Udzielenie czasu wolnego za pracę w zwykłym dniu harmonogramowo wolnym od pracy

Pracownik pełnoetatowy zatrudniony w systemie równoważnego czasu pracy wykonywał dodatkowo pracę w zwykłym dniu harmonogramowo wolnym od pracy w wymiarze 8 godzin. Następnie w zamian za tę pracę złożył wniosek o udzielenie mu innego dnia wolnego, w którym planowana dniówka wynosiła 6 godzin. Jak powinniśmy w tej sytuacji rozliczyć jego czas pracy?

Stosownie do art. 147 K.p., w przyjętym okresie rozliczeniowym pracownik powinien mieć zapewnioną łączną liczbę dni wolnych od pracy odpowiadającą co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy przypadających w tym okresie. Ponadto rozkład pracownika zatrudnionego w systemie równoważnego czasu pracy, w wyniku planowania dłuższych niż 8-godzinna dniówek, może przewidywać dodatkowe, tzw. zwykłe dni harmonogramowo wolne od pracy, co jest skutkiem równoważenia przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy, w ramach okresu rozliczeniowego. 

W stanowisku udostępnionym naszemu Wydawnictwu 28 października 2016 r. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej podkreśliło, że: "(...) Pojęcie doby (określanej jako doba pracownicza) ma także wpływ na pojęcie dnia wolnego od pracy, przez który należy rozumieć kolejne 24 godziny przypadające bezpośrednio po zakończeniu doby, w której pracownik świadczył pracę. (...)".

Przepisy nie przewidują jednak obowiązku udzielenia pracownikowi innego (całego) dnia wolnego za pracę w takim dniu, jak ma to miejsce w przypadku pracy w dniu wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 151³ K.p.), a także w zamian za pracę w niedziele i święta (art. 151¹¹ K.p.). Przy czym, w tym drugim przypadku, w razie braku możliwości udzielenia pracownikowi dnia wolnego w terminie określonym odpowiednio w tym przepisie, pracownik ma roszczenie o wypłatę 100% dodatku do wynagrodzenia.

Zwracamy uwagę! Praca w zwykłym dniu harmonogramowo wolnym od pracy pracownika z pytania jest pracą pozarozkładową i skutkuje powstaniem godzin nadliczbowych. Pierwsze 8 godzin takiej pracy to nadgodziny średniotygodniowe, które powstają w wyniku przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym i które ustala się z upływem okresu rozliczeniowego. Może zdarzyć się jednak, że praca rozpocznie się jeszcze w trakcie trwania (roboczej) doby pracowniczej rozpoczętej w dniu poprzednim generując nadgodziny dobowe, które stwierdza się na bieżąco.

Pracownik zatrudniony w systemie równoważnego czasu pracy, w środę 2 lipca br. miał zaplanowaną pracę od 8⁰⁰ do 20⁰⁰ (12 godz.), a w czwartek 3 lipca br. - zwykły dzień harmonogramowo wolny od pracy (WH). Z uwagi na szczególne potrzeby pracodawcy, w czwartek pracownik wykonywał pracę od 7⁰⁰ do 15⁰⁰ (8 godz.). Ponieważ pierwsza godzina pozarozkładowej pracy (od 7⁰⁰ do 8⁰⁰ w czwartek) przypadła w środowej dobie pracowniczej, która trwała od 8⁰⁰ w środę do 8⁰⁰ w czwartek, stanowi ona pracę w godzinach nadliczbowych dobowych. Pozostałe 7 godzin pozarozkładowej pracy (od 8⁰⁰ do 15⁰⁰ w czwartek) z upływem okresu rozliczeniowego pracodawca rozliczy jako nadgodziny z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Za pracę nadliczbową, oprócz normalnego wynagrodzenia, pracownik ma prawo do dodatku w wysokości i na zasadach określonych w art. 151¹ K.p. Zamiast rekompensaty w postaci dodatku pracodawca, zgodnie z art. 151² K.p., może udzielić pracownikowi czasu wolnego od pracy:

