Zasady sporządzania sprawozdania z działalności za 2022 r.

W świetle art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki sporządza, wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym, sprawozdanie z działalności jednostki. Obowiązek ten dotyczy takich jednostek jak: spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwa reasekuracji wzajemnej, spółdzielnie, przedsiębiorstwa państwowe, a także tych spółek jawnych i komandytowych, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej. Ponadto sprawozdanie z działalności sporządzają specjalistyczne fundusze inwestycyjne otwarte, fundusze inwestycyjne zamknięte oraz alternatywne spółki inwestycyjne. Sprawozdanie z działalności przygotowują również grupy kapitałowe, odpowiednio według wymogów wskazanych w art. 49 ust. 2-3a i 7-9 ustawy o rachunkowości, z tym że w przypadku informacji określonych w art. 49 ust. 2 pkt 5 tej ustawy trzeba podać informacje o udziałach własnych posiadanych przez jednostkę dominującą, jednostki wchodzące w skład grupy kapitałowej oraz osoby działające w ich imieniu. Sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej można przygotować łącznie ze sprawozdaniem z działalności jednostki dominującej jako jedno sprawozdanie (por. art. 55 ust. 2a ustawy o rachunkowości).

Ze sporządzania sprawozdania z działalności może zrezygnować jednostka wymieniona w art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jeśli przyjmie status jednostki mikro lub małej, na podstawie uchwały organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe (pod warunkiem spełnienia wymogów z art. 3 ust. 1a-1e ww. ustawy). Możliwość taką daje art. 49 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości, przy czym w przypadku odstąpienia od sporządzania sprawozdania z działalności, jednostka mała zobowiązana jest do przedstawienia w informacji dodatkowej danych dotyczących nabycia udziałów (akcji) własnych. Z kolei jednostka mikro, która zrezygnuje z przygotowania sprawozdania z działalności, dane o nabyciu udziałów (akcji) własnych zobligowana jest zaprezentować w informacji dodatkowej (jeśli ją sporządza) lub w informacjach uzupełniających do bilansu określonych w załączniku nr 4 do ustawy o rachunkowości (jeśli nie sporządza informacji dodatkowej).

Należy zaznaczyć, że wskazówki odnoszące się do pożądanych cech, zawartości i układu sprawozdania z działalności oraz zasad jego sporządzania i prezentacji zawiera Krajowy Standard Rachunkowości nr 9 "Sprawozdanie z działalności" (KSR nr 9). Ponadto Komitet Standardów Rachunkowości, uchwałą nr 2/2023 z 20 stycznia 2023 r., wydał rekomendacje pt. "Sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności za 2022 r. w warunkach niepewności otoczenia gospodarczego". Więcej informacji na temat rekomendacji znajduje się w pkt 4 niniejszego artykułu.

Sprawozdanie z działalności jest raportem jednostki o jej aktualnej sytuacji majątkowej i finansowej, wynikach działalności i prognozach na przyszłość. W sprawozdaniu z działalności prezentuje się informacje na temat czynników ryzyka i analizę zagrożeń. Tak wynika z art. 49 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Przepis ten zawiera minimalny zakres informacji wykazywany w sprawozdaniu z działalności. Zakres ten zaprezentowano w poniższej tabeli.

Sprawozdanie z działalności emitenta, którego papiery wartościowe zostały dopuszczone do obrotu na jednym z rynków regulowanych Europejskiego Obszaru Gospodarczego, powinno zawierać również - jako wyodrębnioną część - oświadczenie o stosowaniu ładu korporacyjnego, którego zakres określają przepisy wykonawcze wydane na podstawie art. 60 ust. 2 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2554 ze zm.) lub regulaminy wydane na podstawie art. 61 tej ustawy (por. art. 49 ust. 2a ustawy o rachunkowości). Ponadto sprawozdanie z działalności jednostki powinno obejmować - o ile jest to istotne dla oceny rozwoju, wyników i sytuacji jednostki - co najmniej:

a) kluczowe finansowe wskaźniki efektywności związane z działalnością jednostki,

b) kluczowe niefinansowe wskaźniki efektywności związane z działalnością jednostki oraz informacje dotyczące zagadnień pracowniczych i środowiska naturalnego.

