Paragony w księdze podatkowej

W konkretnych przypadkach zapisy w księdze dokonywane są na podstawie raportów fiskalnych i paragonów. Przy czym w 2026 r. planowane są pewne zmiany w tym zakresie.

Sprzedaż ujmowana w kasie fiskalnej

Podatnicy, którzy prowadzą ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, mogą dokonywać zapisów w księdze podatkowej na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych, skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu. Tak stanowi § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544 ze zm.). Mogą także dokonywać zapisów w księdze na koniec każdego miesiąca, w terminie do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych okresowych (miesięcznych) skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Korygowania danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych lub miesięcznych, dokonuje się na podstawie odrębnych ewidencji. Chodzi tu o ewidencje, o których mowa w § 3 ust. 3 i ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 r. poz. 1625 ze zm.). Ujmuje się w nich m.in. zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem części lub całości należności, a także oczywiste pomyłki. Korekty, które nie podlegają ujęciu w odrębnych ewidencjach, podatnik powinien opisać na odwrocie raportu fiskalnego dobowego lub miesięcznego. Tak stanowi § 19 ust. 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi. Dowód wystawiony na okoliczność zwrotu jest podstawą do skorygowania przychodu ujętego w księdze podatkowej, na zasadach określonych w art. 22 ust. 7c i ust. 7d ustawy o pdof (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.).

W przypadku gdy do sprzedaży ujętej wcześniej w kasie rejestrującej podatnik wystawi fakturę, nie wpisuje do księgi kwot wynikających z takiej faktury - zapis dotyczący przychodu jest dokonywany na podstawie raportu fiskalnego. Powinien natomiast połączyć w sposób trwały zwrócony oryginał paragonu fiskalnego z kopią wystawionej faktury i przechowywać je w ten sposób.

Zakupy dokumentowane paragonami

Generalnie podstawą zapisów w księdze dotyczących zakupów (kosztów) są faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami (§ 11 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi). Istnieją paragony, które są traktowane na równi z fakturami dla celów VAT, a więc mogą stanowić podstawę wpisu do księgi na mocy § 11 ust. 3 pkt 1 tego rozporządzenia. Są to paragony z NIP nabywcy, gdy wynikająca z nich kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł lub 100 euro, jeśli zawierają dane określone w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT (Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.). Elementy, jakie powinien zawierać paragon, aby uznać go za fakturę, są więc następujące:

• data wystawienia,
• unikalny kolejny numer,
• NIP sprzedawcy i nabywcy,
• rodzaj towaru lub usługi,
• data sprzedaży,
• kwota należności ogółem,
• kwota wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty,
• dane pozwalające określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek.

Ponadto na równi z fakturą traktuje się paragon za przejazd autostradą płatną, zawierający dane określone w § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979 ze zm.), tj.:

• numer i datę wystawienia,
• imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
• kwotę podatku,
• kwotę należności ogółem.

Rozporządzenie w sprawie prowadzenia księgi określa też przypadki, w których można dokonać ujęcia kosztu w księdze na podstawie paragonu, który nie spełnia warunków dla faktury (§ 13 ust. 4 i ust. 5). W ten sposób udokumentować można zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp, materiałów biurowych oraz wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów, jeśli paragon będzie zawierał:

• datę i oznaczenie jednostki wydającej paragon,
• ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu,
• wpisane przez podatnika na odwrocie jego nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj zakupionego towaru.

Przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi nie przewidują innych sytuacji, w których wpisania do księgi kosztów można dokonać na podstawie paragonu. Jednak bazując na art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2025 r. poz. 111), który stanowi, że jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem, organy podatkowe w wyjątkowych sytuacjach dopuszczają możliwość udokumentowania kosztu podatkowego w sposób nieprzewidziany w rozporządzeniu. Przykładowo paragon wraz z potwierdzeniem zamówienia i potwierdzeniem zapłaty uznał za wystarczające dla udokumentowania kosztu zakupu towarów na chińskiej platformie Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 11 października 2024 r., nr 0112-KDIL2-2.4011.594.2024.2.MM.