Udokumentowanie kosztów w PKPiR z tytułu rozliczenia umowy zlecenia lub o dzieło

Czy dokument w postaci umowy zlecenia/o dzieło i rachunku do takiej umowy w formie elektronicznej (PDF), bez podpisu zleceniobiorcy (wykonawcy dzieła), spełnia wymogi prawidłowego dokumentowania kosztów uzyskania przychodów w PKPiR?

Ogólne zasady dokumentowania kosztów w PKPiR

Sposób dokumentowania kosztów uzyskania przychodów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (PKPiR) zawiera rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. (Dz. U. poz. 2544). W myśl § 11-13 tego aktu prawa, podstawą zapisów w podatkowej księdze są dowody księgowe, którymi są m.in. faktury, faktury VAT RR, rachunki, dokumenty celne, noty księgowe, dowody opłat pocztowych i bankowych, a także inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, zawierające co najmniej:

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Niektóre koszty (wydatki) mogą być udokumentowane dokumentem zaopatrzonym w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowodem wewnętrznym), określającym przy zakupie nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Rozliczenie umowy zlecenia/o dzieło w PKPiR

Koszty poniesione w związku z rozliczeniem ze zleceniobiorcą (wykonawcą) umowy zlecenia (o dzieło) są niczym innym, jak wynagrodzeniem z tytułu ww. umowy. W przypadku, gdy dającym zlecenie (zlecającym wykonanie dzieła) jest przedsiębiorca, wynagrodzenie zleceniobiorcy (wykonawcy) może być kosztem uzyskania przychodów wówczas, gdy zlecone czynności (dzieło) pozostają w związku z działalnością gospodarczą zleceniodawcy oraz służą osiąganiu przez niego przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów.

Moment ujęcia w kosztach uzyskania przychodów wynagrodzenia z tego tytułu wyznacza art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PDOF. Zgodnie z tym przepisem nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności m.in. z tytułu umowy zlecenia lub o dzieło. Oznacza to, że wynagrodzenie za wykonane zlecenie/dzieło stanowi koszt podatkowy w dacie jego wypłaty (postawienia do dyspozycji). W przypadku umowy zlecenia w ten sam sposób rozliczeniu podlegają składki na ubezpieczenia społeczne, w części finansowanej przez zleceniodawcę. Są one kosztami dopiero w momencie ich zapłaty do ZUS, co wynika z art. 23 ust. 1 pkt 55a ww. ustawy.

Wynagrodzenie (brutto) z tytułu umowy zlecenia/o dzieło przedsiębiorca (zleceniodawca /zlecający dzieło) wpisuje do PKPiR w kolumnie 12 "wynagrodzenia w gotówce i w naturze". Wskazuje na to treść ust. 12 objaśnień do PKPiR, zawartych w załączniku nr 1 do ww. rozporządzenia. Wskazano tam, że w kolumnie tej ewidencjonuje się również wynagrodzenia wypłacane osobom z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło. Z kolei składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez zleceniodawcę, powinny być wpisane w księdze w kolumnie 13 "pozostałe wydatki".

Koszty poniesione z tytułu wynagrodzenia z umowy zlecenia/o dzieło mogą podlegać ujęciu w PKPiR na podstawie np. wyciągu bankowego, dokumentującego przekazanie wynagrodzenia na rachunek bankowy zleceniodawcy/wykonawcy albo na podstawie innego dowodu (np. rachunku). W przypadku, gdy wynagrodzenie wypłacane jest w gotówce, zleceniobiorca /wykonawca powinien potwierdzić jego otrzymanie własnym podpisem.

Jak wynika z powyższego przepisy nie określają w sposób jednoznaczny, jakim dowodem powinny zostać udokumentowane w PKPiR koszty poniesione z tytułu wynagrodzenia zleceniobiorcy (wykonawcy dzieła). W przypadku, gdy rachunek do umowy zlecenia (o dzieło) został wystawiony w formie elektronicznej i nie posiada podpisu zleceniobiorcy, zasadnym jest ujęcie tego kosztu w PKPiR na podstawie wyciągu bankowego.