Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Firma  »  Zakładanie firmy  »   Lista obecności bez przyczyn absencji pracownika
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Lista obecności bez przyczyn absencji pracownika

Gazeta Podatkowa nr 58 (1515) z dnia 19.07.2018
Agata Barczewska

Bardzo częstą praktyką w zakładach pracy jest wskazywanie przez pracowników na liście obecności przyczyn swojej absencji. Na ogół używane są w tym celu różne oznaczenia literowe, które podpowiadają, z jakiego powodu pracownik jest nieobecny w pracy. Po wejściu w życie RODO stosowanie takich praktyk może naruszać zasadę ochrony danych osobowych.

"Literowe" informacje do ogólnego wglądu

Powszechne prawo pracy nie przewiduje jednego, obowiązującego wzoru listy obecności. W tym zakresie pracodawcy mają pozostawioną swobodę, podobnie jak przy podejmowaniu decyzji o stosowaniu listy obecności. W większości przypadków zakłady pracy korzystają jednak z takiej listy, jest to bowiem praktyczne i przydatne narzędzie do bieżącego odnotowywania obecności i nieobecności pracownika.

W celu ułatwienia późniejszych rozliczeń czasu pracy i wynagrodzenia, w praktyce pracownicy wykazują na liście nie tylko fakt przybycia i wyjścia z pracy, ale również - poprzez odpowiednie symbole literowe - przyczynę swojej nieobecności. Z tak przedstawionymi informacjami, np. o chorobie pracownika (Ch), jego urlopie (Uw) czy opiece nad dzieckiem (O), mogą się zapoznać inni pracownicy. Lista obecności zazwyczaj jest bowiem wyłożona w ogólnie dostępnym miejscu i ma charakter zbiorczy. Nie stanowi więc problemu, aby inny pracownik dowiedział się np., że jego kolega z pracy jest chory (co jest informacją o stanie zdrowia). Taki przepływ informacji, bez zgody pracownika, którego one dotyczą, budzi poważne wątpliwości w świetle rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE... (Dz. Urz. UE L 119/1 z 4.5.2016). Jest to tzw. RODO, obowiązujące od 25 maja 2018 r.

Minimum danych na liście

Zgodnie z RODO przetwarzanie danych osobowych musi być celowe i oparte na konkretnej podstawie prawnej. Cel przetwarzania danych ma być konkretny, wyraźny i prawnie uzasadniony (art. 5 ust. 1 lit. b oraz motyw 39 preambuły RODO). Jak wynika z art. 6 ust. 1 RODO, przetwarzanie danych jest zgodne z przepisami, jeżeli m.in.:

  • osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów,
     
  • przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
     
  • przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

Wystarczy spełnienie jednej z powyższej przesłanek (lub innej przesłanki wymienionej w art. 6 ust. 1 RODO), aby przetwarzanie danych było legalne. Proces przetwarzania danych, aby pozostawał w zgodzie z wymogami RODO, musi jednak uwzględniać zasady tego przetwarzania, w tym zasadę ograniczenia celu, minimalizacji danych oraz integralności i poufności (patrz ramka).

Dodatkowe dane bez uzasadnienia

W świetle RODO bardzo istotny jest cel przetwarzania danych osobowych. Jak już wspomniano, musi on być konkretny, wyraźny i mieć prawną podstawę. W tym kontekście dodatkowe zapisy w liście obecności nie mają uzasadnienia. Trzeba mieć na uwadze, że lista obecności służy do potwierdzenia/weryfikacji obecności lub nieobecności w pracy danego pracownika. Dla osiągnięcia tego celu nie ma znaczenia, z jakiego powodu pracownik jest nieobecny w pracy. Ujawnianie przyczyny absencji pracownika w liście obecności nie spełnia żadnej z przywołanych przesłanek legalnego przetwarzania danych. Nie jest bowiem konieczne do realizacji uprawnień bądź obowiązków wynikających z umowy o pracę ani do wypełnienia obowiązku ciążącego na administratorze danych (pracodawcy). Ujawnienie informacji o przyczynach absencji innym osobom mającym dostęp do listy nie odbywa się też na podstawie zgody pracownika (która powinna być wyraźna i wskazywać cel przetwarzania danych), ponieważ ten jej nie udzielił.

Ponadto zapis wskazujący, iż pracownika nie ma w pracy z powodu choroby (Ch) może zostać uznany za naruszenie art. 9 ust. 1 RODO, który zabrania przetwarzania danych wrażliwych, m.in. o zdrowiu.

Rozbudowana lista obecności, zawierająca dane o przyczynach nieobecności, nie znajduje więc podstaw w przepisach RODO. Może też naruszać określone przez ten akt zasady przetwarzania danych (wymienione w ramce). Nie ulega jednak wątpliwości, że pracodawca ma prawo zbierać dane dotyczące przyczyn różnych nieobecności pracownika, jest to bowiem niezbędne do prawidłowego rozliczenia czasu pracy i wynagrodzenia. Aktem odpowiednim do zamieszczania tych danych jest karta ewidencji czasu pracy. Podstawą prawną przetwarzania danych umieszczonych we wspomnianej karcie jest § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (...).

Przetwarzanie danych osobowych musi uwzględniać m.in. zasady:

- ograniczenia celu - dane powinny być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i (z pewnymi wyjątkami) nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami,
- minimalizacji danych - dane powinny być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co jest niezbędne do celów, w których są one przetwarzane,
- integralności i poufności - dane powinny być przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894).

Zakładanie firmy - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.