Kolumna 12 "wynagrodzenia w gotówce i w naturze"
Kolumna ta przeznaczona jest do wpisywania wynagrodzeń brutto wypłaconych pracownikom - zarówno w gotówce, jak i w naturze. Dodatkowo ujmuje się w niej wynagrodzenia wypłacone osobom z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło.
Wynagrodzenia w naturze, jeżeli przedmiotem świadczeń w naturze są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy, wpisuje się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców, a w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia. Wpisu dokonuje się na podstawie:
a) listy płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze - w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie,
b) innych dowodów, np. dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika - jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie.
Kolumna 13 "pozostałe wydatki"
W kolumnie tej ujmuje się wszystkie pozostałe koszty, które nie zostały ujęte w kolumnach 10-12, z wyjątkiem tych kosztów, których - zgodnie z art. 23 updof - nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów.
W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia.
Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy wpisywać w tej kolumnie po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, tj. kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra.
Zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.
Kolumna 14 "razem wydatki"
Kolumna ta przeznaczona jest do wpisywania łącznej kwoty wydatków wykazanych w kolumnach 12 i 13.
Pytania i odpowiedzi
1) Czy wynagrodzenie chorobowe pracownika ujmuje się w podatkowej księdze? Jeżeli tak, to w której kolumnie?
Jeżeli zakład pracy z tytułu choroby pracownika wypłaca wynagrodzenie, to podlega ono ujęciu w podatkowej księdze na takich samych zasadach, jak wynagrodzenia osób, które nie przebywały na zwolnieniu lekarskim. Wynagrodzenia ze stosunku pracy wypłacane przez pracodawców ewidencjonowane są w kolumnie 12 podatkowej księgi - "wynagrodzenia w gotówce i naturze".
Brak jest natomiast podstaw do ujęcia w kolumnie 12 księgi wypłaconego pracownikowi zasiłku chorobowego. Zasiłek ten nie stanowi bowiem wynagrodzenia ze stosunku pracy. Do celów podatkowych stanowi on przychód pracownika z tzw. innych źródeł (art. 20 ust. 1 i 2 updof).
2) Firma świadczy usługi public relations. Od kontrahenta otrzymała zlecenie na wykonanie firmowych gazetek dla jego pracowników. Prace redakcyjne wykonała sama, a druk zleciła zakładowi poligraficznemu. W której kolumnie księgi zaewidencjonować fakturę z zakładu poligraficznego?
W tym przypadku zakład poligraficzny drukujący firmowe gazetki pełni rolę podwykonawcy. Zrealizowana przez podwykonawcę usługa, mimo że "wchodzi w skład" produktu lub usługi końcowej, nie może być traktowana jak zakup materiałów podstawowych czy pomocniczych. Nie jest też towarem handlowym. Zakup usługi podwykonawcy podlega więc ujęciu w księdze w kolumnie 13 "pozostałe wydatki".
3) W ramach działalności gospodarczej świadczę usługi gastronomiczne. Sztućce, słomki i serwetki są ogólnodostępne, tzn. stoją na ladzie i klient sam je bierze. W której kolumnie księgi (10 czy 13) powinnam ewidencjonować zakup wymienionych jednorazowych przedmiotów, gdy ich wartość wliczona jest w cenę sprzedawanych posiłków?
Jednorazowe sztućce, słomki i serwetki nie stanowią materiałów podstawowych, gdyż przy świadczeniu usług gastronomicznych nie stają się główną substancją gotowego wyrobu. Nie można ich także zaliczyć do materiałów pomocniczych, gdyż mimo że nie są materiałami podstawowymi i są zużywane w związku z działalnością gospodarczą, to bezpośrednio nie oddają wyrobowi swoich właściwości. Artykuły jednorazowe są zużywane przez podatnika w prowadzonej działalności w celu wykonania usługi gastronomicznej, ale nie stają się częścią tej usługi. Jednorazowe przedmioty, o których mowa nie stanowią także towaru handlowego, ponieważ nie są one sprzedawane odrębnie od posiłków. Są ogólnodostępne dla klientów i ich wartość wliczona jest w cenę posiłku. Wobec tego zakup jednorazowych sztućców, słomek i serwetek powinno się ewidencjonować w podatkowej księdze w kolumnie 13 "pozostałe wydatki".
4) Zatrudniam pracowników, którym obok wynagrodzenia określonego w stawce miesięcznej będę "wypłacać" wynagrodzenie w naturze, wydając im towary handlowe. Jak takie świadczenie ująć w podatkowej księdze?
W przypadku gdy przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności pracodawcy, wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców (art. 12 ust. 2 updof). Skoro przedmiotem wynagrodzenia w naturze są towary handlowe, to podatnik powinien określić ich wartość według cen sprzedaży stosowanych wobec odbiorców.
Wartość wynagrodzenia należy wykazać w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Służy temu kolumna 12 "wynagrodzenia w gotówce i w naturze".
