Wyszukaj

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Firma  »  Zakładanie firmy  »   Jak znaleźć niedrogą siedzibę dla firmy?
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Jak znaleźć niedrogą siedzibę dla firmy?

Gazeta Podatkowa nr 63 (1104) z dnia 7.08.2014
Marta Stefanowicz - Wasilewska

Wybór lokalu, który ma być siedzibą firmy, jest decyzją istotną zarówno z marketingowego, jak i ekonomicznego punktu widzenia. Jednak to, czy lokal firmy ma być jednocześnie jej wizytówką, zależy w dużej mierze od branży, w której działa dany przedsiębiorca. Przykładowo dla prowadzącego sklep duże znaczenie będzie mieć jego lokalizacja, gdyż przekłada się ona bezpośrednio na obroty danego punktu. Miejsce, w którym prowadzona jest działalność, nie będzie miało takiego znaczenia np. w przypadku przedsiębiorcy działającego w sieci.


Jak bezpiecznie wynająć lokal?

Jak znaleźć niedrogą siedzibę dla firmy?

Nie każdego przedsiębiorcę stać na zakup bądź budowę nieruchomości z przeznaczeniem na siedzibę własnej firmy. Oczywiście przy braku środków na ten cel można starać się o przyznanie kredytu i w ten sposób finansować tego rodzaju inwestycje, ale dla firm rozpoczynających dopiero swoją działalność uzyskanie kredytu może być utrudnione. Również środki uzyskiwane w ramach pożyczek udzielanych przez urzędy pracy dla osób bezrobotnych nie mogą być wykorzystywane na zakup bądź budowę lokali. Takie środki można jednak przeznaczyć na adaptację lokalu. Przy czym regulaminy urzędów pracy określają z reguły jaka wysokość przyznanych środków może być przeznaczona na adaptację bądź remont lokalu.

W takiej sytuacji przedsiębiorca może zdecydować się na prowadzenie działalności w wynajętym lokalu. Wówczas największe znaczenie będzie mieć dla niego wysokość czynszu, jaką będzie ponosić z tytułu zawarcia umowy najmu. Dlatego tak ważne jest dopilnowanie szczegółów umowy zawieranej z wynajmującym, by uniknąć w przyszłości niespodziewanych bądź nieuzasadnionych podwyżek czynszu. Jak wynika bowiem z art. 6851 Kodeksu cywilnego, wynajmujący lokal może podwyższyć czynsz, wypowiadając dotychczasową jego wysokość najpóźniej na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego. Umowa może wyłączyć stosowanie tego przepisu, jednakże na taki zabieg rzadko zgadzają się wynajmujący. Innym sposobem zabezpieczenia interesów najemcy może być np. określenie w umowie zakresu podwyżek (częstotliwości i limitu kwotowego) lub wprowadzenie tzw. klauzul waloryzacyjnych, dzięki którym podwyżki czynszu będą zależeć od innych czynników niż wola wynajmującego, jak np. inflacja. Drugą ważną kwestią, o jaką należy zadbać zawierając umowę najmu, jest określenie czasu jego trwania. Przedsiębiorcy z reguły zawierają umowy na czas oznaczony. Zgodnie z regulacjami Kodeksu cywilnego najem zawarty między przedsiębiorcami na czas dłuższy niż lat trzydzieści poczytuje się po upływie tego terminu za zawarty na czas nieoznaczony. Jeśli czas trwania najmu lokalu nie jest oznaczony, a czynsz jest płatny miesięcznie, najem każda ze stron, bez potrzeby wskazywania przyczyny, może wypowiedzieć najem najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego. Tak wynika z art. 688 Kodeksu cywilnego. Jest to przepis szczególny mający zastosowanie tylko w przypadku najmu lokalu. Jeżeli czas trwania najmu jest oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem w wypadkach określonych w umowie.


Lokal można wynająć od gminy

W wielu miejscowościach najatrakcyjniejsze nieruchomości są własnością gmin. Podlegają one sprzedaży, ale też bardzo często są przedmiotami najmu bądź dzierżawy. Informacji o lokalach, które gmina chce wynająć czy też wydzierżawić, można szukać w specjalnych wykazach, a także na stronach internetowych właściwych urzędów. Takie wykazy organ jednostki samorządu terytorialnego wywiesza na okres 21 dni w siedzibie właściwego urzędu (zwykle są to wydziały gospodarowania nieruchomościami urzędu miasta bądź gminy) oraz podaje informację o jego wywieszeniu do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości. Taka informacja zamieszczana jest również na stronach internetowych urzędu. W wykazie określa się m.in.:

  • oznaczenie nieruchomości według księgi wieczystej oraz katastru nieruchomości;
     
  • powierzchnię nieruchomości;
     
  • opis nieruchomości;
     
  • przeznaczenie i sposób zagospodarowania nieruchomości;
     
  • termin zagospodarowania nieruchomości;
     
  • cenę nieruchomości;
     
  • wysokość stawek procentowych opłat z tytułu użytkowania wieczystego;
     
  • wysokość opłat z tytułu użytkowania, najmu lub dzierżawy;
     
  • terminy wnoszenia opłat;
     
  • zasady aktualizacji opłat;
     
  • informacje o przeznaczeniu do sprzedaży, do oddania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę;
     
  • termin do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości.