• w tym samym wymiarze (jedna godzina czasu wolnego rekompensuje jedną godzinę nadliczbową) - na pisemny i niewiążący wniosek pracownika; w publikacji Państwowej Inspekcji Pracy z 2024 r. pt. "Nadgodziny w praktyce", dostępnej na stronie internetowej www.pip.gov.pl Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśniła, że: "(...) Odbiór czasu wolnego na wniosek pracownika może nastąpić poza okresem rozliczeniowym, w którym te nadgodziny wystąpiły. Pracownik musi jednak pamiętać, że wniosek taki musi złożyć pracodawcy przed terminem płatności wynagrodzenia za miesiąc, w którym nadgodziny wystąpiły. Jeżeli tego nie uczyni, pracodawca będzie zobligowany do wypłacenia mu wynagrodzenia wraz z dodatkiem. (...)",
• w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych - z inicjatywy pracodawcy (bez obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy), najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego; w doktrynie podkreśla się, że: "(...) w taki sposób może zostać zrekompensowana jedynie praca stanowiąca przekroczenie dobowego czasu pracy. Nadgodziny średniotygodniowe rozliczane są po zakończeniu okresu rozliczeniowego, zatem nie ma możliwości ich zrekompensowania w ten sposób. (...)" (por. K. Stefański w: Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 94-304⁵, wyd. VI, red. K. W. Baran, Warszawa 2022, art. 151², źródło: SIP Lex).

Biorąc pod uwagę przypadek z pytania, udzielenie czasu wolnego w wymiarze 6 godzin (cały dzień roboczy) zrekompensowałoby 6 z 8 przepracowanych nadgodzin, co oznacza, że pozostałe 2 godziny stanowiące nadpracowanie wymiaru, należałoby zrekompensować np. odpowiednim dodatkiem. Trzeba jednak zwrócić uwagę, że jeżeli praca ponadwymiarowa w całości (8 godz.) miała miejsce w zwykłym dniu harmonogramowo wolnym od pracy, wygenerowała nadgodziny średniotygodniowe, natomiast jeśli rozpoczęła się w czasie trwania poprzedniej doby, w której była zaplanowana praca i zakończyła w wymienionym dniu wolnym, wygenerowała nadgodziny dobowe i średniotygodniowe. Z pytania nie wynika ponadto, czy - zgodnie z wnioskiem pracownika - udzielenie czasu wolnego za tę pracę ma/miało nastąpić w tym samym, czy w kolejnym okresie rozliczeniowym. Jeśli w tym samym, to (biorąc pod uwagę ww. stanowisko doktryny), możliwe będzie/było udzielenie czasu wolnego tylko na nadgodziny dobowe (jeśli wystąpiły), gdyż średniotygodniowe można będzie/można było ustalić z jego upływem.

Przyjmujemy dane z poprzedniego przykładu oraz zakładamy, że pracownik jest objęty jednomiesięcznym okresem rozliczeniowym. Za pracę wykonaną w czwartek 3 lipca br. od 7⁰⁰ do 15⁰⁰ (8 godz.) pracownik zawnioskował o udzielenie mu czasu wolnego 18 lipca br. w wymiarze 8 godzin (tyle wynosi jego dniówka w tym dniu). Pracodawca nie będzie mógł udzielić rekompensaty za 8 godzin pracy, lecz tylko za jedną - pierwszą godzinę pracy nadliczbowej, która przypadała od 7⁰⁰ do 8⁰⁰ (nadgodzina dobowa). Pozostałe 7 godzin czwartkowej pracy (od 8⁰⁰ do 15⁰⁰) to nadgodziny średniotygodniowe, które pracodawca ustali dopiero z upływem okresu rozliczeniowego (lipca br.), za które pracownik nabędzie prawo do 100% dodatku.

Udzielenie czasu wolnego za pracę w ramach ww. nadgodzin średniotygodniowych byłoby możliwe w kolejnym okresie rozliczeniowym np. w sierpniu br., pod warunkiem jednak, że pracownik przedłożyłby pracodawcy stosowny wniosek przed terminem wypłaty wynagrodzenia za lipiec br.