Jeżeli istnieje powiązanie pomiędzy wartościami wykazanymi w rocznym sprawozdaniu finansowym a informacjami zawartymi w sprawozdaniu z działalności jednostki, sprawozdanie z działalności jednostki powinno zawierać odniesienia do kwot wykazanych w sprawozdaniu finansowym, a także dodatkowe wyjaśnienia dotyczące tych kwot (por. art. 49 ust. 3 i 3a ustawy o rachunkowości). Z treści art. 49 ust. 6 ustawy o rachunkowości wynika również, że jednostka mała i jednostka mikro, jeśli sporządza sprawozdanie z działalności, może nie wykazywać w tym sprawozdaniu wskaźników efektywności związanych z jej działalnością oraz informacji dotyczących zagadnień pracowniczych i środowiska naturalnego.

Sprawozdanie z działalności sporządza się wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym, w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego (por. art. 49 ust. 1 oraz art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości). W przypadku zatem jednostek, których rok obrotowy jest zgodny z kalendarzowym, sprawozdanie z działalności należy sporządzić do 31 marca następnego roku obrotowego. Odpowiedzialny za sporządzenie sprawozdania z działalności jest kierownik jednostki.

W przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdanie z działalności sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Jednostki sporządzające sprawozdania finansowe zgodnie z ustawą o rachunkowości, sporządzają sprawozdanie z działalności w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej czyli w formie pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego. Może on mieć postać pliku tekstowego, pliku graficznego lub mieszanego (np. .doc, .odt, .pdf, .jpg, .xls, .rft) albo skanu dokumentu papierowego (np. w postaci pliku PDF) opatrzonego podpisem elektronicznym. Natomiast jednostki będące emitentami, których papiery wartościowe zostały dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym, sporządzają sprawozdanie z działalności w formacie, o którym mowa w rozporządzeniu Komisji (UE) 2019/815, tzn. w formacie XHTML. Z kolei jednostki niebędące emitentami papierów wartościowych dopuszczonych do obrotu na rynku regulowanym, sporządzające sprawozdania finansowe zgodnie z MSR, sporządzają sprawozdanie z działalności w formacie, o którym mowa w rozporządzeniu Komisji (UE) 2019/815 (tzn. w formacie XHTML) lub innym formacie przeszukiwalnym.

Sprawozdanie z działalności podpisuje, podając zarazem datę podpisu, kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu, albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie z działalności spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmów złożenia takich oświadczeń. Sprawozdania z działalności, inaczej niż sprawozdania finansowego, nie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (por. art. 52 ust. 2 i art. 52 ust. 3 pkt 2 ustawy o rachunkowości). Zarówno do sporządzenia, jak i podpisania sprawozdania z działalności mają zastosowania takie same terminy, jak do rocznego sprawozdania finansowego. Sprawozdanie wymaga zatwierdzenia i złożenia wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym do KRS (por. art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Ze względu na wybuch wojny w Ukrainie oraz wzrost inflacji szczególne znaczenie będzie miało wskazanie w sprawozdaniu z działalności sporządzanym za 2022 r. czynników ryzyka oraz opis zagrożeń, które istotnie wpływają na sytuację jednostki. Kondycja podmiotów gospodarczych w obliczu tych wydarzeń może być niestabilna, zatem użytkownicy sprawozdań tym bardziej będą potrzebowali wyjaśnień sytuacji finansowej, majątkowej i wyników jednostki. W celu ułatwienia sporządzenia sprawozdania z działalności w obecnej sytuacji, Komitet Standardów Rachunkowości wydał rekomendacje pt. "Sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności za 2022 r. w warunkach niepewności otoczenia gospodarczego". Celem tych rekomendacji jest pomoc jednostkom przy sporządzaniu sprawozdań za 2022 r. w warunkach m.in. wzrostu inflacji i stóp procentowych, istotnych zmian kursów walut obcych, rosnących kosztów surowców i pracy czy sytuacji na rynku energii i ciepła, które mogą mieć negatywny wpływ na działalność danego podmiotu. Na temat sprawozdania z działalności sporządzanego w warunkach niepewności mowa jest w pkt V rekomendacji. Z informacji tam zawartych wynika, że w sprawozdaniu z działalności za 2022 r. jednostka powinna przedstawić w szczególności:

