Wyszukaj

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Składki, zasiłki, emerytury  »  Składki ZUS  »   Czas na sporządzenie zgłoszenia ZUS ZSWA
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Czas na sporządzenie zgłoszenia ZUS ZSWA

Gazeta Podatkowa nr 20 (1374) z dnia 9.03.2017
Dorota Wyderska

Na pracodawcę zatrudniającego pracowników urodzonych po 31 grudnia 1948 r. przy wykonywaniu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze ustawa o emeryturach pomostowych nakłada szereg dodatkowych obowiązków związanych z rodzajem wykonywanej przez nich pracy. Oprócz zgłoszenia ich do ubezpieczeń oraz comiesięcznego rozliczania za nich i opłacania do ZUS składek ubezpieczeniowych (w tym również składki na FEP), pracodawca zatrudniający osoby przy pracach szczególnych musi też prowadzić ewidencję pracowników wykonujących tego typu prace. Z kolei po zakończeniu roku kalendarzowego jest zobligowany przekazać do ZUS informację, że zatrudnia takie osoby. Trzeba ją złożyć w określonym terminie i na wyznaczonym w tym celu druku.

Termin przekazania ZUS ZSWA

Do obowiązków pracodawcy zatrudniającego pracowników urodzonych po 31 grudnia 1948 r. przy wykonywaniu prac w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (wymienionych w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy o emeryturach pomostowych, zwanej ustawą pomostową) należy:

1) opłacanie składki na Fundusz Emerytur Pomostowych w wysokości 1,5% liczonej od podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,

2) prowadzenie ewidencji pracowników wykonujących tego typu prace,

3) zgłoszenie w organie rentowym okresów pracy, w których pracownicy byli zatrudnieni w szczególnych warunkach lub wykonywali pracę o szczególnym charakterze.

Aby poinformować ZUS o zatrudnieniu takich osób, pracodawca musi wypełnić i przekazać do tej instytucji specjalne zgłoszenie. Składa się je na formularzu ZUS ZSWA, którego wzór stanowi załącznik nr 17 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego (...), zwanego rozporządzeniem w sprawie druków.


Formularz ZUS ZSWA jest dostępny w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Składki ZUS.


Zgłoszenie okresów pracy, w których pracownicy byli zatrudnieni w szczególnych warunkach lub wykonywali pracę o szczególnym charakterze pracodawca powinien przekazać do organu rentowego w terminie do 31 marca następnego roku kalendarzowego. Zgłoszenie danych o pracy szczególnej ZUS ZSWA za 2016 r. pracodawca powinien więc przekazać do ZUS do 31 marca 2017 r.

Tylko w ściśle określonych przypadkach, wyszczególnionych w art. 38 ust. 3-6 ustawy pomostowej, pracodawca przekazuje do organu rentowego zgłoszenie ZUS ZSWA za dany rok w innym terminie, aniżeli do końca marca następnego roku kalendarzowego (patrz tabela).

Jak wypełnić zgłoszenie?

Formularz ZUS ZSWA jest podzielony na 8 bloków, z czego pracodawca wypełnia 7, natomiast ostatni blok jest przeznaczony na adnotacje ZUS.

» dane organizacyjne

Pierwszy blok druku ZUS ZSWA dotyczy danych organizacyjnych. Pracodawca wypełnia w nim jedynie pole 01. Podaje w nim identyfikator zgłoszenia, składający się z numeru i roku, za który jest składane zgłoszenie. Pierwszy dokument za 2016 r. powinien więc zostać oznaczony numerem 001/2016. Kolejne zgłoszenia ZUS ZSWA, dotyczące tego samego roku kalendarzowego, należy numerować kolejnymi identyfikatorami, aż do liczby 999. W tym przypadku nie ma żadnego znaczenia czy pracodawca dokonuje kolejnego zgłoszenia za dany rok kalendarzowy, czy też jego korekty.

