Spółka z o.o. ma być rozwiązana. Czy po jej likwidacji można zniszczyć dokumenty związane z rozliczeniem PIT od wynagrodzeń pracowników, CIT i VAT?
NIE. Likwidacja firmy nie zwalnia z obowiązku przechowywania ksiąg podatkowych i dowodów księgowych do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Zobowiązanie podatkowe przedawnia się zasadniczo po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Termin przedawnienia wydłuża się jednak, jeżeli jego bieg nie rozpocznie się, np. w związku z rozłożeniem spłaty zaległości podatkowej na raty, będzie zawieszony, np. po wniesieniu sprawy do sądu administracyjnego, lub zostanie przerwany, np. w wyniku zajęcia składnika majątku dłużnika w toku postępowania egzekucyjnego. Stanowi o tym art. 70-70e Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 900 ze zm.). Regulacje te stosuje się odpowiednio do należności płatników, np. z tytułu poboru podatku dochodowego od wynagrodzeń pracowników. Należy jednak pamiętać, że są ustawy, które przewidują szczególne rozwiązania w zakresie archiwizacji dokumentów podatkowych. Przykładowo przedsiębiorcy, korzystający z pomocy publicznej udzielanej zgodnie z ustawą o specjalnych strefach ekonomicznych, są zobowiązani przechowywać księgi podatkowe i dokumenty związane z ich prowadzeniem do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń związanych ze zwrotem pomocy publicznej. Roszczenia te przedawniają się po 10 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym skorzystano z pomocy.
Zasady archiwizacji dokumentacji podatkowej odnoszą się do wszystkich przedsiębiorców, także tych, którzy zakończyli działalność. Dokumentacja rozwiązanej spółki z o.o. - księgi podatkowe, dokumenty związane z ich prowadzeniem, a także dokumenty odnoszące się do poboru podatku wykonywanego w ramach pełnienia funkcji płatnika - musi być przechowywana do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania, którego ona dotyczy. Księgi i dokumenty powinny być oddane na przechowanie osobie wskazanej w umowie spółki lub w uchwale wspólników. W razie braku takiego wskazania przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy. Podmiot dokonujący likwidacji ma obowiązek zawiadomić na piśmie właściwy urząd skarbowy o miejscu przechowywania dokumentacji podatkowej. Należy to zrobić nie później niż w ostatnim dniu istnienia spółki z o.o.
Dokumentację dotyczącą rozliczeń podatkowych można zniszczyć po zakończeniu przewidzianego prawem okresu jej przechowywania (powiązanego zasadniczo z upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego). Dokumenty dotyczące poboru podatku przez płatnika trzeba natomiast przekazać podatnikom. Jeżeli jest to niemożliwe, podlegają zniszczeniu.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
