Wyszukaj

Jak szukać?»

20 stycznia 2017 r. (piątek) mija ostateczny termin zmiany formy opodatkowania na 2017 r. przez podatników PIT prowadzących działalność gospodarczą20 stycznia 2017 r. (piątek) mija ostateczny termin wyboru/rezygnacji z kwartalnego ryczałtu ewidencjonowanego20 stycznia 2017 r. (piątek) mija ostateczny termin wyboru/rezygnacji z ustalania przychodu z wpłat na poczet dostaw towarów i usług20 stycznia 2017 r. (piątek) mija ostateczny termin złożenia PIT-6 na 2017 r.20 stycznia 2017 r. (piątek) mija ostateczny termin wyboru na 2017 r. podatku liniowego przez podatników prowadzących działy specjalne produkcji rolnej23 stycznia 2017 r. (poniedziałek) mija ostateczny termin zawiadomienia o zaprowadzeniu podatkowej księgiLimit przychodów za 2016 r. uprawniający do ryczałtu ewidencjonowanego w 2017 r. wynosi 1.074.400 zł (czytaj)
Zamknij
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Księgi rachunkowe  »   Ewidencja ekwiwalentów wypłacanych pracownikom
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Ewidencja ekwiwalentów wypłacanych pracownikom

Gazeta Podatkowa nr 73 (1323) z dnia 12.09.2016
Dorota Przybyszewska

Pracownicy za używanie dla celów służbowych własnych strojów, obuwia, narzędzi i sprzętów mogą otrzymywać od pracodawców ekwiwalenty pieniężne. We wskazanych w przepisach sytuacjach podlegają one zwolnieniu z oskładkowania i opodatkowania. Wydatki z tego tytułu ujmuje się w księgach rachunkowych jako koszty działalności operacyjnej.

Odzież robocza i służbowa

Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

  • jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
     
  • ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Obowiązek taki wynika z art. 2377 § 1 Kodeksu pracy. Przy czym pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. W takim przypadku pracownikowi należy się ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny (art. 2377 § 2 i 4 K.p.).

Trzeba zaznaczyć, że pracownik nie może używać własnej odzieży i obuwia roboczego, jeśli pracuje na stanowisku, na którym są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi bądź promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi (art. 2377 § 3 K.p.).

Pracodawca jest zobowiązany zapewnić odpowiednio pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie odzieży i obuwia roboczego. Jeśli nie może on zapewnić prania odzieży roboczej, wówczas czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem, że pracodawca wypłaca pracownikowi ekwiwalent pieniężny w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. Stanowi o tym art. 2379 § 2 i 3 K.p.

W ujęciu podatkowym ekwiwalenty za używanie i pranie odzieży roboczej stanowią dla pracowników przychody ze stosunku pracy zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o pdof. Jak wynika z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące w myśl przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Trzeba przy tym podkreślić, że pojęcie ekwiwalentu nie zostało zdefiniowane w obowiązujących przepisach, jednak w oparciu o definicję słownikową przez ekwiwalent należy rozumieć świadczenie stanowiące odpowiednik innego świadczenia (rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, równoważnik). Podstawą ustalenia kwoty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży roboczej powinna więc być rzetelnie skalkulowana kwota wydatków poniesionych na zakup tej odzieży (na podstawie obowiązujących cen), uwzględniająca jej zużycie w warunkach pracy. Z kolei w odniesieniu do ekwiwalentu za pranie odzieży służbowej, należy odpowiednio ustalić wartość związanych z tym wydatków i częstotliwość ich ponoszenia. Oba ekwiwalenty powinny zostać odpowiednio pomniejszane w przypadku nieobecności pracownika w pracy.

Stąd jeżeli świadczenie pieniężne za pranie odzieży wypłacane jest w formie stałego ryczałtu, który nie stanowi równowartości faktycznie poniesionych przez pracownika kosztów, to nie korzysta ze zwolnienia od podatku. Jego wartość należy wtedy opodatkować podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Natomiast jeśli pracodawca wypłaci pracownikowi ekwiwalent za używanie przez niego własnej odzieży, obuwia roboczego czy ekwiwalent za pranie przez pracownika odzieży roboczej (w faktycznym rozumieniu tego słowa) i dokona tego zgodnie z przepisami bhp, to wartość takich ekwiwalentów będzie wolna od podatku dochodowego.

Warto dodać, że zgodnie z art. 21 ust. 11a ustawy o pdof, wolne od podatku dochodowego są również świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, wynikające z zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym ze względu na szczególne warunki i charakter pełnionej służby, przysługujące osobom pozostającym w stosunku służbowym, przyznane na podstawie odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Przepis ten dotyczy osób pozostałych w stosunku służbowym, powstającym w drodze mianowania lub powołania, w tym m.in. żołnierzy zawodowych w służbie stałej i kontraktowej, strażaków, policjantów, funkcjonariuszy celnych, jeśli otrzymują świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia ze względu na szczególne warunki i charakter pełnionej służby, na podstawie obowiązujących ich przepisów.

Ze zwolnienia od podatku dochodowego korzysta także - na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o pdof - wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, lub wartość ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór. Przez ubiór służbowy, o którym mowa w tym przepisie, należy rozumieć specjalną odzież (lub elementy tej odzieży), która spełnia łącznie dwa warunki:

  • jej noszenie jest obowiązkiem pracownika (wynikającym z regulaminu czy umowy o pracę),
     
  • musi ona posiadać charakterystyczne cechy (np. naszyte logo firmy, charakterystyczny krój i kolor, itp.) - tj. tak zindywidualizowane elementy, przez które odzież ta traci przymiot odzieży o charakterze osobistym.

Gdy pracodawca nie zapewnia pracownikom obowiązkowego ubioru służbowego, ale wypłaca im ekwiwalent pieniężny za ten ubiór, przyjmuje się, że zwolnienie od podatku dotyczy kwoty tego ekwiwalentu, jeżeli odpowiada ona wydatkom poniesionym przez pracownika na zakup ubioru służbowego.

Wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zwanego dalej rozporządzeniem składkowym. W odniesieniu do ubioru służbowego zastosowanie ma § 2 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia składkowego, z którego wynika, że zwolniona z oskładkowania jest wartość ubioru służbowego (umundurowania), którego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalent pieniężny za ten ubiór. Dla zwolnienia z oskładkowania ważne jest także, by kwoty ekwiwalentów były ustalone przez pracodawcę w realnej, równoważnej wysokości.

W księgach rachunkowych ekwiwalenty za ubranie robocze i służbowe oraz za ich pranie odnosi się w ciężar kosztów działalności operacyjnej. Można księgować je w zespole 4 na koncie służącym do ewidencji ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń na rzecz pracowników lub pozostałych kosztów rodzajowych. Wybrany sposób ewidencji jednostka powinna zapisać w zakładowym planie kont, stanowiącym część dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Jeśli ewidencję kosztów jednostka prowadzi na kontach zespołu 5, to ekwiwalent za pranie odzieży ujmuje według miejsc pracy (wydziałów), w których otrzymujący go pracownicy pracują. Mogą to być przykładowo konta kosztów: 50 "Koszty działalności podstawowej - produkcyjnej", 51 "Koszty wydziałowe" lub 53 "Koszty działalności pomocniczej".

Ewidencja księgowa wypłacanych ekwiwalentów za używanie własnej odzieży roboczej i służbowej oraz za pranie odzieży - przy założeniu, że korzystają ze zwolnienia z opodatkowania i oskładkowania - może więc przebiegać zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia lub Pozostałe
  koszty rodzajowe),

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" lub konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń"
  (jeśli ekwiwalent wypłacany jest razem z wynagrodzeniem)

oraz równolegle

- Wn odpowiednie konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Sprzęty i narzędzia

Pracownik podejmujący pracę na rzecz konkretnego pracodawcy ma prawo oczekiwać od niego zapewnienia materiałów i urządzeń koniecznych do realizowania obowiązków służbowych. Zdarza się jednak, że pracownicy przy wykonywaniu pracy używają własnych narzędzi i sprzętów, a pracodawca wypłaca im z tego tytułu ekwiwalent pieniężny.

Wolna od podatku dochodowego jest wartość ekwiwalentów pieniężnych za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Wynika to z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o pdof. Kwota ekwiwalentu, na co już zwracano uwagę, powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy w trakcie tego używania.

Przykładowo, wolna od podatku dochodowego jest m.in. kwota ekwiwalentu pieniężnego wypłacana pracownikom z tytułu używania przez nich prywatnych telefonów komórkowych do celów służbowych, ustalona na podstawie billingu. Jednak ze zwolnienia nie korzysta wypłacany ryczałt za używanie takich telefonów, bowiem nie odzwierciedla on faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków.

Ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika, podlegają też zwolnieniu z oskładkowania na podstawie § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego. Tutaj również warunkiem jest, żeby kwota ekwiwalentu odpowiadała faktycznie poniesionym przez pracownika wydatkom z tego tytułu.

Ekwiwalenty pieniężne za wykorzystywanie narzędzi należących do pracownika, podlegające zwolnieniu z opodatkowania i oskładkowania, mogą zostać ujęte w księgach rachunkowych pracodawcy zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia lub Pozostałe
  koszty rodzajowe),

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" lub konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń"
  (jeśli ekwiwalent wypłacany jest razem z wynagrodzeniem)

oraz równolegle

- Wn odpowiednie konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Przykład

Założenia

  1. Pracownikowi zatrudnionemu na pełny etat wraz z wynagrodzeniem zasadniczym wypłacany jest ekwiwalent za używanie własnej odzieży roboczej, ustalony na podstawie rynkowych cen tej odzieży, przy uwzględnieniu stopnia jej zużycia (w tym faktycznie przepracowanych przez pracownika dni). Z listy płac za sierpień 2016 r. wynika, iż kwota tego ekwiwalentu wynosi 60 zł. Stanowi ona przychód pracownika zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof.
     
  2. Ewidencję kosztów działalności operacyjnej jednostka prowadzi tylko na kontach zespołu 4. W przykładzie pominięto ewidencję wynagrodzenia zasadniczego.

Dekretacja

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. LP - wartość należnego ekwiwalentu: 60 zł 40 23-0
2. WB - wypłata ekwiwalentu pracownikowi: 60 zł 23-0 13-0

Księgowania

Ewidencja ekwiwalentów wypłacanych pracownikom

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047)

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.)

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 2236)

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Księgi rachunkowe - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60