W przekazywanych co miesiąc do ZUS dokumentach rozliczeniowych płatnik wykazuje nie tylko składki ubezpieczeniowe naliczone za zatrudnione osoby, ale również ewentualne przerwy w ich opłacaniu lub wypłacone świadczenia (jeśli jest uprawniony do ich wypłaty). Prawidłowe ich sporządzenie gwarantuje poprawne zapisy na kontach zarówno płatnika składek, jak i ubezpieczonych.
Za zleceniobiorcę zatrudnionego do końca lutego 2012 r. opłacaliśmy obowiązkowe składki społeczne oraz składkę zdrowotną. Wynagrodzenie za luty wypłacimy zleceniobiorcy dopiero pod koniec marca br. Z kolei od 1 marca br. osoba ta jest u nas zatrudniona jako pracownik. W jaki sposób powinniśmy ją wykazać w raportach składanych do ZUS za marzec br.?
Składki ubezpieczeniowe od wynagrodzenia wypłaconego w marcu 2012 r. z tytułu wykonanego zlecenia należy rozliczyć w raporcie ZUS RCA sporządzonym za marzec 2012 r. W kolejnym bloku tego samego raportu należy rozliczyć składki ZUS od wypłaconego w marcu wynagrodzenia z tytułu zawartej umowy o pracę.
W omawianym przypadku wynagrodzenie z tytułu wykonanej umowy zlecenia zostanie wypłacone po jej rozwiązaniu (czyli po ustaniu tytułu do ubezpieczeń). Dlatego w miesięcznym raporcie ZUS RCA składanym za marzec br. należy wykazać zleceniobiorcę z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00.
Po zakończeniu umowy zlecenia należało wyrejestrować jej wykonawcę z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA z datą od 1 marca 2012 r. Zatrudniając go z kolei na podstawie umowy o pracę, trzeba było zgłosić go do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego jako pracownika - tu: od 1 marca 2012 r., na formularzu ZUS ZUA z właściwym dla pracowników kodem tytułu ubezpieczenia 01 10. Z tym samym też kodem trzeba wykazać zatrudnioną osobę w raporcie ZUS RCA sporządzonym za marzec br. oraz rozliczyć za nią składki na poszczególne rodzaje ubezpieczeń od wynagrodzenia wypłaconego w tym miesiącu z umowy o pracę.
Jeżeli w marcu br. pracownik nie otrzyma żadnego wynagrodzenia ze stosunku pracy, wówczas za marzec należy złożyć za niego "zerowy" raport ZUS RCA (z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 X X). W takim raporcie powinno się wykazać zarówno zerowe składki na poszczególne ubezpieczenia, jak i podstawy ich wymiaru.
Od przyszłego miesiąca pracownicy będą otrzymywali premię miesięczną. Będziemy ją jednak wypłacali im raz na kwartał. Czy premię należną za każdy miesiąc powinniśmy doliczać pracownikom do podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych za dany miesiąc?
NIE. Premie miesięczne wypłacane raz na kwartał należy wliczać pracownikom do podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych w tym miesiącu, w którym zostały faktycznie wypłacone.
Dla ustalenia pracownikom podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne za dany miesiąc nie bierze się pod uwagę okresu, którego dotyczy dany składnik wynagrodzenia (tu: premia). Istotne jest to, kiedy został on faktycznie pracownikowi wypłacony bądź postawiony do jego dyspozycji. W omawianym przypadku nie ma więc znaczenia, że premie wypłacane przez pracodawcę należą się pracownikom za trzy miesiące. Ważny jest jedynie moment ich wypłaty. Dlatego też składki naliczone od wypłaconych premii należy wykazywać w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych do ZUS za miesiąc, w którym faktycznie pracodawca dokonał ich wypłaty.
W okresie od 15 do 29 lutego 2012 r. pracownik był na urlopie bezpłatnym. Jak powinniśmy wykazać okres tego urlopu w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za tego pracownika?
Przerwę w opłacaniu składek spowodowaną urlopem bezpłatnym wykazuje się z kodem przerwy 111 w jednym bloku raportu ZUS RSA. Okres tej przerwy należy wykazać w obrębie miesiąca kalendarzowego, za który składany jest ten raport. Zarówno "Data od", jak i "Data do" nie może wykraczać poza pierwszy i ostatni dzień kalendarzowy tego miesiąca.
Skoro pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym w okresie od 15 do 29 lutego 2012 r., to okres ten należy wykazać w raporcie ZUS RSA sporządzonym za luty br.
Jeśli przez pozostałe dni lutego pracownik świadczył pracę, to za luty br., oprócz raportu ZUS RSA, trzeba przekazać za niego również raport ZUS RCA. Należy w nim rozliczyć składki ubezpieczeniowe od kwoty przychodu, który pracownik uzyskał w lutym br.
Gdyby w lutym br. pracownikowi nie dokonano żadnych wypłat podlegających oskładkowaniu, wówczas w raporcie ZUS RCA, sporządzonym za ten miesiąc, należałoby wpisać zarówno zerowe składki ubezpieczeniowe, jak i podstawy ich wymiaru.
W raporcie ZUS RSA, jak i w raporcie ZUS RCA trzeba wykazać pracownika z pracowniczym kodem tytułu ubezpieczenia, tj. 01 10 X X.
Kilka dni po zatrudnieniu nowy pracownik chorował od 7 do 17 lutego br. Nie nabył on jednak prawa (ze względu na tzw. okres wyczekiwania) do wynagrodzenia chorobowego, ani zasiłku chorobowego za ten okres. Jak powinniśmy wykazać okres jego choroby w raporcie ZUS RSA?
Osobę, która przebywa na zwolnieniu lekarskim bez prawa do wynagrodzenia oraz zasiłku z tego tytułu, nieposiadającą wymaganego tzw. okresu wyczekiwania, pracodawca wykazuje w raporcie ZUS RSA, sporządzonym za miesiąc, w którym miała miejsce choroba. Jako kod przerwy podaje się wtedy 151 - jako okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku.
|
Przykład W marcu 2012 r. spółka z o.o. wypłaci pracownikowi wynagrodzenie należne za marzec 2012 r. w wysokości 3.700 zł oraz premię motywacyjną należną za: styczeń - w kwocie 230 zł, luty - w kwocie 180 zł i marzec - w kwocie 250 zł. Składki ubezpieczeniowe za marzec br. spółka powinna naliczyć pracownikowi od sumy wszystkich wypłat dokonanych mu w tym miesiącu, czyli od podstawy w wysokości 4.360 zł (3.700 zł + 230 zł + 180 zł + 250 zł). Naliczone składki wykaże w raporcie miesięcznym ZUS RCA sporządzonym za pracownika za marzec 2012 r., czyli za miesiąc, w którym wypłacono świadczenia. |
| ||||||||||||
|
||||||||||||
