Przygotowanie do zamknięcia podatkowej księgi

W podatkowej księdze zapisów dokonuje się na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. Dowody księgowe powinny być przechowywane wraz z księgą do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego za dany rok podatkowy. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się natomiast zasadniczo po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Okres przechowywania dokumentacji wydłuża się, jeżeli bieg terminu przedawnienia nie rozpocznie się, będzie zawieszony lub zostanie przerwany na skutek wystąpienia sytuacji wymienionych w art. 70 § 2-8 oraz art. 70a Ordynacji podatkowej.

Zapisy w księdze powinny być dokonywane w języku polskim i w walucie polskiej. Jeżeli więc dowody księgowe są sporządzone w języku obcym oraz zawierają wartości wyrażone w walutach obcych, to należy dokonać ich tłumaczenia i przeliczenia na złote.

Ponadto zapisy księgowe muszą być dokonane w sposób czytelny i trwały. Niedopuszczalne jest pozostawienie w księdze wolnych miejsc w celu dokonania w niej wpisów w terminie późniejszym. W razie prowadzenia ksiąg w systemie informatycznym konieczne jest zachowanie procedur i środków ochrony przed zniszczeniem lub modyfikacją danych, wskazanych w § 31 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi.

Podatkowa księga powinna być prowadzona zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi oraz z objaśnieniami do tego wzoru. Z objaśnień tych wynika, jakiego rodzaju przychody lub koszty uzyskania przychodów ujmuje się w poszczególnych kolumnach księgi. W omawianym zakresie błąd księgowania może polegać na:

• ujęciu kwoty przychodu w kolumnie kosztowej lub
   
• wpisaniu kosztu w kolumnie służącej do ewidencjonowania przychodów.

Błędne ujęcie kwoty w niewłaściwej kolumnie księgi może być również konsekwencją niewłaściwej oceny m.in. rodzaju poniesionego kosztu.

Błędy w zapisach mogą polegać także na zaksięgowaniu niewłaściwej (zaniżonej lub zawyżonej) kwoty przychodu lub kosztu albo kwoty nieprawidłowo uznanej za przychód lub koszt podatkowy. Takie błędy są istotne, ponieważ zniekształcają wysokość dochodu/straty z prowadzonej działalności. Zatem analizując zapisy w podatkowej księdze, warto zwrócić uwagę m.in. czy wpisana kwota przychodu lub kosztu odpowiada kwocie wyrażonej w dowodzie księgowym będącym podstawą zapisu, jak również czy uwzględniony w księdze wydatek stanowi koszt podatkowy.

Spotykanym w praktyce błędem w zapisach księgowych jest też pominięcie określonej operacji lub kilkakrotne ujęcie tej samej. Tego rodzaju nieprawidłowości mogą być przyczyną zakwestionowania rocznego rozliczenia podatku sporządzonego w oparciu o podatkową księgę, gdyż powodują zawyżenie lub zaniżenie przychodów lub kosztów.

Z kolei niewłaściwe określenie daty operacji gospodarczej może skutkować błędnym ustaleniem przychodów i kosztów danego okresu rozliczeniowego. Aby uniknąć tego rodzaju błędów, należy zwracać uwagę na określone w przepisach o podatku dochodowym zasady ustalania momentu powstania przychodów oraz kosztów uzyskania przychodów.

W tym miejscu warto w szczególności przypomnieć, że zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych:

• faktury korygujące należy odnosić do okresu, za który wystawiona była faktura pierwotna,
   
• koszty zakupu towarów handlowych (materiałów) należy księgować w dacie faktury, jeżeli data jej wystawienia poprzedza datę otrzymania towarów udokumentowanych na jej podstawie (pisaliśmy o tym w Przeglądzie Podatku Dochodowego nr 16 z 2014 r., w artykule pt. "Stanowisko Ministerstwa Finansów w sprawie ujmowania w podatkowej księdze faktury otrzymanej przed realizacją dostawy towaru").

Zasady korygowania błędów stwierdzonych w zapisach księgowych sformułowane zostały w § 12 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi. W myśl tego przepisu, błędy takie poprawia się poprzez:

• skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki - przy czym ten sposób mogą stosować podatnicy prowadzący podatkową księgę tradycyjne (ręcznie), lub
   
• wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów, przy czym zapisów zmniejszających przychody lub koszty dokonuje się ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.

W sytuacji gdy zachodzi konieczność ujęcia faktury pominiętej (ujawnionej), a podatkowa księga za dany miesiąc została już zamknięta i rozliczona, stwierdzony błąd należy poprawić, wpisując fakturę pod podsumowaniem zapisów, a następnie trzeba ponownie podsumować dany miesiąc.

Mimo błędów w zapisach księgowych podatkową księgę uznaje się za rzetelną, w przypadku gdy:

• niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy, lub
   
• brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub
   
• błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub
   
• podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej, lub
   
• błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom, o których mowa w § 12 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi.

Wynika to z § 11 ust. 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi.

Podobnie nie skutkują uznaniem księgi za nierzetelną braki zapisów lub błędne zapisy dotyczące kosztów uzyskania przychodu stwierdzone we wspomnianych okolicznościach (§ 11 ust. 5 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi).