Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Firma  »  Zakładanie firmy  »   Wydatki na założenie firmy w kosztach podatkowych
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Wydatki na założenie firmy w kosztach podatkowych

Gazeta Podatkowa nr 61 (998) z dnia 1.08.2013
Agata Cieśla

Podjęcie działalności gospodarczej wiąże się z poniesieniem szeregu wydatków. Przyszły przedsiębiorca musi bowiem m.in. dokonać rejestracji i zgłoszeń w różnych urzędach i instytucjach, nabyć lub dostosować do swoich potrzeb lokal gdzie firma będzie się mieścić, kupić lub wyleasingować maszyny i urządzenia niezbędne w jej prowadzeniu czy przygotować akcję promocyjną. Nie wszystkie jednak wydatki poniesione na ten cel przez podatników opodatkowanych na zasadach ogólnych i nie na jednakowych zasadach można rozliczyć w kosztach podatkowych.


Koszty organizacyjne i promocyjne

Wydatki na założenie firmy w kosztach podatkowych

Na etapie organizowania firmy podatnicy mogą ponosić m.in. koszty obsługi prawnej, koszty notarialne wynikające z zawarcia umowy spółki, czy też koszty rekrutacji pracowników. Często konieczność poniesienia określonych wydatków związanych z uruchomieniem działalności nakładają na przyszłych przedsiębiorców przepisy prawa. Dotyczy to m.in. opłaty za rejestrację firmy, za dokonanie zgłoszenia w zakresie podatku VAT, czy wydanie koncesji uprawniającej do prowadzenia danego rodzaju działalności.

Ustawa o pdof nie wyłącza z kosztów podatkowych tego typu wydatków poniesionych przed rozpoczęciem działalności gospodarczej. Stąd, o ile ich poniesienie ma na celu uzyskanie przychodów albo zabezpieczenie lub zachowanie ich źródła, podlegają zaliczeniu w ciężar kosztów. W związku z tym przyszły przedsiębiorca może do kosztów firmy zaliczyć oprócz wymienionych powyżej również opłaty związane ze zdobyciem odpowiednich zezwoleń, wyrobieniem pieczątek itp., które zostały poniesione przed faktycznym podjęciem działalności gospodarczej.


Na możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków sprzed uruchomienia firmy nie ma wpływu ewentualny brak przychodów z działalności gospodarczej w roku ich poniesienia.


Wskazane wydatki podatnik powinien ująć w podatkowej księdze w kolumnie 13 "pozostałe wydatki" w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej. W kolumnie 2 księgi "Data zdarzenia gospodarczego" powinien przy tym wpisać datę poniesienia danego wydatku.

W czasach, gdy o egzystencji firmy często decyduje sprawny marketing, coraz powszechniejsze jest zjawisko polegające na poprzedzeniu otwarcia firmy kampanią informacyjno-reklamową, której celem jest poinformowanie potencjalnych nabywców o zaistnieniu nowego podmiotu, zakresie jego działalności oraz miejscu funkcjonowania. Wydatki na ten cel bez wątpienia spełniają wymogi określone w art. 22 ust. 1 ustawy o pdof, czyli przesłanki do zakwalifikowania ich jako koszt podatkowy. Podobnie należy uznać za koszty uzyskania przychodów na dzień rozpoczęcia działalności poniesione wcześniej wydatki na zakup materiałów reklamowych oraz wizytówek.


Zakup towarów i materiałów

Wydatków poniesionych przed rozpoczęciem działalności na zakup towarów handlowych i materiałów nie ujmuje się bezpośrednio w kosztach podatkowych. Powinny one zostać objęte spisem z natury sporządzanym na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Spis ten podlega wpisaniu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów jako pierwsza pozycja. W praktyce przyjęło się wpisywanie wartości spisu z natury w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu". Należy jednak pamiętać, aby po zakończeniu miesiąca wartości spisu z natury wpisanej w tej kolumnie nie sumować z pozostałymi zapisami w kolumnie 10. Wydatki te nie staną się bowiem kosztem podatkowym w momencie ich poniesienia. Zostaną uwzględnione w kosztach działalności dopiero przy obliczaniu dochodu na koniec roku podatkowego (jako różnica pomiędzy wartością zapasu na początek i na koniec roku podatkowego).


Środki trwałe - rozliczanie w czasie

Wydatki poniesione na środki trwałe nabyte przed rozpoczęciem działalności, podatnik ma prawo rozliczać w kosztach, ale zasadniczo w czasie i poprzez odpisy amortyzacyjne. Generalnie odpisów tych dokonuje się w równych ratach począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym dany środek przyjęto do używania.

Od tej zasady istnieje jednak kilka wyjątków. Jednym z nich jest tzw. jednorazowa amortyzacja, która ma zastosowanie m.in. do podatników rozpoczynających działalność gospodarczą. Mogą oni w roku jej rozpoczęcia dokonywać jednorazowo odpisów amortyzacyjnych od wartości środków trwałych zaliczonych do grup 3-8 KŚT, z wyłączeniem samochodów osobowych, na zasadach określonych w art. 22k ust. 7-13 ustawy o pdof. Odpisu tego dokonują nie wcześniej niż w miesiącu wprowadzenia ich do ewidencji środków trwałych. Limit tzw. jednorazowej amortyzacji w 2013 r. wynosi 205.000 zł.

Ponadto jednorazowo, w miesiącu oddania do używania lub w miesiącu następnym, podatnicy mogą amortyzować środki trwałe, których wartość początkowa nie przekracza 3.500 zł (art. 22f ust. 3 ustawy o pdof).


Wyposażenie

Umeblowanie siedziby firmy czy też wyposażenie zaplecza socjalnego to kolejne wydatki przyszłego przedsiębiorcy. Wartość m.in. pojedynczych biurek, krzeseł, szaf, lamp, telefonów i faksów, kuchenki mikrofalowej, ekspresu do kawy czy lodówki zazwyczaj nie przekracza 3.500 zł. Z tego względu podatkowo traktowane one będą jako elementy wyposażenia. Jeśli wyposażenie będzie wykorzystywane na potrzeby działalności, wówczas wydatki związane z jego zakupem będą podlegały bezpośredniemu zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Pozostaje kwestia momentu zaliczenia ich do kosztów podatkowych.

Zasadniczo wydatki związane z zakupem wyposażenia podlegają zaliczeniu w ciężar kosztów w miesiącu oddania go do używania (art. 22d ust. 1 ustawy o pdof). Należy je zaksięgować w podatkowej księdze w kolumnie 13.

Warto przy tym pamiętać, że składniki wyposażenia, których wartość wynosi co najmniej 1.500 zł, przedsiębiorca zobowiązany jest wykazać w ewidencji wyposażenia.


Nakłady związane z lokalem

lokal własny

W sytuacji, gdy na potrzeby działalności nabywany jest lokal lub budynek, wówczas ten składnik majątku, z uwagi na swoją wartość oraz przewidywany okres użytkowania, zaliczany jest do środków trwałych. A to oznacza, że wydatki na jego nabycie będą rozliczane w kosztach poprzez odpisy amortyzacyjne.

Zdarza się, zwłaszcza wówczas, gdy lokal nabywany jest na rynku wtórnym, że przed przyjęciem do użytkowania wymaga on przeprowadzenia remontu. Kosztów takiego remontu przyszły przedsiębiorca nie rozliczy bezpośrednio w kosztach działalności gospodarczej.

Koszty remontu lokalu poniesione przed wprowadzeniem go do ewidencji środków trwałych zwiększają jego wartość początkową.

Wartość początkową środków trwałych nabytych w drodze kupna wyznacza cena ich nabycia. Stanowi ją kwota należna zbywcy, powiększona o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego do używania.

Z tego względu, choć generalnie wydatki na remont środka trwałego zaliczane są w ciężar kosztów podatkowych bezpośrednio w momencie ich poniesienia, nie będą rozliczane w ten sam sposób, jeżeli zostały poniesione jeszcze przed wprowadzeniem składnika majątku do ewidencji środków trwałych. Wynika to z faktu, że w momencie ich poniesienia składnik majątku nie jest jeszcze zdatny do użytku. Stąd koszty takiego remontu będą rozliczane w czasie poprzez odpisy amortyzacyjne. Natomiast inne wydatki związane z tym lokalem, a poniesione przed uruchomieniem firmy, takie jak czynsz, podatek od nieruchomości, czy też ubezpieczenie lokalu nie będą zwiększały wartości początkowej lokalu. Będą zaliczane do kosztów w podatkowej księdze w taki sam sposób jak opłaty rejestracyjne.


