Sposób wypełnienia nowego druku zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu - ERP-7

1) Były pracownik zwrócił się do zakładu pracy z wnioskiem o wystawienie zaświadczenia o wysokości zarobków na dołączonym formularzu ERP-7. Zaświadczenie to jest mu niezbędne do ubiegania się o rentę z tytułu niezdolności do pracy. Dotychczas wystawialiśmy pracownikom zaświadczenia na druku Rp-7. Czy jest to właściwy druk? Jeśli tak, to proszę o wskazówki dotyczące jego wypełniania.

Od sierpnia 2018 r. ZUS wprowadził nowy druk zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ERP-7, który zastąpił dotychczasowy Rp-7. Nowy druk w stosunku do poprzedniego został znacznie rozbudowany.

Pierwsza strona przeznaczona jest na podanie:

• danych płatnika składek (tj. NIP, REGON, nazwy, adresu) oraz
   
• danych osoby ubezpieczonej-pracownika (tj. PESEL, rodzaj, seria i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, imię i nazwisko, data urodzenia).

Druk ERP-7 dostępny jest w serwisie  www.druki.gofin.pl.

Na drugiej stronie tego formularza należy podać informacje o pracowniku, tj. okres zatrudnienia u danego płatnika, wymiar czasu pracy (podaje się okres od-do, w którym pracownik przed 15 listopada 1991 r. był zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy), okresy urlopu bezpłatnego i wychowawczego. Jako nowość, na tej stronie dodatkowo podaje się imię i datę urodzenia dziecka/dzieci, na które był udzielony urlop wychowawczy. Ponadto zamieszcza się informacje o wypłaconych świadczeniach, tj.:

• wynagrodzeniu za czas niezdolności do pracy na podstawie art. 92 K.p. lub innych odrębnych przepisów (podając okresy od-do),
   
• zasiłku chorobowym/opiekuńczym/macierzyńskim po 14 listopada 1991 r. (podając okresy od-do),
   
• świadczeniu rehabilitacyjnym (podając okresy od-do).

W nowym druku jest więcej miejsca na wpisanie informacji o wypłaconych świadczeniach, co umożliwia wymienienie ich wszystkich (bez dodatkowego załącznika wykazującego te okresy, jak było to praktykowane przy poprzednim druku).

Trzecia strona druku w całości została przeznaczona na tabelę, w której należy wykazać wysokość wypłaconych wynagrodzeń za poszczególne lata kalendarzowe. W tabeli można podać dane za 20 lat kalendarzowych, a nie jak dotychczas tylko 10. Na temat wypełniania tej tabeli piszemy w dalszej części niniejszego opracowania.

Na czwartej (ostatniej) stronie druku umieszczono tabelę, w której należy podać rok i miesiąc, w którym nastąpiło przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Na tej stronie podaje się też:

• dodatkowe informacje, np. o składnikach, co do których płatnik ma wątpliwości, czy powinny być uwzględniane w podstawie wymiaru świadczenia i które nie zostały wykazane w tabeli na str. 3 (rodzaj składnika, tytuł wypłaty oraz okres, w którym został wypłacony),
   
• informacje o pełnomocniku, którego płatnik składek upoważnił do wystawienia tego zaświadczenia,
   
• informacje o dokumentach, na podstawie których wystawiono zaświadczenie.

Pod koniec ostatniej strony umieszczono pouczenie o odpowiedzialności za wystawienie zaświadczenia oraz pola na wpisanie daty i złożenie podpisu przez płatnika lub osobę upoważnioną/uprawnioną do wystawienia zaświadczenia - numer telefonu oraz pieczątkę zawierającą imię, nazwisko i stanowisko.

Zwracamy uwagę! Zaświadczenie ERP-7 nie wymaga podpisu dwóch osób, jest podpisywane tylko przez jedną osobę - płatnika składek lub osobę upoważnioną/uprawnioną do wystawiania zaświadczeń.

2) Jak wypełnić poszczególne kolumny tabeli umieszczonej na stronie 3 nowego zaświadczenia ERP-7?

Przy wypełnianiu tabeli dotyczącej wysokości wynagrodzenia (str. 3 druku) należy kierować się omówionymi dalej zasadami umieszczania poszczególnych składników w odpowiedniej kolumnie.

Kolumna 1: wpisuje się rok, za który wykazywane są zarobki.

