Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Firma  »  Wskazówki dla przedsiębiorcy  »   Zmiany w zasadach przechowywania akt pracowniczych
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Zmiany w zasadach przechowywania akt pracowniczych

Gazeta Podatkowa nr 93 (1550) z dnia 19.11.2018
Kinga Romas

Z dniem 1 stycznia 2019 r. wchodzą w życie przepisy ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. W wyniku zmian skróceniu ulegnie czas przechowywania akt pracowniczych. Nowelizacja wprowadza również m.in. możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej.

Obecnie

Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika, a także przechowywać tę dokumentację w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Aktualnie obowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Wynika on z art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r. poz. 217 ze zm.) oraz z art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1270 ze zm.).

Dokumentacja pracownicza obejmuje:

  • akta osobowe pracowników - zawierają informacje i dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, informacje dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, a także dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy,
     
  • pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy - obejmuje ewidencję czasu pracy, kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację, dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy, wypadków w drodze do pracy i z pracy oraz świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Pracodawca, który nie realizuje omówionych obowiązków, ponosi odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.

Po zmianach

Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją skraca okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji pracowników. Celem zabezpieczenia interesów pracowników możliwość skorzystania z nowego rozwiązania została podzielona w zależności od daty zatrudnienia. Chodzi tu w szczególności o kwestie korzystania z prawa do świadczenia emerytalnego bądź rentowego oraz ustalenia ich wysokości.

• Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.

Dokumentacja pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. będzie przechowywana przez 10 lat. Pracodawcy w określonych sytuacjach będą przesyłać do ZUS nowe imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu za konkretny okres). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

• Zatrudnieni w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.

W tym przypadku pracodawca również będzie miał możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat (zarówno w odniesieniu do pracowników obecnie zatrudnianych, jak i tych już zwolnionych) o ile złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. Nie jest to obowiązkowe, ale jeśli pracodawca już zdecyduje się na to, wówczas będzie to decyzja na przyszłość - niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników.

Gdy pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat.

• Zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r.

W odniesieniu do tej grupy pracowników pracodawca nadal będzie przechowywał dokumentację przez okres 50 lat.

Warunkiem skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowników będzie złożenie przez pracodawcę do ZUS:

- oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców, których zatrudnił w latach 1999-2018 oraz
- raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców, których zatrudnił w latach 1999-2018.

Inne zmiany:

» Możliwość przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej w formie elektronicznej - jeśli pracodawca zdecyduje się właśnie na tę formę, wówczas konieczne będzie zeskanowanie dokumentacji papierowej i opatrzenie jej podpisem elektronicznym.
» Zasada wypłaty pensji na konto pracownika - pracodawca w terminie 21 dni od 1 stycznia 2019 r. będzie zobowiązany poinformować pracowników, którzy obecnie otrzymują wynagrodzenie w gotówce o obowiązku podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę. Natomiast pracownik, który nadal będzie chciał otrzymywać wypłatę w gotówce, będzie musiał złożyć stosowne oświadczenie w tym zakresie.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 10.01.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz. 357)

Wskazówki dla przedsiębiorcy - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.