"(...) a) wpływ zmian w otoczeniu zewnętrznym i kształtowaniu się głównych wskaźników makroekonomicznych, ze wskazaniem wpływu na rynek/rynki/segmenty rynku, na których jednostka prowadzi działalność, jak i na jej sytuację majątkową i finansową (np. na wycenę aktywów i zobowiązań, rentowność i wynik finansowy),

b) komentarz do osiągniętych wyników z działalności operacyjnej i wyniku finansowego, ze wskazaniem wpływu, na ile to możliwe, zmian głównych wskaźników makroekonomicznych, np.:

• wpływ wzrostu inflacji i stóp procentowych na wycenę aktywów i zobowiązań oraz wyniki finansowe,
• wpływ wzrostu inflacji na wzrost kosztów działalności i obniżenia marży zysku lub spadku popytu na określony asortyment usług lub produktów,
• wpływ sytuacji makroekonomicznej na zaniechanie działalności w określonych segmentach rynku lub rynkach, w tym na rynkach zagranicznych (jeśli dotyczy jednostki) i wpływ na wynik finansowy jednostki,
• inne skutki, które kierownictwo uzna za istotne (np. poszukiwanie nowych kontrahentów celem niwelowania ryzyka kursowego),

c) wpływ zmian w otoczeniu zewnętrznym na płynność lub wypłacalność jednostki, np. poprzez skomentowanie sytuacji, gdy płynność jednostki była lub jest zagrożona, z podaniem wskaźników płynności lub wypłacalności na bazie danych zawartych w sprawozdaniu finansowym wraz z opisem źródeł ryzyka utraty płynności,

d) wpływ wahań wybranych wskaźników makroekonomicznych na niepewność co do wyceny bilansowej, np. poprzez zwrócenie uwagi na czynniki ryzyka istniejące na dzień bilansowy oraz na zwiększone ryzyko wiarygodności wyceny aktywów i zobowiązań, wymagających zastosowania osądu i przyjęcia założeń przy ich wycenie.

Prezentując w sprawozdaniu z działalności informacje, o których mowa w pkt. V.I.4, zaleca się jednocześnie wskazanie, jakie jednostka podjęła lub zamierza podjąć środki zaradcze w celu minimalizacji wpływu ryzyka i zagrożeń na jej dalszą działalność (np. renegocjować umowy kredytowe z bankiem, skorzystać z instrumentów finansowych zabezpieczających przed ryzykiem finansowym, poszukiwać innych źródeł finansowania, poszukiwać innych rynków zbytu). Zasadne może też być nawiązanie do efektów działań podjętych w poprzednich okresach w związku z pandemią COVID-19, o ile wpływ pandemii miał istotny wpływ na działalność jednostki, jej sytuację majątkowo i finansową, w tym na płynność (...)".

Ponadto z powyższych rekomendacji wynika, że biorąc pod uwagę utrzymującą się niepewność w związku z wojną w Ukrainie, przydatne przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych oraz przy sporządzaniu sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z działalności za 2022 r. mogą być nadal rekomendacje pt. "Sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności w warunkach rosyjskiej agresji na Ukrainę", wydane w kwietniu 2022 r. Co więcej, również rekomendacje "Sprawozdanie finansowe w czasie pandemii COVID-19, wydane w grudniu 2020 r. w przypadku gdy skutki pandemii COVID-19 wywarły znaczący wpływ na działalność jednostki w 2022 r., pozostają nadal aktualne w odniesieniu do: kontynuacji działalności, ostrożnej wyceny aktywów i zobowiązań oraz wyceny produktów przy niewykorzystanych zdolnościach produkcyjnych.

Podstawową funkcją sprawozdania z działalności jest objaśnienie danych i informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu finansowym. Jest to więc dokument uzupełniający sprawozdanie finansowe. Sprawozdanie z działalności, którego forma jest bardziej elastyczna niż forma sprawozdania finansowego, powinno być indywidualnym raportem uwzględniającym specyfikę danej jednostki i pełnić funkcję komunikacji jednostki z otoczeniem (z klientami, dostawcami, inwestorami, wierzycielami). Można je wydrukować i przekazywać potencjalnym kontrahentom na imprezach branżowych, targach albo zamieścić na stronie internetowej jednostki. Dla jego wiarygodności wymagana jest ocena biegłego, który sprawdza, czy sprawozdanie z działalności zostało sporządzone zgodnie z przepisami oraz czy jest zgodne z informacjami zawartymi w rocznym sprawozdaniu finansowym. Wymagane jest także oświadczenie biegłego o tym, czy w świetle wiedzy o jednostce i jej otoczeniu uzyskanej podczas badania stwierdzono istotne zniekształcenia w sprawozdaniu z działalności, oraz wskazanie, na czym polega każde takie istotne zniekształcenie (por. art. 83 ust. 3 pkt 10 i 11 ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym - Dz. U. z 2022 r. poz. 1302 ze zm.). Sprawozdanie z działalności szczególnie przydatne jest właścicielom, którzy na jego podstawie mogą np. podjąć decyzję, co do planów przyszłościowych jednostki, a także aby ułatwić im podjęcie decyzji o udzieleniu absolutorium zarządowi.

