Ujęcie faktury na zakup materiałów pomocniczych w PKPiR otrzymanej z opóźnieniem

W lutym 2022 r. otrzymałam fakturę dokumentującą zakup materiałów pomocniczych do produkcji, wystawioną w grudniu 2021 r. W którym miesiącu należy ją ująć w podatkowej księdze przychodów i rozchodów? W rozliczeniu za jaki miesiąc mogę odliczyć VAT?

Koszty materiałów pomocniczych w PKPiR

Zasadniczo podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR), koszty uzyskania przychodów ujmują w dniu poniesienia kosztu. Dniem tym, niezależnie od metody prowadzenia księgi (tj. metody uproszczonej czy memoriałowej) jest dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy o PDOF). Nieco inaczej jest w przypadku kosztów innych niż bezpośrednio związane z przychodami, dotyczących okresu przekraczającego rok podatkowy, ponoszonych przez podatników prowadzących PKPiR metodą memoriałową (kwestie te tu jednak pomijamy, gdyż nie mają zastosowania w omawianej sytuacji).

Natomiast w przypadku kosztów dotyczących materiałów podstawowych, pomocniczych i towarów handlowych obowiązują inne zasady. Zakup ww. materiałów/towarów jest wpisywany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży (jeżeli podatkową księgę prowadzi biuro rachunkowe, zapisy w księdze powinny być dokonywane w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni).

Jeżeli materiał podstawowy, pomocniczy lub towar handlowy, którego zakup jest dokumentowany fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału/towaru (podając w nim imię, nazwisko/firmę i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość ww. materiału/towaru), a następnie dokonać zapisu w księdze na jego podstawie. Opis ten należy przechowywać jako dowód zakupu i połączyć z otrzymaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze jest wpisywana do księgi w dniu otrzymania faktury. Podatnik może nie sporządzać ww. opisu, jeżeli zakup jest udokumentowany specyfikacją dostawcy pod warunkiem, że specyfikacja ta spełnia wymogi określone dla opisu. Stanowi o tym § 15 ust. 2 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 2544).

W świetle powyższego, w sytuacji opisanej w pytaniu, wartość materiału pomocniczego powinna zostać ujęta w PKPiR w miesiącu jego otrzymania, na podstawie sporządzonego opisu. Natomiast fakturę dokumentującą ten zakup (otrzymaną w późniejszym terminie) należy dołączyć do ww. opisu (oraz wpisać ewentualną różnicę).

Termin odliczenia VAT

Czynny podatnik VAT ma prawo odliczać VAT od zakupu towarów i usług w zakresie, w jakim są one wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i pod warunkiem, że nie zaistnieją przesłanki wykluczające to prawo (patrz: art. 86 ust. 1 i art. 88 ustawy o VAT).

Prawo do odliczenia VAT od nabytych towarów/usług przysługuje podatnikowi generalnie w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do tych towarów/usług powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy (zasadniczo w dacie wydania towaru), nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Jeżeli podatnik nie odliczy VAT w tym podstawowym terminie, to może tego dokonać w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych (jeżeli rozlicza VAT miesięcznie) lub za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (jeżeli rozlicza VAT kwartalnie).

Tym samym skoro w lutym br. Czytelnik otrzymał fakturę dokumentującą zakup materiałów, to ma prawo odliczyć VAT z tytułu dokonanego zakupu najwcześniej w deklaracji VAT za luty (lub I kwartał) 2022 r. (zakładając, że jest czynnym podatnikiem VAT, a zakupiony towar służy czynnościom opodatkowanym VAT oraz pod warunkiem, że nie zaistnieją przesłanki wskazane w art. 88 ustawy o VAT).