Rejestracja do unijnej procedury OSS

Procedura unijna OSS umożliwia rozliczanie podatku VAT należnego z tytułu określonych czynności państwu członkowskiemu konsumpcji za pośrednictwem państwa członkowskiego identyfikacji. Dzięki tej procedurze podatnicy nie muszą się rejestrować do podatku VAT w poszczególnych krajach UE.

Procedura OSS

Procedura unijna OSS jest skierowana do przedsiębiorcy:

a) posiadającego siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce jej prowadzenia na terytorium UE, w celu deklarowania i płacenia podatku VAT z tytułu:

• WSTO,
• usług świadczonych na rzecz konsumentów (B2C), dla których miejscem świadczenia jest państwo UE, w którym nie posiada on siedziby ani stałego miejsca jej prowadzenia,

b) nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani jej stałego miejsca prowadzenia na terytorium UE, w celu deklarowania i płacenia VAT z tytułu WSTO,

c) ułatwiającego przez użycie interfejsu elektronicznego zgodnie z art. 7a ust. 2 ustawy o VAT (niezależnie od tego, czy posiada siedzibę działalności gospodarczej na terytorium UE, czy w kraju trzecim) dokonanie:

• WSTO,
• krajowych dostaw towarów na rzecz konsumenta, których wysyłka lub transport rozpoczyna się i kończy na terytorium tego samego państwa UE.

Rejestracja

Aby skorzystać z procedury unijnej, podatnik musi dokonać stosownej rejestracji, wypełniając zgłoszenie VIU-R. Druk ten trzeba przesłać za pomocą systemu e-Deklaracje do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście (w przypadku działania przez pełnomocnika należy złożyć oryginał pełnomocnictwa PPS-1). Naczelnik urzędu dokona identyfikacji podatnika na potrzeby procedury unijnej i potwierdzi zgłoszenie, wykorzystując numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT.

W sytuacji gdy podatnik nie spełnia warunków niezbędnych do korzystania z procedury unijnej, naczelnik urzędu poinformuje go (za pomocą środków komunikacji elektronicznej) o wydaniu postanowienia o odmowie przyjęcia zgłoszenia. Na postanowienie to służy zażalenie w terminie 7 dni od dnia doręczenia.

Co do zasady, rejestracja jest skuteczna od pierwszego dnia kwartału kalendarzowego następującego po kwartale, w którym podatnik złożył zgłoszenie VIU-R. Jednakże w przypadku, gdy podatnik rozpoczął świadczenie usług czy dokonywanie dostaw towarów przed tą datą, ich rozliczanie w ramach procedury unijnej zacznie obowiązywać od pierwszego dnia świadczenia usług czy dokonywania dostaw towarów, pod warunkiem że podatnik - do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym po raz pierwszy dokonano świadczenia usługi czy dostawy towarów - zgłosi Naczelnikowi Drugiego Urzędu Skarbowego rozpoczęcie działalności w ramach procedury unijnej. W takim przypadku podatnik jest zobowiązany do złożenia deklaracji VAT obejmującej kwartał kalendarzowy, w którym miało miejsce pierwsze świadczenie usług czy dostawa towarów.

Ponadto podatnik jest zobowiązany do przesłania do urzędu aktualizacji danych objętych zgłoszeniem - nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wystąpiła okoliczność wymagająca zawiadomienia.

Zgłoszenie aktualizacyjne składa się, gdy nastąpi:

• zmiana w zakresie danych rejestracyjnych, które zostały podane w VIU-R,
• zmiana w zakresie działalności objętej procedurą unijną, w wyniku której podatnik przestał spełniać warunki jej stosowania,
• zaprzestanie dokonywania dostaw towarów lub świadczenia usług objętych procedurą unijną.

Przy czym podatnik nie musi składać aktualizacji VIU-R w przypadku zmian danych, których aktualizacji dokonano w ramach zgłoszenia VAT-R lub na podstawie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2022 r. poz. 166).

Wyrejestrowanie z procedury szczególnej

Wyrejestrowanie podatnika z procedury unijnej może mieć miejsce:

• na wniosek podatnika (podatnik wskazuje przyczynę na zgłoszeniu VIU-R),
• z urzędu - na mocy postanowienia Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego ze względu na zaistniałe okoliczności.

W przypadku gdy podatnik sam chce wyrejestrować się z procedury unijnej OSS, musi:

• wypełnić zgłoszenie VIU-R, zaznaczając cel złożenia: "Wyrejestrowanie",
• przesłać je za pomocą systemu e-Deklaracje do urzędu,
• wskazać w VIU-R przyczynę wyrejestrowania (patrz ramka).

W takich przypadkach podatnik musi złożyć VIU-R co najmniej na 15 dni przed końcem kwartału poprzedzającego kwartał, w którym zamierza zaprzestać rozliczania VAT w tej procedurze. Zaprzestanie jest skuteczne od pierwszego dnia kolejnego kwartału.

Natomiast w przypadku:

a) zaprzestania świadczenia usług lub WSTO, dostaw krajowych dokonywanych przez operatorów interfejsów elektronicznych, uznanych za dostawców - tj. zaprzestania działalności objętej tą procedurą,

b) dokonania zmiany danych objętych zgłoszeniem (z wyjątkiem tych, których aktualizacji dokonał na druku VAT-R lub na podstawie ustawy o zasadach ewidencji...),

c) dokonania zmiany działalności objętej procedurą unijną, w wyniku których przestał spełniać warunki do jej stosowania (np. przeniesienie siedziby do innego państwa UE),

- podatnik jest zobowiązany do poinformowania o zaistniałych zdarzeniach Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego najpóźniej do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wystąpiła któraś przesłanka.

Przy czym w sytuacji, o której mowa w lit. c), gdy podatnik zamierza nadal rozliczać się w procedurze unijnej, tylko że w innym państwie UE, musi poinformować w powyższym terminie oba te państwa.

Natomiast wyrejestrowanie podatnika z urzędu może mieć miejsce w przypadku, gdy podatnik:

• nie istnieje lub mimo udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z nim bądź z jego pełnomocnikiem albo przez okres dwóch lat nie świadczy usług lub nie dokonuje dostaw towarów objętych tą procedurą w żadnym państwie UE konsumpcji,
• systematycznie nie przestrzega zasad dotyczących procedury unijnej.

Przesłanka systematycznego nieprzestrzegania zasad dotyczących procedury unijnej ma miejsce m.in. wówczas, gdy podatnik:

• nie złożył deklaracji na potrzeby rozliczenia VAT za trzy bezpośrednio poprzedzające kwartały kalendarzowe i nie dokonał tego w terminie 10 dni po wysłaniu przez naczelnika US ponaglenia,
• nie zapłacił pełnej wskazanej kwoty VAT za każdy z trzech bezpośrednio poprzedzających kwartałów kalendarzowych i nie dokonał tego w terminie 10 dni po wysłaniu przez naczelnika US ponaglenia, z wyjątkiem przypadków, gdy pozostała niezapłacona kwota nie przekracza 100 euro za każdy z kwartałów kalendarzowych,
• nie udostępnił drogą elektroniczną ewidencji, o którą zwrócił się do niego naczelnik US i nie dokonał tego miesiąc po kolejnym ponagleniu wysłanym przez naczelnika.

W przypadku zaistnienia tych przesłanek wyrejestrowania organ wydaje postanowienie o wygaśnięciu identyfikacji podatnika na potrzeby procedury unijnej. Podatnik zostaje powiadomiony o tym za pomocą środków komunikacji elektronicznej, na które służy zażalenie.

W przypadku wykluczenia z procedury unijnej z urzędu podatnik w okresie dwóch lat następujących po okresie rozliczeniowym, w którym został on wyrejestrowany, nie będzie mógł korzystać z którejkolwiek z procedur szczególnych.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.)