Sporządzenie i wycena spisu z natury

Do obowiązków przedsiębiorcy, który rozlicza podatek dochodowy z prowadzonej działalności gospodarczej na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, należy m.in. zamknięcie księgi na koniec roku podatkowego. Wiąże się to z podsumowaniem zapisów dokonanych w księdze oraz sporządzeniem spisu z natury, jego wyceną i wpisaniem go do księgi.

Przygotowanie spisu

Prowadzący księgę podatkową mają obowiązek sporządzić spis z natury m.in. na koniec roku podatkowego (§ 27 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów). Podatnicy nie mają obowiązku informowania urzędu skarbowego o zamiarze przygotowania spisu z natury, bez względu na jaki dzień zostanie on przeprowadzony. Spis ten nie podlega również przekazaniu do urzędu skarbowego. Dla przedsiębiorców, którzy będą kontynuowali prowadzenie księgi podatkowej w kolejnym roku podatkowym, spis z natury sporządzony na dzień 31 grudnia poprzedniego roku podatkowego jest spisem początkowym, przygotowanym na dzień 1 stycznia nowego roku podatkowego. Oznacza to, że końcowy spis z natury na dzień 31 grudnia 2019 r. jest początkowym spisem z natury na dzień 1 stycznia 2020 r.

W spisie z natury wykazuje się ilościowo i wartościowo stan towarów składających się na majątek przedsiębiorstwa. Obejmuje on należące do podatnika (także znajdujące się poza zakładem w dniu sporządzenia spisu): towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady.

Towary obce, które znajdują się w zakładzie podatnika na dzień przygotowania spisu z natury, również obejmuje się tym spisem. Wykazuje się je podając, czyją stanowią własność jedynie ilościowo (ze względu na to, że nie podlegają one wycenie). W przypadku księgarń i antykwariatów księgarskich spisem z natury można obejmować jedną pozycją wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne. Prowadzący działalność kantorową spisem tym obejmują niesprzedane wartości dewizowe. W przypadku działów specjalnych produkcji rolnej spisem z natury trzeba objąć niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy.

Spis z natury powinien być sporządzony w sposób staranny i trwały oraz zakończony i zaopatrzony w podpisy osób uczestniczących w spisie. Należy zawrzeć w nim co najmniej dane wskazane w § 28 ust. 2 rozporządzenia, czyli:

• imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
   
• datę sporządzenia spisu,
   
• numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
   
• szczegółowe określenie towaru i innych składników wykazanych w spisie,
   
• jednostkę miary,
   
• ilość stwierdzoną w czasie spisu,
   
• cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
   
• wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
   
• łączną wartość spisu z natury,
   
• klauzulę "Spis zakończono na pozycji...",
   
• podpisy sporządzających spis,
   
• podpis właściciela zakładu (wspólników).

Wycena spisu z natury

Podatnik jest obowiązany dokonać wyceny spisu najpóźniej w terminie 14 dni od dnia jego zakończenia (§ 29 ust. 6 rozporządzenia). Sposób wyceny składników spisu zależy od ich rodzaju:

• towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze wycenia się według ceny zakupu lub nabycia. Można także zastosować cenę rynkową z dnia sporządzenia spisu, pod warunkiem że jest ona niższa od ceny zakupu lub nabycia,
   
• półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe, braki własnej produkcji wyceniane są według kosztu wytworzenia,
   
• odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową należy wycenić według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającej przydatność odpadów do ich dalszego użytkowania,
   
• niesprzedane wartości dewizowe wycenione są według ceny zakupu, nie wyższej niż średni kurs ogłaszany przez NBP w dniu kończącym rok podatkowy,
   
• produkcja niezakończona przy działalności usługowej i budowlanej powinna być wyceniana po koszcie wytworzenia ustalonym w wysokości nie niższej od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do tej produkcji,
   
• produkcję zwierzęcą należy wycenić według ceny rynkowej z dnia sporządzenia spisu, uwzględniając gatunek, grupę i wagę zwierząt.

W sytuacji gdy wycenę towarów przeprowadzono w kwocie niższej od ceny zakupu lub nabycia albo od kosztów wytworzenia, w szczególności z powodu uszkodzenia, wyjścia z mody, należy przy poszczególnych pozycjach uwidocznić również jednostkową cenę zakupu (nabycia) lub koszt wytworzenia. Stanowi o tym § 29 ust. 7 rozporządzenia.

Zapis w księdze

Spis z natury sporządzony na ostatni dzień roku podatkowego można wpisać do księgi na dwa sposoby. Można go ująć według poszczególnych rodzajów jego składników lub w jednej pozycji (sumie), gdy na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne, szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników, które przechowuje się łącznie z księgą.

Najczęściej wartość spisu ujmowana jest w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu" jako ostatnia pozycja księgi. Trzeba pamiętać, aby nie sumować jej z ujętymi w tej kolumnie kosztami.

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r. poz. 728 ze zm.)