Przetarg na wynajem lokalu

Jeżeli dana nieruchomość należąca do gminy przeznaczona jest do oddania w użytkowanie, najem lub dzierżawę na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony, to procedura wyłonienia najemcy musi odbyć się w formie przetargu, którego zasady określa ustawa o gospodarce nieruchomościami. Wojewoda albo odpowiednia rada lub sejmik mogą wyrazić zgodę na odstąpienie od obowiązku przetargowego trybu zawarcia tych umów. Informacji o przetargach należy szukać w siedzibach urzędów, a także na ich stronach internetowych. Takie ogłoszenia pojawiają się co najmniej na 30 dni przed wyznaczonym terminem przetargu. W ogłoszeniu o przetargu podaje się informacje zamieszczone w wykazie oraz czas, miejsce i warunki jego prowadzenia, a w razie ogłoszenia kolejnego przetargu lub rokowań, również terminy poprzednich postępowań. Procedura wyłonienia najemcy bądź dzierżawcy może być prowadzona w formie przetargu:

  • ustnego nieograniczonego;
     
  • ustnego ograniczonego;
     
  • pisemnego nieograniczonego;
     
  • pisemnego ograniczonego.

Przetarg ustny ma na celu uzyskanie najwyższej ceny. Przetarg pisemny ma na celu wybór najkorzystniejszej oferty. Z kolei przetarg ograniczony organizuje się, jeżeli warunki przetargowe mogą być spełnione tylko przez ograniczoną liczbę osób. O zastosowanej formie przetargu decyduje jego organizator. Do przetargu dopuszcza się osoby, które wniosą wadium w terminie wyznaczonym w ogłoszeniu o przetargu. Wadium może być wnoszone w pieniądzu, obligacjach Skarbu Państwa lub papierach wartościowych dopuszczonych do obrotu publicznego.


Można też startować w konkursie

Wybór najemców bądź dzierżawców nieruchomości gminnych, co do których umowy mają być zawarte na okres krótszy niż trzy lata, nie wymaga organizowania przetargu. W takich bowiem przypadkach gminy organizują konkursy ofert. Zasady przeprowadzania takich konkursów określone są w uchwałach rad gmin lub miast oraz w bieżących zarządzeniach wójtów, burmistrzów lub prezydentów miast. Ogłoszeń o nieruchomościach wystawianych w drodze konkursu można szukać m.in. w prasie lokalnej, na stronach internetowych danego urzędu, np. urzędu miasta, na miejskich tablicach ogłoszeń, a także w samych lokalach przeznaczonych na wynajem. W ogłoszeniu oraz w wykazie, jeżeli został dla danej nieruchomości przygotowany, znajdują się informacje dotyczące tego, w jakim terminie należy złożyć swoją ofertę, podając proponowaną stawkę czynszu (w wykazie powinna być określona minimalna jego stawka) oraz zastrzeżenie, czy lokal może być wynajęty na każdą działalność gospodarczą czy też ustanawia się w tym zakresie jakieś ograniczenia. Trzeba również zwrócić uwagę, iż przedstawienie oferty może być uzależnione od złożenia przez oferenta wadium, w kwocie określonej przez właściciela nieruchomości. Celem konkursu ofert jest wybór najkorzystniejszej oferty, odpowiadającej warunkom konkursowym.

Jak już wspomniano, w ogłoszeniach dotyczących konkretnego lokalu znajdują się informacje o tym, jaki rodzaj działalności może być w nim prowadzony. Czasami organizujący taki konkurs ogłasza, iż nie określa preferencji co do celów, na jakie lokal może być przeznaczony. Przy czym jednocześnie wskazuje, jakie rodzaje działalności na pewno nie mogą być w nim prowadzone, jak np. działalność uciążliwa dla mieszkańców lub działalność gospodarcza w zakresie urządzania gier na automatach o niskich wygranych oraz sprzedaży artykułów psychotropowych lub odurzających, tzw. dopalaczy.


