Czas pracy w zagranicznej podróży służbowej

Czy występują różnice w rozliczeniu zagranicznej podróży służbowej pracownika zatrudnionego w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy?

Różnice mogą wystąpić tylko w zakresie rozliczania czasu pracy. Świadczenia z tytułu podróży powinny pozostawać na takim samym poziomie.

Podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością stanowiącą siedzibę pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy (art. 77⁵ § 1 K.p.). Pracownikom odbywającym podróż służbową przysługują świadczenia z tytułu tej podróży. Stanowią one zwrot kosztów poniesionych przez pracownika w związku z wykonywaniem powierzonego zadania i jako takie nie mogą podlegać różnicowaniu ze względu na wymiar zatrudnienia pracownika.

Pracodawcy niebędący państwowymi lub samorządowymi jednostkami sfery budżetowej mogą samodzielnie ustalać warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych wprowadzając odpowiednie regulacje do układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania albo do umowy o pracę (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalania regulaminu wynagradzania).

Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju dla pracowników państwowej albo samorządowej jednostki sfery budżetowej (art. 77⁵ § 4 K.p.).

Pracodawca, który nie uregulował tej problematyki w przepisach wewnętrznych bądź w umowie o pracę, powinien wypłacać pracownikom należności na pokrycie kosztów podróży służbowej na podstawie przepisów rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, odpowiednio:

• na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.),
   
• poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

Podróż służbowa obejmuje czas dojazdu do miejsca wykonania zadania, czas wykonywania zadania oraz czas powrotu do stałego miejsca zatrudnienia lub innego miejsca wyznaczonego przez pracodawcę (najczęściej miejsca zamieszkania pracownika).

Jeśli chodzi o podróż zagraniczną, to jej czas liczy się zgodnie z rozporządzeniem z dnia 19 grudnia 2002 r. w zależności od środków komunikacji przy podróży:

• lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,
   
• lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
   
• morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Czas spędzony w podróży służbowej nie jest jednak w całości zaliczany do czasu pracy. Jak wynika z orzecznictwa Sądu Najwyższego, czas podróżowania (przemieszczania się) do miejsca delegowania i z powrotem, nie jest czasem pracy, chyba że przypada na godziny rozkładowe pracownika. W wyroku z dnia 4 lipca 1978 r. (sygn. akt I PR 45/78, PiZS 1979/10/76) Sąd Najwyższy orzekł, że podczas jazdy pracownik w zasadzie nie świadczy pracy i nie pozostaje w dyspozycji pracodawcy, chyba że wykonuje równocześnie pracę (np. kierowca). Podobnie, jeżeli chodzi o okresy przypadające przed lub po zakończeniu wykonywania czynności (np. odpoczynku).

Za czas podróżowania przypadającego poza godzinami pracy, pracownikowi nie przysługuje ani wynagrodzenie, ani czas wolny od pracy. Jeżeli po zużyciu na podróż służbową całego swojego "czasu pracy" pracownik wykonuje jeszcze jakąś pracę, przysługuje mu za nią wynagrodzenie i dodatek za pracę nadliczbową.

W świetle powyższego, dla oceny, który przedział czasowy należy pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową zaliczyć do czasu pracy, należy się posłużyć obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Pracodawca rozliczający podróże według rozporządzeń w sprawie podróży służbowych wysłał dwóch pracowników w celu wykonania zadania do Berlina. Pierwszy z nich pracuje w pełnym wymiarze (od poniedziałku do piątku od 7⁰⁰ do 15⁰⁰), a drugi na 1/2 etatu (od poniedziałku do piątku od 7⁰⁰ do 11⁰⁰). Pracownicy podróżowali samolotem z lotniska znajdującego się w mieście zatrudnienia. Wylot nastąpił w poniedziałek o 9⁰⁰, przy czym do miejsca docelowego dotarli o 11⁰⁰. Lądowanie w drodze powrotnej nastąpiło o 15⁰⁰ we wtorek. Pracodawca zakupił pracownikom bilety na przelot oraz zapewnił noclegi. Pracownicy wykonywali powierzone im czynności w dniu przylotu do Berlina bezpośrednio po dotarciu do miejsca docelowego do godziny 16⁰⁰ i następnego dnia od 7⁰⁰ do 11⁰⁰.

Pracownicy przebywali w zagranicznej podróży służbowej przez taki sam okres, tj. 1 pełną dobę i 6 godzin (od 9⁰⁰ w poniedziałek do 15⁰⁰ we wtorek). Każdy z nich otrzymał 1 i 1/3 diety w wysokości 56 euro (42 euro x 1 + 42 euro x 1/3) oraz ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do portu lotniczego, a także na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

W obu przypadkach do czasu pracy pracowników zakwalifikowano cały okres przejazdu i okres pracy w pierwszym dniu (od 9⁰⁰ do 16⁰⁰). Natomiast w drugim dniu pracownikowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze zaliczono do czasu pracy zarówno czas wykonywania zadania, jak i czas do zakończenia podróży (od 7⁰⁰ do 15⁰⁰), gdyż w całości mieścił się w dniówce rozkładowej. Z kolei drugiemu z pracowników zaliczono jedynie czas wykonywania pracy (od 7⁰⁰ do 11⁰⁰), gdyż podróż powrotna (przejazd na lotnisko i przelot) przypadała po godzinach rozkładowych.

Wyjaśniamy także, że czasu podróży służbowej odbywanej w dniu wolnym od pracy nie zalicza się do czasu pracy, chyba że pracownik wykonywał zadanie, a więc świadczył pracę. Jak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 23 czerwca 2005 r. (sygn. akt II PK 265/04, OSNP 2006/5-6/76): "Czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej oraz czas pobytu w tej miejscowości nie są pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 K.p.), lecz w zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy podlegają wliczeniu do jego normy (nie mogą być od niej odliczone), natomiast w zakresie wykraczającym poza rozkładowy czas pracy mają w sferze regulacji czasu pracy i prawa do wynagrodzenia doniosłość o tyle, o ile uszczuplają limit gwarantowanego pracownikowi czasu odpoczynku.".