Jednolite wzory wniosków dla przedsiębiorców

W dniu 25 grudnia 2014 r. po 6-miesięcznym vacatio legis weszły w życie przepisy mające na celu ujednolicenie wzorów pism w niektórych procedurach administracyjnych. Dotychczas zdarzało się, że w odniesieniu do tej samej procedury administracyjnej obowiązywało kilka lub kilkanaście wzorów dokumentów przygotowanych przez różne organy. Miało to miejsce np. w sytuacji, gdy organem właściwym do przygotowania danego wniosku była gmina.

Skąd potrzeba ujednolicenia wzorów?

Podstawowym celem ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze standaryzacją niektórych wzorów pism w procedurach administracyjnych jest nałożenie na właściwe organy obowiązku określania jednolitych w skali kraju wzorów pism wykorzystywanych w procedurach administracyjnych w formie dokumentów elektronicznych. W związku z tym, na mocy omawianej ustawy, wprowadzone zostaną jednolite w całym kraju wzory takich pism, w szczególności wzory wniosków o wydanie zezwolenia, o wpis do rejestru, o zmianę danych w zezwoleniu lub w rejestrze, o wydanie licencji czy zgłoszenia danej działalności właściwemu organowi. Jak czytamy w uzasadnieniu do tej ustawy "Elektronizacja procedur pozytywnie wpłynie także na szybkość postępowań i efektywność procedur administracyjnych oraz zmniejszy obciążenia administracyjne obywateli i przedsiębiorców. Przyczyni się również do poprawy jakości kontaktu między administracją a obywatelem. Standaryzacja wzorów pism jest elementem niezbędnym dla docelowej elektronizacji procedur administracyjnych". Udostępnionych zostanie 64 ujednoliconych wzorów pism zawartych w różnych ustawach (patrz tabela).

W poszczególnych ustawach zmienianych na mocy tej ustawy wskazane zostały organy odpowiedzialne za opracowanie i udostępnienie jednolitych wzorów pism w formie elektronicznej, które następnie będą musiały zostać przekazane do centralnego repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych (CRWD). Na mocy wcześniej obowiązujących regulacji, gdy w przepisach prawa nie został wskazany właściwy organ do określenia wzoru, każdy organ właściwy do załatwienia określonej sprawy mógł opracować i przekazać wzór pisma do CRWD, stąd też tak duża ilość różnych wzorów dokumentów dotyczących tej samej sprawy.

Jakie korzyści?

Ministerstwo Gospodarki przedstawiło dane, z których wynika, że standaryzacja i elektroniczna forma dokumentów może przynieść prawie 2 mln zł oszczędności rocznie, w tym ponad 1,3 mln zł rocznie ze względu na skrócenie czasu na poszukiwanie potrzebnego formularza i prawie 700 tys. zł oszczędności na wysyłce. Jednocześnie skrócenie procedury rozpatrywania wniosku przedsiębiorcy przyspieszy rozpoczęcie działalności gospodarczej, co może przynieść wzrost przychodów w wysokości nawet 232 mln zł rocznie.

Ustawa o standaryzacji niektórych wzorów pism w procedurach administracyjnych to pierwszy etap ujednolicania procedur administracyjnych związanych z podejmowaniem i wykonywaniem działalności gospodarczej w Polsce.

Gdzie szukać wniosków?

Podmiot będzie mógł skorzystać z formularza elektronicznego jednolitego wzoru wniosku, zamieszczonego w CRWD, na elektronicznej platformie usług administracyjnych (ePUAP) oraz na stronach BIP organu odpowiedzialnego za przygotowanie danego formularza. Taki ujednolicony fomularz pozwoli na sporządzenie wniosku zgodnego ze wzorem zamieszczonym w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych. We wzorze wniosku określone zostaną wszystkie wymogi, które podmiot musi spełnić, oraz zostanie wskazane, jakie dokumenty w formie załączników mają być dołączone do wniosku, co znacząco ułatwi realizację procedury. Przedsiębiorca (obywatel) będzie od razu wiedział, jakie dokumenty musi przygotować i dołączyć do składanego wniosku, by nie uległ on odrzuceniu ze względów formalnych. Znacząco więc przyspieszy to trwanie danej procedury i zaoszczędzony zostanie czas przedsiębiorców. Skróceniu ulegnie czas rozpatrywania wniosków przez organy właściwe w danej sprawie, ponieważ precyzyjne wskazanie we wniosku wymaganych danych oraz koniecznych do przedstawienia dokumentów ograniczy liczbę wezwań do uzupełnienia braków, a w konsekwencji - liczbę wniosków, które z powodu braków formalnych nie mogą być rozpatrzone. Wszystkie dane konieczne do przekazania, poświadczające spełnianie warunków określonych w przepisach prawa, zostaną precyzyjnie i w sposób przejrzysty wskazane w odpowiednim wzorze.

Przy czym wnioskodawca będzie mógł sam wybrać czy dany wniosek (w ujednoliconej wersji) złoży w postaci papierowej, czy też elektronicznej. Wniosek lub inne pisma będą mogły być złożone osobiście albo wysłane listem poleconym. Wnioski lub inne pisma w formie dokumentów elektronicznych przesyłane będą na elektroniczną skrzynkę podawczą właściwego podmiotu administracji publicznej. Wnioskodawca na adres elektroniczny wskazany we wniosku otrzyma poświadczenie odbioru dokumentu.

Jak już wspomniano, omawiana ustawa weszła w życie z dniem 25 grudnia 2014 r. Jednakże stanowi ona, iż dotychczasowe przepisy wykonawcze wydane na podstawie ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi dotyczące wzorów wniosków o wydanie zezwoleń na obrót hurtowy napojami alkoholowymi oraz wzorów wniosków i informacji o sprzedaży napojów alkoholowych zachowują moc nie dłużej niż przez 6 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 24.04.2014 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze standaryzacją niektórych wzorów pism w procedurach administracyjnych (Dz. U. poz. 822)