Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Składki, zasiłki, emerytury  »  Emerytury, renty, świadczenia przedemerytalne  »   Dokumentowanie okresów zatrudnienia dla celów emerytalnych
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Dokumentowanie okresów zatrudnienia dla celów emerytalnych

Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 16 (490) z dnia 10.08.2019

Pracownik, który zamierza ubiegać się o emeryturę ma dokumenty wystawione przez prywatne archiwum. Czy dokumenty te ZUS uwzględni przy ustalaniu prawa do emerytury?

Dla celów emerytalno-rentowych oraz obliczenia kapitału początkowego okresy zatrudnienia i wysokość wynagrodzenia mogą być potwierdzane na podstawie kopii dokumentów przygotowanych przez archiwum lub innych uprawnionych przechowawców.

Za uprawnionego przechowawcę uznaje się przedsiębiorcę prowadzącego działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania. Działalność z tego zakresu jest działalnością regulowaną i wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców. Organem prowadzącym rejestr jest marszałek województwa właściwy ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem. Oznacza to, że tylko podmioty wpisane do rejestru marszałka mogą prowadzić działalność gospodarczą w tym zakresie. Po umieszczeniu przechowawcy w rejestrze marszałek województwa przekazuje informację do Archiwum Państwowego. Na podstawie tych informacji Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych tworzy ewidencję przechowawców akt osobowych i płacowych. Tak wynika z art. 51g ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r. poz. 553 ze zm.).

Do ustalenia, czy podmiot został umieszczony w rejestrze marszałka województwa, a tym samym, czy jest uprawniony do wydawania dokumentów służy ewidencja przechowawców akt osobowych i płacowych. Przechowawca, który nie jest wpisany do rejestru, nie powinien wydawać żadnych dokumentów, ponieważ do ustalenia prawa lub wysokości świadczeń emerytalno-rentowych oraz kapitału początkowego nie zostaną one uwzględnione. ZUS przyjmuje tylko dokumenty wystawione przez uprawnionych przechowawców. Mogą oni wydawać odpisy, wypisy, wyciągi oraz kopie przechowywanych dokumentów na podstawie zgromadzonych materiałów archiwalnych. Dopuszczalne jest również wystawianie zaświadczeń uwierzytelnionych podpisem osoby kierującej archiwum albo osoby upoważnionej. Oznacza to, że uprawniony przechowawca może wydać uwierzytelnione kserokopie indywidualnych kart wynagrodzeń (kart zarobkowych), list płac lub ich fragmentów, świadectw pracy albo umów o pracę, angaży, przeszeregowań. Zaświadczenia natomiast mogą obejmować wysokość wynagrodzenia, pod warunkiem że na zaświadczeniu zostaną wykazane poszczególne jego składniki. Tak sporządzone dokumenty zarówno osobowe, jak i płacowe mogą stanowić podstawę do przyznania prawa do świadczenia emerytalno-rentowego oraz obliczenia jego wysokości.

Pełna ewidencja przechowawców dostępna jest na stronie internetowej www.archiwa.gov.pl (zakładka "Dla użytkowników"). Na podstawie ewidencji przechowawców można ustalić, czy podmiot oferujący usługi przechowywania dokumentacji dysponuje wymaganym wpisem w rejestrze, a tym samym prowadzi legalną działalność w tym zakresie i dokumenty przez niego sporządzone będą mogły być przyjęte do ustalenia prawa oraz wysokości emerytury, renty oraz kapitału początkowego. Dodatkowo ewidencja zawiera bazę "Miejsc przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców", na podstawie której można ustalić miejsce przechowywania dokumentacji poszukiwanego zakładu pracy.

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Emerytury, renty, świadczenia przedemerytalne - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.