpieczeń) - przykład 2. Druk ZUS ZWUA korygujący datę wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń trzeba przekazać do ZUS w terminie 7 dni, licząc od momentu stwierdzenia nieprawidłowości.

» Dane dotyczące rozwiązania umowy o pracę

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje zmodyfikowany druk ZUS ZWUA. Od tego bowiem dnia dodano w nim blok V. "Rozwiązanie/Wygaśnięcie stosunku pracy/Stosunku służbowego". Pracodawca wpisuje w nim odpowiednio w polu:

  • 01. - datę rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego,
     
  • 02. - kod wygaśnięcia/kod trybu rozwiązania stosunku pracy/stosunku służbowego,
     
  • 03. - kod podstawy prawnej rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego,
     
  • 04. - podstawę prawną rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego,
     
  • 05. - stronę, z inicjatywy której doszło do rozwiązania stosunku pracy (1 - z inicjatywy pracownika, 2 - z inicjatywy pracodawcy).

Jeśli pracodawca popełnił błąd w wymienionych wyżej danych wykazanych w bloku V, to w celu ich skorygowania powinien złożyć ponownie dokument ZUS ZWUA. Wtedy w bloku I. "Dane organizacyjne" w polu 02. wpisać należy - X, pozostałe bloki wypełnia się bez zmian, poprawiając jedynie blok, w którym dane wymagają korekty.

Błędne imię dziecka pracownika w druku ZUS ZCNA

Na pracowniku ciąży obowiązek zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny, np. uczącego się niepełnoletniego dziecka. Takiemu zgłoszeniu podlega wyłącznie dziecko, które nie ma własnego tytułu do objęcia tym ubezpieczeniem oraz nie jest uprawnione do świadczeń zdrowotnych na podstawie przepisów o koordynacji. Wynika to z art. 67 ust. 3 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, zwanej ustawą zdrowotną. Przepis ten jednocześnie wskazuje, że osoba, która do ubezpieczenia zdrowotnego nie zgłasza się sama, informuje podmiot właściwy do dokonania tej czynności o członkach rodziny podlegających zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego. Pracodawca zgłasza członków rodziny pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZCNA.

Zdarza się, że pracodawca przekazał zgłoszenie dziecka pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego, ale w druku ZUS ZCNA popełnił błąd w jego imieniu. Chcąc skorygować ten błąd, płatnik powinien ponownie wypełnić druk ZUS ZCNA, wpisując w nim m.in. w bloku:

  • IV.A. w polu 01. cyfrę 2, która oznacza wyrejestrowanie członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego, następnie w polu 02. jako datę utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego należy podać datę, która w pierwotnie złożonym błędnym dokumencie zgłoszeniowym została podana jako data uzyskania uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego, natomiast w polu 08. błędne imię dziecka,
     
  • V.A. w polu 08. właściwe imię dziecka pracownika (jako datę zgłoszenia członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego należy podać dzień, od którego faktycznie posiada on prawo do takiego zgłoszenia).

Przykład 1

Pani Wanda 4 marca 2019 r. zawarła z osobą umowę o pracę. W umowie tej wskazała jako datę rozpoczęcia pracy przez pracownika 5 marca 2019 r. Zgłosiła go do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS na druku ZUS ZUA od 4 marca 2019 r., a powinna była tego dokonać od 5 marca 2019 r.

W tej sytuacji pani Wanda zobowiązana jest:

- wyrejestrować zatrudnionego pracownika z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA, wpisując w nim jako datę wyrejestrowania 4 marca 2019 r., a następnie
- ponownie zgłosić go do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZUA, podając w nim jako datę zgłoszenia do tych ubezpieczeń - 5 marca 2019 r.


Przykład 2

Pracodawca rozwiązał z pracownikiem umowę o pracę 29 marca 2019 r. (piątek). W druku ZUS ZWUA w bloku IV. w polu 02. jako datę wyrejestrowania tej osoby z ubezpieczeń w ZUS pracodawca wpisał 1 kwietnia 2019 r. (poniedziałek), zamiast 30 marca 2019 r. (sobota).

Aby skorygować ten błąd, pracodawca powinien ponownie złożyć ten dokument do ZUS w trybie korekty, gdzie w polu 02. w bloku I. wpisze znak "X", a pozostałe jego bloki wypełni na ogólnych zasadach, wpisując w nich wszystkie prawidłowe dane (w tym prawidłową datę wyrejestrowania z ubezpieczeń, tj. 30 marca 2019 r. - sobota).


Dokumenty zgłoszeniowe stosowane w ZUS
Symbol Nazwa druku
ZUS ZUA Zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej
ZUS ZCNA Zgłoszenie danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego
ZUS ZZA Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenie zmiany danych
ZUS ZIUA Zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osobny ubezpieczonej
ZUS ZWUA Wyrejestrowanie z ubezpieczeń
ZUS RIA Raport informacyjny
ZUS ZSWA Zgłoszenie/korekta danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.)

Ustawa z dnia 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1510 ze zm.)

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Składki ZUS - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.