Dłuższy urlop po uzupełnieniu dokumentów

Prawo do urlopu wypoczynkowego oraz jego wymiar są bezpośrednio powiązane z kryterium stażowym. Długość urlopowego wypoczynku zależy od posiadanego przez pracownika okresu pracy i tzw. okresów zaliczalnych. Osiągnięcie określonego w prawie pracy pułapu stażowego obliguje pracodawcę do podwyższenia wymiaru urlopu i to nawet wtedy, gdy udokumentowanie stażu urlopowego nastąpiło z opóźnieniem.

Dłuższa praca to dłuższy urlop

Pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego, którego wymiar zależy w pierwszej kolejności od dotychczasowych okresów zatrudnienia. Przy stażu pracy poniżej 10 lat wymiar urlopu wynosi 20 dni, a po osiągnięciu co najmniej 10-letniego okresu zatrudnienia wzrasta do 26 dni (art. 154 K.p.).

Staż urlopowy, na który składają się przede wszystkim okresy zatrudnienia w ramach stosunku pracy, może być powiększony o tzw. okresy zaliczalne, tj. okresy, które są uwzględniane w stażu pracy ustalanym dla potrzeb urlopowych na mocy przepisów Kodeksu pracy lub ustaw odrębnych. Do najczęściej spotykanych okresów zaliczalnych należą okresy pobierania nauki (w zakresie czasowym ustalonym w art. 155 K.p.), służby wojskowej czy pobierania zasiłku dla bezrobotnych. Do stażu urlopowego wlicza się również okres zatrudnienia w zakładzie pracy, który został przejęty przez pracodawcę na zasadach określonych w art. 23¹ K.p. lub na mocy innego następstwa prawnego.

Pracodawca ustala prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego oraz jego wymiar na podstawie dokumentów poświadczających fakt zatrudnienia i czas jego trwania. Podstawowym dokumentem, który w polskim prawie pracy potwierdza okresy zatrudnienia, jest świadectwo pracy.

Bez dokumentów nie ma urlopu

Świadectwo pracy jest bardzo ważnym dokumentem, zarówno z punktu widzenia pracownika jak i pracodawcy. To na podstawie danych zamieszczanych w tym świadectwie ustala się wiele uprawnień ze stosunku pracy oraz okresy pracy, które mają wpływ na te uprawnienia. Przy czym pracodawca może uwzględnić okresy zatrudnienia opierając się nie tylko na świadectwach pracy, ale również na innych dokumentach. Obowiązujące przepisy nie wskazują bowiem wprost dowodów właściwych dla potwierdzania okresów pracy.

Osoba dokumentująca staż może przedłożyć obok świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy wszelkie inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia. Na taką możliwość wskazuje § 1 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894). Jeżeli chodzi o potwierdzenie okresów pracy odbytych za granicą, przydatne są wszelkie dokumenty potwierdzające wykonywanie pracy u pracodawcy zagranicznego - wystawione zgodnie z miejscowym prawem w celu poświadczenia okresów wykonywania pracy. Przykładowo, w razie zatrudnienia w Wielkiej Brytanii dokumentem potwierdzającym ten fakt mogą być odcinki płacowe, tzw. "payslipy".

Rodzaj przedkładanych przez pracownika dokumentów potwierdzających staż jest więc mniej istotny - ważne jest, aby na ich podstawie pracodawca w sposób niebudzący wątpliwości mógł ustalić przepracowane okresy. Jak wyjaśnił Sąd Najwyższy w uzasadnieniu do wciąż aktualnej uchwały z dnia 27 lutego 1985 r. (sygn. akt III PZP 6/85) pracownik "(...) nie może skutecznie domagać się udzielenia mu zwiększonego urlopu bez przedstawienia w zakładzie pracy zaświadczenia (...)." Potwierdzenie stażu pracy określonymi dokumentami jest więc konieczne. Uwzględnienie w stażu pracy branym pod uwagę m.in. przy ustalaniu wymiaru urlopu, okresów zatrudnienia wykazanych jedynie w oświadczeniu pracownika, jest bowiem obarczone ryzykiem przyznania pracownikowi nieuprawnionego świadczenia.

Do stażu urlopowego nie wlicza się okresów pracy w ramach własnej działalności gospodarczej oraz na podstawie umów cywilnoprawnych.

Prawo do urlopu niezależne od wniosku

Skorzystanie z uprawnień urlopowych zależy tylko od dwóch przesłanek - posiadania statusu pracownika w rozumieniu Kodeksu pracy i odpowiedniego stażu pracy. Jeżeli te dwa warunki są spełnione, prawo do urlopu powstaje samoistnie, bez potrzeby wykazywania inicjatywy przez pracodawcę czy pracownika. Od wniosku pracownika i zgody pracodawcy zależy jedynie termin wykorzystania urlopu, natomiast samo prawo do urlopu powstaje z chwilą uzyskania przez pracownika odpowiedniego okresu zatrudnienia. Pracodawca nie ma więc wpływu na zaistnienie prawa do urlopu - z chwilą dostarczenia dokumentów potwierdzających staż może on tylko uznać fakt posiadania przez pracownika prawa do urlopu w określonym wymiarze. W tym celu pracownik powinien zadbać o właściwe udokumentowanie uprawnień urlopowych. W niektórych przypadkach następuje to jednak z pewnym opóźnieniem, nawet kilkuletnim. Powstaje wówczas pytanie, od którego momentu pracodawca powinien akceptować wyższy wymiar urlopu wynikający z tych dokumentów - od dnia, w którym pracownik obiektywnie osiągnął ten wyższy wymiar czy od dnia uzupełnienia przez niego dokumentacji.

Sąd Najwyższy w uzasadnieniu do przywołanej już uchwały uznał, że pracownik "(...) nabył prawo do zwiększonego urlopu w okresie pozostawania w stosunku pracy, lecz urlopu tego nie mógł wykorzystać, ponieważ nie przedstawił wymaganego dowodu dla uzyskania wymienionego świadczenia. Złożenie tego dowodu w późniejszym okresie wywołuje jedynie ten skutek, iż zainteresowany może się domagać urlopów, do których prawo nie uległo przedawnieniu. (...)".

Ustalenia poczynione we wskazanej uchwale znajdują potwierdzenie w późniejszym piśmiennictwie z zakresu prawa pracy, gdzie w przeważającej części akceptuje się pogląd, iż pracodawca ma obowiązek uwzględnienia dokumentów potwierdzających staż pracy pracownika. Jeżeli wpływają one na wymiar urlopu, konieczne jest zweryfikowanie uprawnień urlopowych pracownika, począwszy od momentu, w którym osiągnął on wyższy wymiar urlopu. Pracownik zaś nabywa prawo do tych urlopów, które nie zostały jeszcze przedawnione.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.)