Wykreślenie z księgi błędnie ujętych w niej kosztów

We wrześniu 2019 r. ująłem w podatkowej księdze przychodów i rozchodów wydatek, który dotyczy reprezentacji. Błąd stwierdziłem w grudniu 2019 r. Jak i kiedy mam skorygować zapisy w podatkowej księdze?

W tym przypadku konieczna jest korekta zapisów zmniejszająca koszty. Korekty należy dokonać w okresie, kiedy wydatek błędnie został ujęty w podatkowej księdze.

Prowadzenie księgi

Wykonując działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach określonych w ustawie o PIT, w celu ustalenia dochodu do opodatkowania podatnik musi prowadzić ewidencję księgową, np. w postaci podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Warunkiem do uznania, że ta księga stanowi dowód pozwalający na określenie zobowiązania podatkowego, jest jej prowadzenie zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r. poz. 728 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem.

Podatnik jest więc zobligowany prowadzić księgę rzetelnie, co oznacza, że dokonywane w niej zapisy muszą odzwierciedlać stan rzeczywisty (§ 11 ust. 3 rozporządzenia). Dopuszcza się wprawdzie wystąpienie pewnych nieprawidłowości, które nie mają wpływu na rzetelność księgi (§ 11 ust. 4 rozporządzenia), ale zasadniczo chodzi tu o pomyłki i niezamierzone błędy podatnika, które nie zostały ujawnione i odpowiednio skorygowane do momentu kontroli podatkowej.

W podatkowej księdze należy zatem wykazywać przychody i koszty uzyskania przychodów związane z prowadzoną działalnością. Natomiast nie mogą być w niej ujmowane wydatki, które nie są kosztami uzyskania przychodów.

Kwalifikacja podatkowa kosztów

Na gruncie art. 22 ust. 1 updof przyjmuje się, że dany koszt stanowi koszt uzyskania przychodów, gdy spełnionych jest łącznie kilka warunków. Zatem, taki koszt, poza tym, że nie może być wymieniony w art. 23 ust. 1 updof, powinien być:

• poniesiony przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
   
• poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia tego źródła przychodów, jakim jest działalność gospodarcza,
   
• definitywny (tzn. jego wartość nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona).

Art. 23 ust. 1 updof zawiera wykaz kosztów, które z mocy ustawy nie są uważane za koszty uzyskania przychodów. Przy czym analiza tego przepisu wskazuje, że wśród wymienionych w nim kosztów można wyróżnić takie, które:

• bezwzględnie nie są uważane za koszty podatkowe (np. koszty reprezentacji - art. 23 ust. 1 pkt 23 updof), 
   
• co do zasady nie stanowią kosztów podatkowych, ale mogą być ujmowane do tych kosztów, w razie spełnienia określonych warunków (np. odpisy aktualizujące wartość należności wykazanych uprzednio jako przychód, których nieściągalność została uprawdopodobniona - art. 23 ust. 1 pkt 21 updof),
   
• podlegają wykluczeniu z kosztów podatkowych w następstwie zaistnienia określonych ustawowo zdarzeń (np. wartość rzeczowych składników majątku niezaliczonych do środków trwałych, o ile są używane m.in. na cele osobiste podatnika - art. 23 ust. 1 pkt 49 updof).

Poprawa stwierdzonych błędów

W przypadku ujawnienia, że w podatkowej księdze błędnie wpisano koszty niekwalifikujące się do kosztów uzyskania przychodów, zachodzi konieczność skorygowania tych zapisów. Trzeba przy tym kierować się § 12 ust. 2 rozporządzenia, który stanowi, że błędy stwierdzone w zapisach księgowych dokonanych w podatkowej księdze poprawia się poprzez:

• skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki lub
   
• wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów, przy czym zapisów zmniejszających przychody lub koszty dokonuje się ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.

Korekty zmniejszającej koszty ujęte w podatkowej księdze o wartość kosztów niestanowiących kosztów podatkowych, należy dokonać w odniesieniu do okresu, w którym taki nieuprawniony koszt został zaksięgowany. Wynika to z faktu, że koszt taki został niezasadnie ujęty w kosztach podatkowych. W takim przypadku nie ma zastosowania zasada korekty kosztów określona w art. 22 ust. 7c updof, gdyż odnosi się ona do korekty kosztów stanowiących koszty uzyskania przychodów.