Wpisu w księdze dokonuje się na podstawie listy płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym podpisem otrzymanie wynagrodzenia.
Co do momentu ujęcia w kosztach podatkowych wynagrodzenia w naturze zastosowanie znajdzie, podobnie jak przy wynagrodzeniu w formie pieniężnej, art. 22 ust. 6ba updof. Jeżeli wynagrodzenie w naturze zostanie wydane pracownikowi w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony, to stanowi ono koszt uzyskania przychodów, a tym samym powinno zostać ujęte w podatkowej księdze, w miesiącu, za który wynagrodzenie to jest należne.
Jeżeli wynagrodzenie w naturze zostanie pracownikowi wydane po terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony, wówczas zapisu w księdze należy dokonać w dacie faktycznego wydania go pracownikowi. Wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 55 updof.
To nie wszystkie zapisy, jakich podatnik musi dokonać w podatkowej księdze w związku z wypłatą wynagrodzenia w naturze. Należy bowiem pamiętać, że wydanie pracownikom towarów handlowych jako wynagrodzenia w naturze niesie ze sobą zmianę przeznaczenia tych towarów. W związku z tym, podatnik w dacie wydania towarów pracownikom, powinien wystornować ich wartość z kolumny 10 podatkowej księgi "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu". Może tego dokonać zapisem ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.
5) W której kolumnie podatkowej księgi powinienem ujmować świadczenia na rzecz pracowników wynikające z przepisów BHP?
Zarówno wydatki na świadczenia rzeczowe wynikające z przepisów BHP (tj. środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze, środki higieny osobistej, posiłki i napoje profilaktyczne), jak też wydatki na świadczenia pieniężne wypłacane na podstawie przepisów BHP (tj. ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, ekwiwalent za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego) są ponoszone przez pracodawcę na rzecz pracowników w celu zapewnienia im bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, a do ich poniesienia zobowiązują pracodawcę odrębne przepisy prawa pracy. W konsekwencji poniesione przez pracodawcę wydatki na świadczenia wynikające z przepisów BHP stanowią koszt uzyskania przychodów.
Wynikające z przepisów BHP świadczenia rzeczowe, jak i świadczenia pieniężne podatnicy prowadzący podatkową księgę księgują w kolumnie 13 "pozostałe wydatki" tej księgi.
6) Pracownikowi wypłacono tzw. "kilometrówkę". Czy należy zaksięgować ją w podatkowej księdze w kolumnie 12, czy 13?
Koszty używania przez pracowników samochodów w celach służbowych, ustalane na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, zwane potocznie "kilometrówką", stanowią koszty uzyskania przychodów na zasadach określonych w art. 23 ust. 1 pkt 36 updof. Jeśli zwrot tych kosztów został dokonany zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.), pracodawca może ująć te koszty w podatkowej księdze.
Kolumna 12 tej księgi "wynagrodzenia w gotówce i w naturze" jest przeznaczona do wpisywania wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom (w gotówce i w naturze). Przy czym przez wynagrodzenie należy rozumieć m.in. wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki (premie, dodatki stażowe i funkcyjne, dodatki za warunki szkodliwe i uciążliwe), nagrody (np. nagrody jubileuszowe), ekwiwalenty za niewykorzystany urlop, a także wynagrodzenia wypłacane w naturze, takie jak np. deputaty. Otrzymanego przez pracownika zwrotu kosztów używania samochodu w celach służbowych nie można utożsamiać z wynagrodzeniem. Jest to pozostałe świadczenie pieniężne, które przysługuje pracownikowi w związku z wykonywaną pracą.
Oznacza to, że ustaloną na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu kwotę zwrotu kosztów używania samochodu dla celów służbowych należy wpisać do księgi w kolumnie 13 "pozostałe wydatki".
7) Prowadzę działalność gospodarczą, w ramach której świadczę usługi transportowe. W której kolumnie księgi (10 czy 13) powinienem ewidencjonować zakup paliwa?
Podatnik świadcząc usługi transportowe, zużywa paliwo, które nie staje się częścią wykonanej usługi. Nie powstaje więc materialny efekt. Oznacza to, że firma transportowa świadczy usługi o charakterze niematerialnym. W przypadku tego typu usług uznaje się, że nie występują materiały podstawowe (które wchodzą w skład wykonanej usługi) lub pomocnicze (które oddają jej swoje właściwości).
Zatem paliwo zakupione przez firmę transportową nie może być uznane ani za materiał podstawowy, ani za materiał pomocniczy, gdyż nie staje się główną substancją usługi transportowej, ani bezpośrednio nie oddaje tej usłudze swoich właściwości. Wyklucza to więc zaksięgowanie zakupu paliwa w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu" podatkowej księgi. Paliwo nabyte w celu świadczenia usług transportowych należy zaliczyć do pozostałych wydatków, a jego zakup ująć w księdze w kolumnie 13.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