lokal wynajmowany

Również w przypadku cudzych lokali i budynków, które przyszły przedsiębiorca będzie wykorzystywał w uruchamianej działalności zdarza się, że aby spełniały jego oczekiwania, niezbędne jest poniesienie nakładów przystosowujących je do jego indywidualnych potrzeb. Nakłady te w podatku dochodowym klasyfikowane są jako inwestycje w obcych środkach trwałych. W praktyce przyjmuje się, że na te specyficzne składniki majątku składają się wydatki ponoszone na ulepszenie, o którym mowa w art. 22g ust. 17 ustawy o pdof, środków dzierżawionych, wynajmowanych, leasingowanych lub używanych na potrzeby działalności gospodarczej na podstawie innej umowy. Inwestycja w obcym środku trwałym nie została bowiem zdefiniowana w ustawie o pdof - wynika z niej jedynie, że inwestycja taka stanowi środek trwały podlegający amortyzacji.

Cechą charakterystyczną inwestycji w obcych środkach trwałych jest również to, że podlegają amortyzacji niezależnie od przewidywanego okresu używania. Odpisów amortyzacyjnych od omawianych inwestycji dokonuje się metodą liniową od ich wartości początkowej ujętej w ewidencji środków trwałych począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały one do niej wprowadzone. Podatnik sam decyduje przy tym, czy odpisy amortyzacyjne będzie naliczał w równych ratach co miesiąc, co kwartał, czy też jednorazowo na koniec roku podatkowego, co wynika z art. 22h ust. 4 ustawy o pdof (szerzej na temat rozliczania inwestycji w obcym środku trwałym pisaliśmy w GP nr 53 z dnia 4.07.2013 na str. 12).


Dotacja na rozpoczęcie działalności

Jednorazowe środki z Funduszu Pracy na rozpoczęcie działalności gospodarczej może otrzymać osoba bezrobotna (art. 46 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2013 r. poz. 674 ze zm.). Środki te, korzystają ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 121 ustawy o pdof.

W art. 23 ust. 1 pkt 56 ustawy o pdof, jako niestanowiące kosztów podatkowych wskazane zostały wydatki sfinansowane niektórymi dochodami wolnymi od podatku. Nie ma jednak wśród nich jednorazowej pomocy dla bezrobotnego wypłaconej z FP. Z tego względu wydatki sfinansowane ze środków FP zasadniczo mogą być zaliczane do kosztów podatkowych.

Wyjątek od tej reguły dotyczy wydatków poniesionych na nabycie lub wytworzenie środków trwałych. Zaliczeniu w ciężar kosztów podatkowych nie podlegają bowiem odpisy amortyzacyjne z tytułu zużycia środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od tej części ich wartości, która m.in. odpowiada wydatkom zwróconym podatnikowi w jakiejkolwiek formie (art. 23 ust. 1 pkt 45 ustawy o pdof). Stąd gdyby zakup środka trwałego podatnik częściowo sfinansował z dotacji, a częściowo ze środków własnych, wówczas kosztu podatkowego nie będzie stanowił odpis amortyzacyjny od tej części wartości początkowej środka trwałego, która została sfinansowana dotacją.

Z kolei w sytuacji, gdy przedmiotową dotacją zostanie sfinansowany zakup wyposażenia do uruchamianej firmy, wydatek na ten cel będzie obciążał koszty podatkowe. Nie ma przy tym znaczenia, że otrzymana dotacja korzysta ze zwolnienia od opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 121 ustawy o pdof. Podobnie wydatki na zakup materiałów i towarów sfinansowane z dotacji można uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów. Również wydatkami na najem lokalu sfinansowanymi z dotacji dla bezrobotnego na rozpoczęcie działalności gospodarczej, podatnik może obciążyć koszty uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej.

"Fakt sfinansowania wydatków poniesionych na wynajem, zakup wyposażenia, materiałów i towarów oraz materiałów reklamowych sfinansowanych ze środków przyznanych osobie bezrobotnej z Funduszu Pracy na podjęcie działalności gospodarczej nie wyklucza możliwości zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, mimo iż przyznane środki korzystają ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie cytowanego art. 21 ust. 1 pkt 121 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych".

Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 26 lutego 2013 r., nr IBPBI/1/415-1508/12/ESZ

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)

Rozporządzenie z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. nr 152, poz. 1475 ze zm.)

Zakładanie firmy - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.