Na wstępie należy podkreślić, iż sprawozdanie z działalności sporządza i podpisuje wyłącznie kierownik jednostki, którym w przypadku spółki z o.o. jest zarząd tej spółki. Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych została przez ustawodawcę wyłączona z tego obowiązku (wyjątek dotyczy sytuacji, gdy ww. osoba jest jednocześnie członkiem zarządu).

Według pkt 1.2 KSR nr 9, sprawozdanie z działalności jest sprawozdaniem opisowo--liczbowym i ma zindywidualizowany charakter, gdyż odzwierciedla specyfikę działalności jednostki i przedstawia jej dokonania oraz zamierzenia. Dlatego nie jest ani możliwe, ani zasadne tworzenie jednolitego, szczegółowego wzorca takiego sprawozdania. Standard zawiera tylko wskazówki odnoszące się do pożądanych cech, zawartości i układu sprawozdania z działalności oraz zasad jego sporządzania i prezentacji. Są to wskazówki, których uwzględnienie przy sporządzaniu sprawozdania z działalności rozważa kierownik jednostki. Układ, zakres i szczegółowość ww. sprawozdania są uwarunkowane postanowieniami art. 49 ust. 2, 3 i 3a oraz art. 49b ust. 2, 3 i 4 ustawy o rachunkowości, charakterem działalności jednostki oraz potrzebami informacyjnymi jego użytkowników.

Wykorzystując wskazówki zawarte w standardzie, kierownik jednostki realizując postanowienia ustawy o rachunkowości powinien dostosować sprawozdanie z działalności do oczekiwań użytkowników, uwzględniając zarazem właściwości jednostki, a w szczególności rodzaj, rozmiary i złożoność prowadzonej działalności oraz formę prawną. Zgodnie z punktem 4.4 KSR nr 9 powinno z niego wynikać, jak kierownik jednostki (w przypadku spółki z o.o. - zarząd tej spółki) ocenia działalność jednostki, jej rozwój i sytuację, ze wskazaniem, czy w okresie sprawozdawczym rozwój był korzystny, a sytuacja zadowalająca i jakie są perspektywy rozwoju. Odnosi się przy tym do wcześniej deklarowanych zamierzeń dotyczących rozwoju działalności i sytuacji, a w przypadku znacznych rozbieżności, między nimi a stanem faktycznym, omawia tego przyczyny.

Poniżej przedstawiamy fragment sprawozdania z działalności za 2022 r., sporządzonego przez zarząd "XYZ spółki z o.o.", której przedmiotem działalności jest sprzedaż artykułów elektrycznych oraz doradztwo techniczne.

1. Charakterystyka działalności XYZ Sp. z o.o.

Nasza spółka powstała w 2013 r. w Bydgoszczy. Przedmiotem działalności spółki jest sprzedaż hurtowa artykułów elektrycznych zarówno w sklepach stacjonarnych, jak i w sklepie internetowym. Naszymi dostawcami są hurtownie elektryczne z terenu całej Polski. Z kolei klientami są zarówno podmioty prowadzące działalność gospodarczą, jak i osoby prywatne. Obecnie posiadamy 4 sklepy stacjonarne oraz 1 sklep internetowy. Jesteśmy obecni w mediach społecznościowych.