Lokale w inkubatorach przedsiębiorczości

Młodzi przedsiębiorcy, którzy dopiero zaczynają swoją przygodę z biznesem, mogą własną firmę założyć przy pomocy Akademickich Inkubatorów Przedsiębiorczości. Obecnie prowadzony jest program AIP 2.0, w którym młody przedsiębiorca działa na zasadzie StartUp’u w AIP (udostępnienie osobowości prawnej). Oprócz pomocy przy uruchomieniu własnej firmy, inkubatory oferują możliwość prowadzenia własnej działalności w swoich biurach i salach. Młody przedsiębiorca może korzystać z nowoczesnych i w pełni wyposażonych biur i sal, ma również dostęp do internetu i urządzeń biurowych bez konieczności ponoszenia opłat za wynajem.

Na podstawie uchwał właściwych rad gmin bądź miast działają także Inkubatory Przedsiębiorczości, które również swoją ofertę kierują do młodych przedsiębiorców (działających na rynku np. nie dłużej niż rok). Za taki wynajem przedsiębiorca ponosi opłaty czynszowe, ale są to zdecydowanie stawki preferencyjne.


A może firma we własnym mieszkaniu?

Jeżeli dana branża na to pozwala, przedsiębiorca może prowadzić firmę we własnym mieszkaniu bądź domu. Generalnie wspólnoty mieszkaniowe nie mają prawa wprowadzać zakazów wykonywania działalności gospodarczej w lokalach mieszkalnych, ani uzależniać prawa do prowadzenia firmy w takim lokalu od zgody zarządu wspólnoty bądź wszystkich właścicieli lokali. Przepisy stanowią, że w granicach określonych przez ustawy i zasady współżycia społecznego właściciel może, z wyłączeniem innych osób, korzystać z rzeczy zgodnie ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem swego prawa, w szczególności może pobierać pożytki i inne dochody z rzeczy. Właściciel nieruchomości powinien jednak powstrzymywać się od działań, które zakłócałyby korzystanie z nieruchomości sąsiednich ponad przeciętną miarę, wynikającą ze społeczno-gospodarczego przeznaczenia nieruchomości i stosunków miejscowych. Sąd Najwyższy w wyroku z 3 kwietnia 2009 r. (sygn. akt II CSK 600/08) uznał, że regulamin porządku domowego wspólnoty mieszkaniowej nie może narzucać właścicielowi dalej idących ograniczeń czy obowiązków niż wynikające z Kodeksu cywilnego. Dotyczy to również możliwości prowadzenia w mieszkaniu własnej firmy.

Prowadzenie firmy w mieszkaniu może wiązać się ze wzrostem stawki podatku od nieruchomości. Przy czym opodatkowaniu wyższą stawką podlegają jedynie te części budynku mieszkalnego, które są faktycznie zajęte na prowadzenie działalności gospodarczej. Czasami, gdy na daną działalność nie zostało wyodrębnione specjalne pomieszczenie, a lokal nadal pełni funkcję mieszkalną, nie ma potrzeby zmiany stawki podatkowej.

Kiedy wynajmujący wypowie najem bez zachowania terminów?
  • najemca używa rzeczy w sposób sprzeczny z umową lub z przeznaczeniem rzeczy i mimo upomnienia nie przestaje jej używać w taki sposób,
     
  • najemca zaniedbuje rzecz do tego stopnia, że zostaje ona narażona na utratę lub uszkodzenie,
     
  • najemca dopuszcza się zwłoki z zapłatą czynszu co najmniej za dwa pełne okresy płatności (wynajmujący wpierw musi uprzedzić najemcę na piśmie, udzielając mu dodatkowego terminu miesięcznego do zapłaty zaległego czynszu).

Co powinna zawierać oferta w konkursie na wynajem?
  • oświadczenie oferenta o zapoznaniu się z treścią regulaminu konkursu,
     
  • dane o oferencie: nazwę i siedzibę podmiotu startującego w konkursie lub imię i nazwisko w przypadku osób fizycznych,
     
  • określenie przedmiotu działalności, która ma być prowadzona w lokalu użytkowym,
     
  • proponowany czas trwania umowy,
     
  • odpis dokumentu potwierdzającego rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej,
     
  • proponowaną wysokość stawki czynszu.

"Właściciele lokali nie mogą podejmować żadnych uchwał, które ingerowałyby w prawa odrębnej własności lokali. Taki zaś charakter mają bez wątpienia postanowienia uchwalonego przez właścicieli regulaminu porządku domowego dotyczące obowiązku zawiadomienia zarządu wspólnoty o wynajęciu lub wydzierżawieniu lokalu, zawiadomienia zarządu wspólnoty o wszystkich istotnych zmianach dotyczących lokalu, zakazu prowadzenia działalności gospodarczej w lokalach mieszkalnych bez zgody wspólnoty mieszkaniowej".

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 3 kwietnia 2009 r., sygn. akt II CSK 600/08

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r. poz. 121)

Ustawa z dnia 21.08.1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2014 r. poz. 518 ze zm.)

Zakładanie firmy - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60