Rozliczenie składek ZUS oraz wypłaconych przez płatnika w tym samym miesiącu zasiłków podlegających zaliczeniu na poczet składek następuje w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. Deklarację rozliczeniową oraz imienne raporty miesięczne (ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA) płatnik składek przekazuje bezpośrednio do wskazanej przez ZUS jednostki organizacyjnej - w terminie ustalonym dla rozliczania składek (art. 46 ust. 1-3 ustawy o sus). W razie stwierdzenia we własnym zakresie lub przez ZUS nieprawidłowości w ww. dokumentach, płatnik składek jest zobowiązany złożyć korekty w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe informacje.
Przepisy ustawy o sus w art. 41 ust. 7a i 7b wskazują terminy na złożenie dokumentów rozliczeniowych korygujących, które wynoszą:
Zwracamy uwagę! Od 1 stycznia 2015 r. płatnik składek nie ma już obowiązku sprawdzania prawidłowości danych w przekazanych do ZUS imiennych raportach miesięcznych dotyczących danego roku kalendarzowego. Przepis art. 41 ust. 7 ustawy o sus nakładający taki obowiązek został uchylony ustawą z dnia 7 listopada 2014 r. o ułatwieniu wykonywania działalności gospodarczej (Dz. U. poz. 1662). Tym samym do 30 kwietnia br. pracodawcy nie muszą już sprawdzać prawidłowości danych w przekazanych do ZUS dokumentach rozliczeniowych za 2014 r., a w konsekwencji nie ma już sankcji w postaci grzywny w stosunku do płatników, którzy tego nie uczynią. Oczywiście w razie stwierdzenia nieprawidłowości w przekazanych do ZUS dokumentach rozliczeniowych nadal należy sporządzać korekty tych dokumentów w terminach wskazanych powyżej.
Sporządzając korektę dokumentów rozliczeniowych należy mieć na uwadze następujące zasady:
1) komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących składa się z imiennych raportów miesięcznych, w których wystąpiły nieprawidłowości, dołączonych do deklaracji rozliczeniowej zawierającej dane dotyczące wszystkich ubezpieczonych, za których istniał obowiązek rozliczania składek i świadczeń za dany miesiąc;
2) w przypadku gdy płatnik stwierdzi nieprawidłowości wyłącznie w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, nie składa imiennych raportów miesięcznych (art. 47 ust. 3a ustawy o sus);
Przykład |
Pracodawca w marcu br. spostrzegł, że w styczniu br. za pracowników rozliczył składki na Fundusz Pracy i FGŚP od zaniżonych podstaw wymiaru. Z uwagi na to, że zarówno składki na Fundusz Pracy, jak i na FGŚP wykazywane są wyłącznie w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, pracodawca przekazał do ZUS tylko korektę deklaracji rozliczeniowej za styczeń br. oznaczając ją odpowiednio identyfikatorem 02 01 2015 (przyjmując, że jest to pierwsza korekta deklaracji za ten miesiąc).
3) sporządzając korekty imiennych raportów miesięcznych oznacza się je tym samym numerem identyfikacyjnym, co deklarację rozliczeniową korygującą, do której zostały dołączone;
Przykład |
Przyjmujemy założenia z poprzedniego przykładu i dodatkowo, że pierwszą korektę deklaracji ZUS DRA pracodawca przekazał do ZUS w marcu br.
Na początku kwietnia br. pracodawca stwierdził, że w styczniu br. nieprawidłowo ustalił podstawę wymiaru składek ZUS dla jednego pracownika (zaniżył jej wysokość). A zatem ponownie złożył korektę dokumentów rozliczeniowych za styczeń br., oznaczając zarówno deklarację ZUS DRA, jak i załączony do niej raport ZUS RCA identyfikatorem 03 01 2015.
4) nie koryguje się danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym w przypadku stwierdzenia we własnym zakresie lub przez ZUS różnicy w podstawie wymiaru składek w wysokości nieprzekraczającej 2,20 zł (zasady tej nie stosuje się w sytuacji, gdy podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota - art. 41 ust. 6a i 6b ustawy o sus);
5) imienne raporty miesięczne za danego ubezpieczonego koryguje się w ramach raportu danego typu, tj. odrębnie raporty składkowe i odrębnie raporty świadczeniowe.
Przykład |
Spółka w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za luty 2015 r. wykazała pracownika w jednym bloku raportu ZUS RCA oraz w jednym bloku raportu ZUS RSA. Na początku kwietnia br. stwierdziła, że zaniżyła podstawę wymiaru składek ZUS tego pracownika za luty br. Komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących za luty 2015 r. będzie składał się z raportu ZUS RCA, w którym pracodawca wykaże pracownika z rozliczonymi składkami naliczonymi od prawidłowych podstaw wymiaru oraz z deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, w której uwzględni pełne rozliczenie składek i wypłaconych świadczeń, biorąc przy tym pod uwagę zmiany wynikające z korekty raportu ZUS RCA. Pracodawca nie sporządza korekty raportu ZUS RSA, w którym pracownik został wykazany prawidłowo. Przyjmując, że jest to pierwsza korekta dokumentów rozliczeniowych za luty 2015 r., zarówno raport ZUS RCA, jak i deklaracja ZUS DRA powinny być oznaczone identyfikatorem 02 02 2015.
Korekty raportu składkowego (ZUS RCA lub ZUS RZA) dokonuje się w ramach danego 6-znakowego kodu tytułu ubezpieczenia. W przypadku złożenia dwóch raportów składkowych z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia należy złożyć właściwy raport i oznaczyć go jako korygujący. Jeśli płatnik przekazał raport składkowy za osobę, za którą nie powinien być sporządzony ten raport, powinien go skorygować do zera, tzn. wypełnić nowy raport wpisując w polach dotyczących podstaw wymiaru i kwot składek wartość "0,00".
Wycofanie raportu świadczeniowego (ZUS RSA) za danego ubezpieczonego następuje w ramach danego 6-znakowego kodu tytułu ubezpieczenia poprzez wpisanie: danego kodu tytułu ubezpieczenia, danego kodu świadczenia/przerwy, "0" w polu liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat, okresu takiego samego jak na wycofywanym raporcie, pole "kwota" należy pozostawić puste lub wpisać "0,00".
W przypadku złożenia kilku raportów świadczeniowych za danego ubezpieczonego z danym kodem tytułu ubezpieczenia, ale z różnymi kodami świadczenia/przerwy i koniecznością:
Przykład |
Pracodawca w raporcie ZUS RSA za luty br. wykazał pracownika A z kodem 313 - zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego, okresem za który wypłacił to świadczenie, liczbą dni zasiłkowych, kwotą zasiłku. W kwietniu br. stwierdził, że przez pomyłkę w raporcie ZUS RSA za luty wykazał pracownika A (który nie chorował), zamiast pracownika B. Pracodawca korygując raport ZUS RSA powinien, odpowiednio w jednym bloku raportu wycofać dane pracownika A, który w lutym br. nie chorował, natomiast w drugim bloku wykazać dane pracownika B, który faktycznie był niezdolny do pracy. Zatem w korygującym raporcie ZUS RSA pracodawca powinien:
Korygujący raport ZUS RSA pracodawca dołączy do deklaracji rozliczeniowej oznaczając ww. dokumenty identyfikatorem 02 02 2015.
Zwracamy uwagę! Zgodnie z art. 48b ust. 2 ustawy o sus, ZUS może z urzędu korygować błędy stwierdzone w deklaracji rozliczeniowej i imiennych raportach miesięcznych.
|