» dane pracodawcy

Blok drugi jest przeznaczony na dane identyfikacyjne pracodawcy. Należy w nim wpisać dane, które figurują w jego zgłoszeniu płatnika składek, czyli jego NIP, REGON, nazwę skróconą. Jeżeli pracodawca jest osobą fizyczną, to podaje też PESEL (jeśli nie został on nadany, podaje się serię i numer dowodu osobistego lub paszportu) oraz imię i nazwisko oraz datę urodzenia. W przypadku gdy pracodawca dokonywał zmiany lub korekty danych identyfikacyjnych, należy wtedy wpisać dane wykazane w bloku III. dokumentu ZUS ZIPA lub wniosku CEIDG-1.

» dane pracownika

Kolejne cztery bloki są podzielone na dwie części: A i B. W części A pracodawca podaje informację czy składa pierwsze zgłoszenie osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Jeśli tak, to w polu 01. należy wpisać znak "X". Jeśli natomiast składa korektę, wówczas znak "X" wpisuje w polu 02.

W kolejnych polach części A wpisuje się dane identyfikacyjne osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Pracodawca powinien więc tu wpisać dane pracownika, które zostały wykazane w jego zgłoszeniu do ubezpieczeń, czyli jego PESEL (jeśli nie został mu on nadany, należy wpisać serię i numer dowodu osobistego lub paszportu), imię, nazwisko oraz datę urodzenia. Jeśli pracownik miał zmienione lub korygowane dane identyfikacyjne, pracodawca powinien wówczas podać dane z bloku IV. dokumentu ZUS ZIUA.

» informacje o pracy szczególnej

Część B formularza ZUS ZSWA dotyczy danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Podaje się w niej:

  • 6-znakowy kod tytułu ubezpieczenia,
     
  • 3-znakowy kod pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (kody prac w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze podane są w załączniku nr 18 do rozporządzenia w sprawie druków),
     
  • okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, gdzie należy podać daty, od kiedy pracownik rozpoczął wykonywanie tego rodzaju pracy oraz daty zakończenia wykonywania prac szczególnych.

Pierwszy znak kodu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oznacza numer załącznika do ustawy pomostowej zawierający wykaz tych prac (czyli 1 lub 2), a dwa następne znaki to kod numeryczny rodzaju wykonywanej przez pracownika pracy szczególnej. Przykładowo w kodzie 210 cyfra 2 oznacza, że pracownik wykonuje pracę o szczególnym charakterze wymienioną w załączniku numer 2 do ustawy o emeryturach pomostowych. Natomiast liczba 10 oznacza, że pracownik wykonuje pracę jako kierowca pojazdów przewożących towary niebezpieczne wymagające oznakowania pojazdu tablicą ostrzegawczą barwy pomarańczowej, zgodnie z przepisami Umowy europejskiej dotyczącej międzynarodowego przewozu drogowego towarów niebezpiecznych (ADR), sporządzonej w Genewie dnia 30 września 1957 r.

Wypełniając w części B pola dotyczące okresów należy pamiętać, że data rozpoczęcia wykonywania pracy szczególnej nie może być późniejsza od daty zakończenia jej wykonywania. Przekazując zgłoszenie ZUS ZSWA za 2016 rok, jako datę rozpoczęcia wykonywania pracy szczególnej nie można wpisać daty wcześniejszej niż 1 stycznia 2016 rok, a jako daty zakończenia wykonywania pracy szczególnej nie można wpisać daty późniejszej niż 31 grudnia 2016 r. Z kolei gdy zgłoszenie ZUS ZSWA jest przekazywane w roku, w trakcie którego pracownik wystąpi z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej albo gdy pracodawca jest w stanie likwidacji lub upadłości, wtedy data rozpoczęcia wykonywania pracy szczególnej nie może być wcześniejsza niż 1 stycznia roku bieżącego, a data zakończenia tego rodzaju pracy nie może być późniejsza niż dzień wypełnienia zgłoszenia. Jeśli natomiast data rozpoczęcia wykonywania pracy szczególnej jest taka sama jak data zakończenia jej wykonywania, to przyjmuje się, że pracownik pracował w szczególnych warunkach lub wykonywał pracę o szczególnym charakterze dokładnie 1 dzień.

» ustalanie okresów pracy szczególnej

Ustalając okresy wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze pracodawca nie powinien uwzględniać okresów niewykonywania przez ubezpieczonego pracy, za które otrzymał on wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy bądź świadczenie z ubezpieczenia społecznego w razie choroby lub macierzyństwa. W zgłoszeniu ZUS ZSWA nie należy zatem podawać okresów pobierania przez pracownika wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego, zasiłku macierzyńskiego i zasiłku opiekuńczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego.

