Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Prawo pracy  »  Inne zagadnienia  »   Różne aspekty stosowania RODO w sprawach pracowniczych
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Różne aspekty stosowania RODO w sprawach pracowniczych

Gazeta Podatkowa nr 56 (1513) z dnia 12.07.2018
Agata Barczewska

Od 25 maja 2018 r. pracodawca musi poświęcić więcej uwagi procesowi przetwarzania danych osobowych związanych z zatrudnieniem. Od wskazanego dnia pracodawców obowiązuje bowiem rozporządzenie RODO, określające zasady przetwarzania danych osobowych. Dokumentacja pracownicza z reguły zawiera ich bardzo wiele, stąd mogą pojawić się pytania dotyczące dopuszczalności przetwarzania konkretnych danych.

W aktach tylko to, co potrzebne

Z dniem 25 maja 2018 r. zaczęło obowiązywać rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE... (Dz. Urz. UE L z 2016 r., nr 119/1), zwane RODO. Objęło ono bardzo szeroki krąg podmiotów, w tym pracodawców.

Zgodnie z RODO przetwarzanie danych osobowych pracownika musi mieć określoną podstawę prawną i cel. Cel ten ma być konkretny, wyraźny i prawnie uzasadniony. Pracodawca, który przetwarza dane związane z zatrudnieniem, musi więc opierać się na przepisie, który mu na to pozwala oraz posiadać sprecyzowany cel przetwarzania tych danych. Podstawą prawną do przetwarzania danych mogą być odpowiednie regulacje RODO lub/i przepisy prawa krajowego. W myśl art. 6 ust. 1 RODO, przetwarzanie danych jest zgodne z przepisami (legalne przetwarzanie danych), jeżeli m.in.:

  • osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów,
     
  • przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
     
  • przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

Omawiane rozporządzenie określa też w art. 5 ust. 1 ogólne zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych (patrz ramka). Podmiotem odpowiedzialnym za ich realizację jest administrator danych osobowych, m.in. pracodawca. Musi on być zdolny do wykazania przed organem nadzorczym, że ich przestrzega (zasada rozliczalności). W Polsce takim organem jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Pomoc socjalna z ochroną danych

Nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych dotyczą w praktyce każdej sprawy kadrowej, zarówno ściśle pracowniczej, jak i pośrednio związanej z zatrudnieniem. Do takich pośrednich kategorii spraw należą kwestie dotyczące zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Administrowanie ZFŚS wiąże się z wykorzystywaniem danych osobowych osób uprawnionych do świadczeń z ZFŚS, głównie dotyczących ich sytuacji materialno-bytowej. Wejście w życie RODO nie wykluczyło ani nie ograniczyło możliwości przetwarzania tych danych przez pracodawcę. Nadal aktualna pozostaje podstawa prawna ich przetwarzania - jest nią art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (a od 25 maja br. również art. 6 ust. 1 lit. c RODO). W tym przypadku nie ma wymogu uzyskania zgody od osób uprawnionych na przetwarzanie ich danych, ponieważ wymienione przepisy są do tego wystarczającą podstawą. Natomiast może zajść konieczność aktualizacji regulaminu ZFŚS w kontekście wymagań RODO i krajowych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. We wspomnianym regulaminie pracodawca powinien wskazać:

  • swoje dane jako podmiotu uprawnionego do zbierania danych osobowych osób uprawnionych do świadczeń z ZFŚS (o ile wcześniej ich nie podał),
     
  • cel przetwarzania danych ww. osób (którym jest realizacja przysługujących im uprawnień z ZFŚS),
     
  • podstawę prawną przetwarzania danych (tj. art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS w związku z art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Należy nadmienić, że pozostaje w mocy interpretacja Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (od 25 maja br. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), zgodnie z którą żądanie przedstawienia pracodawcy zeznania rocznego dla potrzeb przyznania świadczenia z ZFŚS jest zgodne z prawem. Jak uznał wskazany urząd, taka praktyka jest przejawem realizacji ustawy o ZFŚS, z tym zastrzeżeniem, że przetwarzanie uzyskanych w ten sposób danych będzie adekwatne do celu, w jakich zostały udostępnione, tj. do przyznania świadczenia socjalnego.

Ogólne zasady przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe powinny być przetwarzane z uwzględnieniem zasad:

- zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości - dane powinny być przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą,
- ograniczenia celu - dane powinny być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i (z pewnymi wyjątkami) nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami,
- minimalizacji danych - dane powinny być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co jest niezbędne do celów, w których są one przetwarzane,
- prawidłowości - przetwarzane dane powinny być prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane; należy podjąć wszelkie rozsądne działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane,
- ograniczenia przechowywania - dane powinny być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą i (z pewnymi wyjątkami) przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane,
- integralności i poufności - dane powinny być przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2191 ze zm.)

Inne zagadnienia - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.