Wyszukaj

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Księga podatkowa  »   Ujmowanie kosztów w podatkowej księdze
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Ujmowanie kosztów w podatkowej księdze

Przegląd Podatku Dochodowego nr 11 (443) z dnia 1.06.2017

Na potrzeby ustalenia dochodu do opodatkowania według skali podatkowej lub podatkiem liniowym podatnicy wykonujący działalność gospodarczą muszą prowadzić ewidencję księgową m.in. w postaci podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Księga ta powinna być prowadzona rzetelnie i w sposób niewadliwy, co oznacza konieczność jej prowadzenia zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r. poz. 728), zwanego dalej rozporządzeniem, i objaśnieniami do wzoru księgi. Z kolei dokonane w niej zapisy muszą odzwierciedlać stan rzeczywisty, czyli powinny się tu znaleźć podlegające opodatkowaniu przychody i koszty ich uzyskania, odpowiednio uzyskane bądź poniesione w związku z wykonywaną działalnością gospodarczą.

1. Koszty u przedsiębiorcy niebędącego podatnikiem VAT

Rozpocząłem prowadzenie działalności gospodarczej. Nie jestem podatnikiem VAT. Czy wartość dokonanych zakupów udokumentowanych fakturami powinienem ujmować w podatkowej księdze w kwocie brutto czy netto?

Jeżeli prowadzący działalność gospodarczą nie jest podatnikiem VAT, to poniesione koszty ewidencjonuje w podatkowej księdze w kwocie brutto, czyli łącznie z VAT naliczonym przy zakupie.

W sytuacji gdy podatnik prowadzący działalność gospodarczą nie jest podatnikiem VAT, wydatki udokumentowane fakturami otrzymanymi od kontrahentów powinien wpisywać do podatkowej księgi w kwocie brutto, czyli łącznie z VAT naliczonym przy zakupie towarów lub usług. Wskazuje na to art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a updof, z którego wynika, że jest kosztem uzyskania przychodów podatek naliczony:

  • jeżeli podatnik zwolniony jest z VAT lub nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odsprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych z VAT, 
     
  • w tej części, w której zgodnie z przepisami o VAT podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy VAT - jeżeli podatek naliczony nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

Tak więc koszty z faktury zakupu podatnik powinien ujmować w podatkowej księdze w cenie zakupu uwzględniającej VAT niepodlegający odliczeniu, bez konieczności wyróżnienia tego elementu ceny, w kolumnie przeznaczonej do wpisywania danego rodzaju kosztów, a więc np. w kolumnie 10 gdy zakup dotyczy towarów handlowych lub materiałów, w kolumnie 11 w przypadku rozliczania kosztów ubocznych zakupu bądź w kolumnie 13 gdy koszty dotyczą pozostałych wydatków.

Jeżeli natomiast naliczony VAT będzie wynikał z faktur dotyczących zakupu (wytworzenia) środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, to nie należy go odnosić bezpośrednio w koszty podatkowe. Podatnik powinien go uwzględnić, ustalając wartość początkową środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, co oznacza, że wydatek ten odniesie do kosztów podatkowych poprzez odpisy amortyzacyjne (o ile dany składnik majątku podlegać będzie amortyzacji).


2. Końcowa faktura rozliczeniowa

Wykonawca usługi wystawił dwie faktury zaliczkowe, a po wykonaniu usługi - fakturę rozliczeniową. Z tej ostatniej faktury nie wynikała kwota do zapłaty, gdyż pobrane zaliczki pokryły całą wartość zleconej usługi. Czy w podatkowej księdze należało ująć faktury zaliczkowe, czy podstawą ujęcia kosztu powinna być końcowa faktura rozliczeniowa?

Gdy zaliczki udokumentowane fakturami zaliczkowymi obejmują całą należność, nie ma obowiązku wystawiania faktury rozliczeniowej, choć jej wystawienie jest akceptowalną praktyką. Zatem taka faktura rozliczeniowa, mimo iż nie wynika z niej kwota do zapłaty, może stanowić podstawę ujęcia w księdze kosztu z tytułu zrealizowanej usługi.