Trzeba też pominąć m.in. okres urlopu wychowawczego, urlopu bezpłatnego, urlopu szkoleniowego czy służby wojskowej. W tych bowiem okresach prace szczególne nie były wykonywane.

Z kolei do okresów pracy szczególnej pracodawca powinien natomiast wliczać okres urlopu wypoczynkowego (przykład).

W pozostałych do wypełnienia polach w części B pracodawca wpisuje wymiar czasu pracy, w którym wykonywana była praca w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze o podanym kodzie danego rodzaju pracy. Podaje się go w postaci ułamka zwykłego, np.: 1/1 - dla pełnego wymiaru czasu pracy, 1/2 - dla połowy pełnego wymiaru czasu pracę, 150/176 - gdy wymiar czasu pracy jest określony w godzinach.

» oświadczenie pracodawcy

Siódmy blok zgłoszenia ZUS ZSWA jest przeznaczony na złożenie przez pracodawcę oświadczenia, że dane w nim zawarte są zgodne ze stanem prawnym i faktycznym oraz że jest on świadomy odpowiedzialności karnej za zeznanie nieprawdy lub zatajenie prawdy. Należy w nim wpisać datę wypełnienia formularza oraz złożyć podpis dla potwierdzenia wiarygodności danych. Podpis składa pracodawca lub osoba przez niego upoważniona. Należy umieścić też pieczątkę zakładu pracy, o ile oczywiście pracodawca ją posiada.

Forma przekazania

Wypełnione zgłoszenie ZUS ZSWA pracodawca powinien przekazać do organu rentowego w takiej samej formie, w jakiej składa wszystkie inne dokumenty ubezpieczeniowe.

Jeżeli pracodawca jest zobowiązany do przekazywania dokumentów w formie elektronicznej, to w takiej też formie powinien przekazać informację ZUS ZSWA. Z kolei w formie papierowej pracodawca przekazuje informację ZUS ZSWA tylko jeśli jest uprawniony do takiego składania dokumentów w organie rentowym.

Kopię zgłoszenia ZUS ZSWA (oraz ewentualne korekty) pracodawca zobowiązany jest przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Taki termin wynika z art. 39 ust. 6 ustawy pomostowej.

Inne terminy na przekazanie do ZUS zgłoszenia ZUS ZSWA
Sytuacja Termin złożenia
Pracownik złożył wniosek o przyznanie emerytury pomostowej w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia wniosku pracownika o przyznanie emerytury pomostowej
Pracownik wystąpił z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej przed przekazaniem przez pracodawcę zgłoszenia ZUS ZSWA za poprzedni rok kalendarzowy w ciągu 7 dni od dnia zgłoszenia wniosku pracownika o przyznanie emerytury pomostowej płatnik przekazuje do ZUS także zgłoszenie ZUS ZSWA za poprzedni rok kalendarzowy
Nastąpiło ogłoszenie upadłości lub likwidacja płatnika nie później niż w dniu złożenia w organie rentowym dokumentu wyrejestrowania płatnika składek
Upadłość lub likwidacja płatnika nastąpiła przed przekazaniem informacji o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze za poprzedni rok kalendarzowy w ciągu 7 dni od momentu ogłoszenia upadłości lub likwidacji należy przekazać także zgłoszenie ZUS ZSWA za poprzedni rok kalendarzowy

Przykład

Pracownik jest zatrudniony jako motorniczy tramwaju. Wykonując pracę w szczególnych warunkach, w 2016 r.:

- od 18 lutego do 2 marca - przebywał na zwolnieniu lekarskim i otrzymał za ten okres wynagrodzenie chorobowe,
- od 18 lipca do 5 sierpnia oraz od 23 do 30 grudnia - korzystał z urlopu wypoczynkowego.

Z okresu pracy o szczególnym charakterze wykonywanej w 2016 r. należy wyłączyć okres od 18 lutego do 2 marca.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 19.12.2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 965 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23.10.2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych... (Dz. U. z 2016 r. poz. 222 ze zm.)

Składki ZUS - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60