2. Misja, wizja i strategia spółki

Misją naszej spółki jest dostarczanie klientom dobrych jakościowo towarów oraz oferowanie pomocy w wyborze właściwych rozwiązań. Pracownikami naszej spółki są specjaliści z dziedziny elektryki i elektroniki, którzy oferują naszym klientom doradztwo techniczne wspomagając tym samym proces sprzedaży. Każdego klienta traktujemy indywidualnie. Wizją naszej spółki jest bycie wiarygodnym partnerem naszych klientów nie tylko na etapie sprzedaży, ale również po dokonaniu zakupów, czyli podczas np. wykonywania prac elektrycznych, montażów itp. Obecnie jesteśmy na etapie wdrażania strategii, która ma na celu poprawienie jakości obsługi klienta zarówno w sklepach stacjonarnych, jak i w sklepie internetowym. Wdrażanie strategii zaplanowane jest na lata 2022-2025. W tym zakresie współpracujemy z konsultantami zewnętrznymi zarówno z branży IT, jak i zajmującymi się technikami sprzedaży i zarządzania zespołem.

3. Zdarzenia istotnie wpływające na działalność spółki, jakie nastąpiły w 2022 r., oraz po jego zakończeniu, do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego

W miesiącach od styczniu do marca 2022 r. otworzyliśmy 2 sklepy stacjonarne w Toruniu i 1 sklep stacjonarny we Włocławku. Spółka nie posiada klientów w Ukrainie, dlatego wojna nie ma bezpośredniego wpływu na sprzedaż, jednak od lutego 2022 r. jesteśmy zaangażowani w pomoc obywatelom Ukrainy. Z kolei w lipcu 2022 r. wprowadziliśmy do sprzedaży nowy asortyment - rozdzielnie elektryczne. W listopadzie 2022 r. nawiązaliśmy współpracę z grupą zakupową, w celu wypracowania silniejszej pozycji w negocjacjach z dostawcami oraz uzyskania lepszych warunków handlowych.

4. Przewidywany rozwój jednostki

Prężnie rozwijamy content marketing, co ma na celu zawieranie z klientami długoterminowych relacji, aby zdobyć ich zaufanie i lojalność. Takie działanie ma z kolei spowodować wzrost sprzedaży naszych towarów. W kolejnych latach zamierzamy wzbogacić naszą ofertę o nowe towary i przeznaczać więcej środków pieniężnych na pozycjonowanie naszej strony internetowej.

5. Aktualna i przewidywana sytuacja finansowa

Sytuacja finansowa w spółce w 2022 r. jest stabilna, jednak najpierw pandemia COVID-19, a następnie wzrost inflacji i stóp procentowych spowodowały, że sprzedaż towarów zmniejszyła się w porównaniu do czasu sprzed pandemii. Ogólna trudna sytuacja na rynku, a zwłaszcza na rynku budowlanym (spowodowana przez wysoką inflację i wysokie koszty realizacji inwestycji), od której uzależniona jest nasza branża spowodowała, że wiele indywidualnych odbiorców jak i firm wstrzymało się z inwestycjami, co przełożyło się na spadek sprzedaży artykułów elektrycznych. Przewidujemy jednak, że jeżeli nie wystąpią kolejne czynniki wpływające negatywnie na gospodarkę, sytuacja finansowa naszej spółki będzie utrzymywała się na obecnym, zadowalającym nas poziomie.

6. Informacje o instrumentach finansowych

Posiadamy złotówkowy kredyt inwestycyjny na zakup środka trwałego, który spłacamy na bieżąco. Wzrost wysokości rat kredytowych, ze względu na podniesienie w ostatnim czasie stóp procentowych, nie wpłynął na zachowanie płynności finansowej. Szczegółowe dane dotyczące instrumentów finansowych, w tym celów i metod zarządzania ryzykiem finansowym, znajdują się w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego.

7. Zagrożenia występujące w spółce

Działalność gospodarcza, którą prowadzi nasza spółka podlega sporym zagrożeniom. Jednak obecnie, mimo trudnej sytuacji gospodarczej, ogólne ryzyko związane z prowadzeniem dalszej działalności spółki jest niskie i nie ma zagrożenia dla kontynuacji działalności. Do czynników ryzyka, które jednak stale obserwujemy należą: spadek popytu, utrata klientów oraz utrata płynności. To, w jaki sposób zapobiegamy tym ryzykom, prezentujemy w poniższym zestawieniu:

Dodajmy, że w przypadku zaistnienia ryzyka utraty płynności, w razie np. pogorszenia się warunków gospodarczych lub spadku przychodów ze sprzedaży, przygotowani jesteśmy na zaciągnięcie kredytu obrotowego w banku lub wstrzymanie planowanych inwestycji.