U podatników podatku dochodowego od osób fizycznych rok podatkowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym. Z tego względu, na ostatni dzień grudnia danego roku podatnicy, którzy prowadzą działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach określonych w ustawie o PIT, dokonują zamknięcia prowadzonych ksiąg. Uregulowania zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r. poz. 728 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem, pokazują, że zamknięcie podatkowej księgi to pewien proces, złożony z kilku etapów.
Podatkowa księga zakładana jest na dany rok podatkowy. Oznacza to, że podatnik kontynuujący działalność gospodarczą, nie będzie w niej ujmował operacji i zdarzeń gospodarczych, które dotyczą kolejnego roku podatkowego. Nie ma jednak przeszkód, by po 31 grudnia danego roku podatkowego, wpisywać do księgi podlegającej zamknięciu, przychody i koszty uzyskania przychodów, których moment (odpowiednio) uzyskania/poniesienia przypada w zakończonym roku podatkowym. Mając na uwadze, że zaliczkę na podatek za grudzień lub ostatni kwartał danego roku podatkowego uiszcza się w terminie do 20 stycznia roku podatkowego następującego po danym roku podatkowym, zasadniczo do tego czasu mogą być uzupełniane zapisy w księdze dotyczące grudnia. Tak więc zakończenie roku podatkowego nie modyfikuje reguły prowadzenia podatkowej księgi wyrażonej w § 30 ust. 1 rozporządzenia. W jej myśl zapisy w księdze są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie:
w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
| Przykład
Podatnik prowadzi zakład ślusarski. Zakładamy, że na zlecenie firmy wykona usługę 29 grudnia 2018 r., a fakturę wystawi 4 stycznia 2019 r. i na jej podstawie kontrahent ureguluje należność gotówką. Przychód z działalności gospodarczej podatnik osiągnął już w dacie wykonania usługi, więc na podstawie wystawionej faktury wpisze przychód do podatkowej księgi przychodów i rozchodów za 2018 r., pod datą 29 grudnia. |
Na potrzeby ustalenia rocznego dochodu z działalności gospodarczej, prowadzący podatkową księgę są obowiązani do podsumowania zapisów dokonanych w kolumnach od 7 do 14. Jednocześnie sposób podsumowania zapisów zależy od tego, czy w trakcie roku podatkowego przychody i koszty ich uzyskania w tych kolumnach były ujmowane narastająco czy sumowane tylko za poszczególne miesiące.
| Zwróć uwagę!
Rocznego podsumowania księgi dokonuje się po zakończeniu roku podatkowego, jednak termin wykonania tych czynności nie został wskazany. |
Jeśli zapisy w księdze były ujmowane narastająco, to roczne podsumowanie sprowadza się do tego, że:
W tym wariancie, wartość rocznych sum osiągniętych przychodów i poniesionych kosztów wyznacza wprost podsumowanie kolumn 7-14 dokonane po zakończeniu grudnia.
Natomiast w przypadku gdy w trakcie roku były sumowane jedynie przychody i koszty danego miesiąca, należy:
Przedstawione sposoby rocznego podsumowania księgi przedstawia opis zawarty w ust. 19 i 20 objaśnień do podatkowej księgi zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia.
Na koniec roku podatkowego, czyli na 31 grudnia roku podatkowego, prowadzący podatkową księgę zobligowani są sporządzić i wycenić spis z natury, w sposób określony w § 27-29 rozporządzenia. Ponadto spis ten (nazywany spisem końcowym) musi być wpisany do księgi.
| Zwróć uwagę!
Spis z natury sporządzony na koniec roku podatkowego stanowi ostatnią pozycję w księdze prowadzonej w danym roku. Wpisu należy dokonać, nawet jeśli spis nie obejmuje żadnych towarów, a jego wartość jest zerowa. |
Wpisu spisu z natury do podatkowej księgi można dokonać na dwa sposoby:
Należy zauważyć, że spis z natury sporządzony na koniec roku podatkowego wpisuje się do księgi jako spis sporządzony na dzień 1 stycznia kolejnego roku podatkowego (jako tzw. spis początkowy).
Po zamknięciu podatkowej księgi, na oddzielnej stronie dokonuje się wyliczenia rocznego dochodu (straty) uzyskanego (poniesionej) z wykonywanej działalności gospodarczej. Sposób postępowania opisuje ust. 22 objaśnień do podatkowej księgi zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia. W ich myśl w celu ustalenia dochodu osiągniętego w roku podatkowym należy na oddzielnej stronie księgi:
1) ustalić wartość osiągniętego przychodu w roku podatkowym (kolumna 9),
2) ustalić wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodów w sposób następujący:
a) do wartości spisu z natury na początek roku podatkowego doliczyć wartość zakupu towarów handlowych (materiałów) z kolumn 10 i 11, a następnie pomniejszyć o wartość spisu z natury sporządzonego na koniec roku podatkowego,
b) kwotę wynikającą z tego obliczenia powiększyć o kwotę wydatków z kolumny 14 oraz pomniejszyć o wartość wynagrodzeń w naturze w tej części, w której wydatki (koszty) związane z wynagrodzeniami w naturze zostały zaksięgowane w innych kolumnach księgi,
3) wartość osiągniętego przychodu (kolumna 9) pomniejszyć o wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodu, obliczonych zgodnie z objaśnieniami zawartymi w pkt 2; wynikająca z tego obliczenia różnica stanowi kwotę dochodu/straty osiągniętego/poniesionej w roku podatkowym.
| Zwróć uwagę!
Ustalenia dochodu (straty) za dany rok podatkowy powinno się dokonać w czasie zapewniającym sporządzenie i terminowe złożenie zeznania podatkowego, a więc nie później niż 30 kwietnia następnego roku podatkowego. |
Reasumując, zamknięcie podatkowej księgi przychodów i rozchodów za dany rok podatkowy wymaga dokonania następujących czynności:
| ||||||||||||
|
||||||||||||
