Dodatkowe oświadczenia i informacje przy pracy zdalnej

Od 7 kwietnia 2023 r. wykonywanie pracy zdalnej odbywa się na warunkach określonych w przepisach Kodeksu pracy. Normują one m.in. obowiązki dokumentacyjne pracodawcy dotyczące podjęcia przez pracownika pracy w formie zdalnej. W związku z wdrożeniem tej pracy pracodawca musi przekazać określone informacje, a pracownik złożyć pewne oświadczenia.

Informacja o osobach do kontaktu

Ustalenia w sprawie wykonywania pracy zdalnej mogą mieć miejsce na etapie podpisywania umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia. W pierwszym przypadku strony już w tej umowie wskazują, że ma ona być wykonywana zdalnie. Ponieważ podjęcie pracy wiąże się z obowiązkiem przekazania pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia, w przypadku gdy strony zawarły umowę o pracę zdalną, informacja ta, zgodnie z art. 67²¹ K.p., powinna zawierać:

• określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną,
• wskazanie osoby lub organu reprezentującego pracodawcę, odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu jej świadczenia.

Jeżeli praca zdalna jest podejmowana w trakcie zatrudnienia, wymienione dane powinny być przekazane pracownikowi w formie osobnej informacji.

Określenie warunków kontroli

Okazjonalna praca zdalna, uregulowana w art. 67³³ K.p., jest najmniej sformalizowanym trybem świadczenia pracy w sposób zdalny.

Wniosek pracownika o okazjonalną pracę zdalną w żadnym wypadku nie jest wiążący dla pracodawcy, ale jeżeli go uwzględni, konieczne będzie dopełnienie określonych formalności. Dotyczą one m.in. wymogu ustalenia przez strony zasad przeprowadzania kontroli wykonywania pracy zdalnej, kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Poczynienie takich ustaleń (najlepiej w postaci papierowej lub elektronicznej) jest niezbędne dla wdrożenia indywidualnej pracy zdalnej. Nie jest natomiast konieczne określanie warunków wykonywania tej pracy w innych aktach typu indywidualne porozumienie z pracownikiem w sprawie pracy zdalnej czy regulamin pracy zdalnej. Nie ma też przeszkód, aby pracodawca opracował wewnętrzne, zakładowe zasady występowania z wnioskiem o tego rodzaju pracę zdalną.

Zastosowanie w indywidualnych przypadkach okazjonalnej pracy zdalnej nie zwalnia jednak pracodawcy od obowiązku przeprowadzenia oceny ryzyka zawodowego na stanowisku pracy zdalnej (co dotyczy każdego przypadku pracy zdalnej). Z realizacją tego obowiązku są związane kolejne wymogi dokumentacyjne.

Informacja o bhp i ochronie danych

Przed rozpoczęciem wykonywania pracy zdalnej pracodawca jest zobowiązany do zapoznania pracownika z przeprowadzoną oceną ryzyka zawodowego na stanowisku pracy zdalnej oraz z informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Pracownik musi potwierdzić w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z ww. oceną ryzyka zawodowego oraz z informacją dotyczącą zasad bhp przy pracy zdalnej oraz zobowiązać się do ich przestrzegania (art. 67³¹ § 6 K.p.).

Ponadto wymagane jest, aby pracownik złożył oświadczenie (w postaci papierowej lub elektronicznej) zawierające potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy. Zgodnie z art. 67³¹ § 7 K.p. dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez niego tego oświadczenia (patrz ramka).

Z podjęciem pracy zdalnej - bez względu na to, czy jest to praca na dłużej czy okazjonalna - wiąże się kolejny obowiązek pracodawcy. Na potrzeby wykonywania pracy zdalnej musi on bowiem określić procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzać, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie. Powyższe wynika z art. 67²⁶ K.p., który stanowi również, że pracownik świadczący pracę zdalnie powinien potwierdzić w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się ze wspomnianymi procedurami oraz zobowiązać się do ich przestrzegania.

Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego, informacją o zasadach bhp oraz procedurą ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej