Przejście z księgi podatkowej na księgi rachunkowe w 2022 r.

Podmioty, które przechodzą w 2022 r. z księgi podatkowej na księgi rachunkowe z powodu osiągnięcia przychodów za 2021 r. powodujących taki obowiązek lub na podstawie dobrowolnej decyzji, muszą zamknąć księgę za 2021 r., a na dzień 1 stycznia 2022 r. otworzyć księgi rachunkowe.

Kwota limitu

Do zaprowadzenia pełnej księgowości od 2022 r. zobowiązane są podmioty wskazane w art. 24a ust. 4, 4b, 4c oraz 4e i 4f ustawy o pdof (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.), których przychody za 2021 r. wyniosły co najmniej 9.188.200 zł. Regulacje te dotyczą osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich, przedsiębiorstw w spadku oraz spółek cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku.

Przychody porównywane z limitem

Podatnicy, którzy w 2021 r. prowadzili księgę podatkową, ustalając, czy osiągnęli kwotę przywołanego limitu, powinni zsumować przychody, o których mowa w art. 14 ustawy o pdof. Pod uwagę bierze się więc przede wszystkim przychody ujęte w księdze podatkowej za cały 2021 r. w kolumnie 9 "Razem przychód", stanowiącej sumę przychodów z kolumny 7 "Wartość sprzedanych towarów i usług" oraz kolumny 8 "Pozostałe przychody". Lecz nie będą to tylko przychody ujmowane w kolumnach księgi uwzględnianych przy ustalaniu pdof. Do porównania z limitem 9.188.200 zł trzeba przyjąć również przychody zwolnione z opodatkowania, jak np. dotacje, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 121 ustawy o pdof, wartość nieodpłatnych świadczeń wskazanych w art. 21 ust. 1 pkt 125 tej ustawy. Należy też uwzględnić przychód powstały na skutek umorzenia subwencji finansowej z PFR, od której zaniechano poboru podatku. Trzeba o tym pamiętać, gdyż kwoty te mogą być znaczące i przesądzać o przekroczeniu limitu przychodów.

Jeżeli suma przychodów za 2021 r. wyliczona zgodnie z art. 14 ustawy o pdof osiągnie kwotę 9.188.200 zł (lub przekroczy ją), od 1 stycznia 2022 r. wystąpi obowiązek prowadzenia pełnej księgowości. Jeśli będzie to kwota niższa niż 9.188.200 zł, nie ma obowiązku prowadzenia pełnej księgowości w 2022 r. (można kontynuować prowadzenie w tym roku księgi podatkowej), lecz podatnicy mogą dobrowolnie zdecydować się z różnych powodów na przejście na księgi rachunkowe. Sposób dokonania takiego przejścia jest jednakowy dla podmiotów obowiązkowo i dobrowolnie zakładających księgi rachunkowe, więc dalsze wyjaśnienia odnoszą się do obu tych przypadków. Różna jest jedynie forma zawiadomienia organów podatkowych w tych sytuacjach, o czym pisaliśmy w GP nr 104 z 2021 r., na str. 1.

Zamknięcie księgi podatkowej

Jednostka, która w 2021 r. prowadziła księgę podatkową, a od dnia 1 stycznia 2022 r. będzie prowadzić księgi rachunkowe, powinna zamknąć i rozliczyć księgę podatkową za 2021 r. Wiąże się to z:

• rocznym podsumowaniem kolumn księgi,
• sporządzeniem spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych oraz braków i odpadów, jego wyceną i wpisaniem do księgi podatkowej,
• ustaleniem dochodu rocznego (straty) na zasadach określonych w art. 24 ust. 2 ustawy o pdof.

Kwestie te kompleksowo ujmował dodatek do GP nr 102 z 2021 r. zatytułowany "Zamknięcie księgi podatkowej za 2021 r."

Otwarcie ksiąg rachunkowych

Przed rozpoczęciem prowadzenia ksiąg rachunkowych każda jednostka powinna opracować zasady (politykę) rachunkowości, tj. przyjąć pewne ustalenia dotyczące rachunkowości w sytuacjach, w których ustawa o rachunkowości pozostawia jednostce prawo wyboru lub nie zawiera szczegółowych regulacji. Powinny one opisywać przede wszystkim zagadnienia wymienione w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.), w tym przyjęte uproszczenia.

Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy o rachunkowości jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony tą ustawą, mają obowiązek sporządzić wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz), potwierdzony ich inwentaryzacją. Pozycje inwentarza sporządzonego przez jednostki, które nie prowadziły uprzednio ksiąg rachunkowych, powinny stanowić odpowiedniki lub rozwinięcia poszczególnych pozycji bilansu otwarcia. Składniki aktywów i pasywów inwentaryzuje się na zasadach określonych w rozdziale 3 ustawy o rachunkowości i wycenia w inwentarzu według zasad określonych w rozdziale 4 tej ustawy.

Podmioty, które do końca 2021 r. prowadziły księgę podatkową, a od 2022 r. przechodzą na księgi rachunkowe, muszą więc sporządzić inwentarz na dzień 31 grudnia 2021 r. W jego sporządzeniu wykorzystać można informacje zawarte w spisie z natury przygotowanym na dzień 31 grudnia 2021 r. na potrzeby zamknięcia księgi podatkowej. Dotyczy to danych w zakresie m.in. towarów, materiałów, wyrobów gotowych czy produkcji w toku. Podobnie dane ujęte w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych mogą być zasadniczo przyjmowane wprost do wprowadzenia do ksiąg rachunkowych tych składników majątku. Należy jednak mieć na uwadze, że niekiedy kwalifikacja pewnych składników majątku i ich wycena może być inna dla potrzeb pdof i rachunkowości. Inwentarz musi zostać wyceniony zgodnie z zasadami ustawy o rachunkowości. Ponadto niektóre wielkości nie są w ogóle ewidencjonowane w księdze podatkowej, a muszą być ujęte w inwentarzu, chodzi tu m.in. o rozrachunki (należności i zobowiązania) z tytułu dostaw i usług, z tytułu wynagrodzeń, z tytułów publicznoprawnych, stan środków pieniężnych w kasie i na rachunkach bankowych. Te dane trzeba ustalić na podstawie np. faktur, umów, list płac, deklaracji rozliczeniowych ZUS, deklaracji podatkowych, JPK_VAT, wyciągów bankowych.

Stan aktywów (majątku firmy) w inwentarzu musi się równać stanowi pasywów (źródeł jego finansowania). Różnica powstała po ustaleniu wszystkich aktywów i zobowiązań w przedsiębiorstwie osoby fizycznej stanowi kapitał właściciela. Kapitał w takich przedsiębiorstwach nie jest wielkością stałą. Zdarza się, że ma on także wartość ujemną. Z kolei w spółkach przechodzących z księgi podatkowej na księgi rachunkowe różnicę powstałą między aktywami i zobowiązaniami wykazanymi w inwentarzu:

• jeśli odpowiada kapitałowi podstawowemu wskazanemu w umowie spółki - wykazuje się w inwentarzu w pasywach jako kapitał podstawowy,
• jeżeli jest inna niż wartość kapitału podstawowego określonego w umowie spółki, to kapitał podstawowy przedstawia się w kwocie wynikającej z umowy, a o sposobie rozliczenia tej różnicy muszą zadecydować wspólnicy:
• jeśli przewyższa ten kapitał, to nadwyżka może być przeznaczona na wypłatę dla wspólników (wtedy w inwentarzu wykazuje się ją w pasywach jako zobowiązanie wobec wspólników i wprowadza do ksiąg na konto rozrachunkowe ze wspólnikami jako zobowiązanie) lub na zwiększenie kapitału zapasowego albo rezerwowego (wtedy w inwentarzu prezentuje się w pasywach taki kapitał),
• gdy różnica między aktywami a zobowiązaniami jest niższa niż wartość kapitału podstawowego wynikająca z umowy, można ją uznać za należność wspólników wobec spółki z tytułu wpłat na kapitał podstawowy (prezentuje się to w inwentarzu w aktywach jako należne wpłaty na kapitał podstawowy i wprowadza do ksiąg na konto rozrachunkowe ze wspólnikami jako należność).

Otwarcie ksiąg rachunkowych, w podmiocie, który przechodzi z księgi podatkowej na księgi rachunkowe z dniem 1 stycznia 2022 r., powinno nastąpić do 15 stycznia 2022 r. (por. art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości). W księgach rachunkowych, pod datą 1 stycznia 2022 r., trzeba wprowadzić bilans otwarcia, czyli konkretne wartości poszczególnych aktywów i pasywów ujętych w inwentarzu na odpowiednie konta księgowe. Podstawą zapisu w księgach może być sam inwentarz lub sporządzony na jego podstawie dowód PK.