Podatnik prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek wpisywać do podatkowej księgi koszty uzyskania przychodów, przy czym stosownie do art. 22 ust. 6b updof, za dzień poniesienia kosztu, uważa się zasadniczo dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu będącego podstawą ujęcia (zaksięgowania) kosztu w księdze.

Z odrębnych przepisów regulujących zasady wystawiania faktur wynika z kolei, że pobranie zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów lub usług dokumentuje się - co do zasady - fakturą zaliczkową. Niezależnie od tego, czy zaliczka pokrywa całą należność czy jej część, do czasu zrealizowania dostawy towaru lub usługi wpłata nie ma charakteru definitywnego. Oznacza to, że wydatek udokumentowany fakturą zaliczkową nie kwalifikuje się jako koszt uzyskania przychodu. W rezultacie podatnik nie powinien wpisywać do księgi zaliczki udokumentowanej taką fakturą, przynajmniej do czasu gdy zamówienie zostanie zrealizowane, gdyż w przypadku gdy zaliczka (zaliczki) obejmuje całą należność za towar lub usługę, po wykonaniu dostawy nie ma obowiązku wystawiania końcowej faktury rozliczeniowej.

Wystawianie końcowej faktury rozliczeniowej na należność do zapłaty wynoszącą zero złotych jest jednak akceptowalne w praktyce. Tak więc w sytuacji, o którą pyta podatnik, po otrzymaniu "zerowej" faktury rozliczeniowej może on na tej podstawie zaksięgować w podatkowej księdze koszt z tytułu zakupionej usługi w wysokości opłaconych zaliczek.


3. Składka na dobrowolne ubezpieczenie

Czy podatnik, dla którego prowadzona działalność gospodarcza stanowi jedyne źródło przychodów, może uznać za koszt podatkowy i wykazać w podatkowej księdze składkę na dobrowolne ubezpieczenie od utraty dochodu na wypadek całkowitej okresowej niezdolności do pracy wskutek choroby lub nieszczęśliwego wypadku?

Nie, wydatek dotyczący tego ubezpieczenia ma charakter osobisty, w związku z czym nie stanowi kosztu podatkowego i nie podlega ujęciu w podatkowej księdze.

Przychody z działalności gospodarczej podatnik może pomniejszać o koszty uzyskania przychodów. Prawo to dotyczy jednak wyłącznie kosztów poniesionych w ramach danego źródła przychodów. Stosownie do art. 22 ust. 1 updof, za koszty uzyskania przychodów uznaje się takie koszty niewymienione w art. 23 updof, które są ponoszone w celu uzyskania przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu. Z tego wynika, że aby przedsiębiorca mógł zaliczyć ponoszone wydatki do kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej, musi wykazać ścisły związek tych wydatków z prowadzoną działalnością. W przypadku wydatków, o których mowa w pytaniu związek taki nie istnieje. Wskazuje na to fakt, że wykupując polisę ubezpieczenia na wypadek całkowitej okresowej niezdolności do pracy wskutek choroby lub nieszczęśliwego wypadku, przedsiębiorca zapewnia sobie prawo do otrzymania określonego świadczenia, gdy z uwagi na stan zdrowia nie będzie mógł wykonywać działalności i osiągać przychodów z tego źródła. Tym samym wydatek z tytułu opłacania składki na wspomniane ubezpieczenie zabezpiecza interes osobisty przedsiębiorcy, a więc ma charakter osobisty. Ponieważ posiadanie ubezpieczenia od utraty dochodów nie przyczynia się do osiągania przychodów z działalności gospodarczej, jak również nie chroni tego źródła przychodów, opłacana z tego tytułu składka nie stanowi kosztu uzyskania przychodu z działalności gospodarczej. Oznacza to, że składki z tytułu polisy ubezpieczenia od utraty dochodów podatnik nie może ewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Księga podatkowa - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60