Kolumna 2: należy wpisać sumę kwot wszystkich składników wynagrodzenia lub uposażenia, które w trakcie zatrudnienia były objęte składką na ubezpieczenie społeczne lub ubezpieczenia emerytalne i rentowe uzyskanych za dany rok kalendarzowy. Mowa tutaj o wynagrodzeniu zasadniczym i innych stałych składnikach wynagrodzenia jak np. dodatek stażowy czy funkcyjny, a także wynagrodzeniu obejmującym świadczenia w naturze oraz składnikach zmiennych jak np. premia regulaminowa, nagroda uznaniowa.

Kolumna 3: podaje się sumę kwot wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłków chorobowego, macierzyńskiego i opiekuńczego wypłaconych za dany rok kalendarzowy.

Kolumna 4: wskazuje się sumę kwot świadczenia rehabilitacyjnego oraz dodatku, świadczenia i zasiłku wyrównawczego uzyskanych za dany rok kalendarzowy.

Kolumna 5: wpisuje się kwoty składników wynagrodzenia za dany rok kalendarzowy, które w okresie świadczenia pracy stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a wyłączenie ich z tej podstawy następuje jedynie z powodu pobierania świadczeń z tytułu niezdolności do pracy lub macierzyństwa. Prawo do pobierania tych składników wynagrodzenia wynika z układów zbiorowych pracy lub przepisów branżowych. Do takich świadczeń należą m.in. dodatki stażowe lub dodatki ratownicze.

Kolumna 6: należy podać kwotę przychodu należnego za dany rok kalendarzowy, która nie stanowiła podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a była objęta składką na ubezpieczenie wypadkowe. Dotyczy to sytuacji, gdy w danym roku kalendarzowym nastąpiło przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe; w kolumnie tej wykazuje się tylko te wynagrodzenia, które nie były objęte składką z powodu tego przekroczenia.

Kolumna 7: kolumna ta służy do wykazania innych wypłat, które nie zostały ujęte w kolumnach 2-6 oraz ich rodzaju. Powinny w niej znaleźć się kwoty rekompensat wypłaconych pracownikowi z tytułu podwyżki cen żywności, opału i energii oraz rekompensat z tytułu okresowego niepodwyższania płac w sferze budżetowej.

3) W jaki sposób należy wypełnić formularz ZUS ERP-7 dla pracownika, którego wynagrodzenie podlegające oskładkowaniu we wrześniu 2011 r. osiągnęło limit rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe (100.770 zł)? Pracownik otrzymuje wynagrodzenie za dany miesiąc 10. dnia następnego miesiąca. W 2010 r. miesięczne wynagrodzenie wynosiło 8.000 zł, a od 2011 r. wynosi 9.200 zł. Zainteresowany w 2011 r. obok wynagrodzenia zasadniczego uzyskał również: wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych w kwocie 4.000 zł (sierpień), premię uznaniową w kwocie 7.000 zł (maj) oraz trzynastkę za 2010 r. w kwocie 8.170 zł (luty). Natomiast trzynastkę za 2011 r. w kwocie 9.500 zł wypłacono pracownikowi w lutym 2012 r.

Przy wypełnianiu ERP-7 nadal należy kierować się zasadą uwzględniania wynagrodzenia/ /uposażenia oraz świadczeń za czas niezdolności do pracy do roku kalendarzowego, za który zostały wypłacone. Oznacza to, że wypłaty dokonane w innym roku kalendarzowym, np. trzynastka lub wynagrodzenie za grudzień poprzedniego roku, należy uwzględnić w roku kalendarzowym, którego faktycznie dotyczą. W sytuacji, gdy nie można ustalić okresu, jakiego dana wypłata dotyczy, wówczas kwoty te dolicza się do miesiąca, w którym zostały wypłacone.

Przyjmujemy dane z pytania. Pracownikowi w 2011 r. wypłacono łącznie 128.370 zł, w tym w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe uwzględniono wypłaty tylko do rocznego limitu obowiązującego w 2011 r., czyli do kwoty 100.770 zł. Licząc od początku 2011 r., do limitu weszły:

• wynagrodzenie za grudzień 2010 r. (wypłacone w styczniu): 8.000 zł,
   
• wynagrodzenia za okres od stycznia do sierpnia 2011 r. (wypłacone w lutym, marcu, ..., we wrześniu): 73.600 zł (9.200 zł x 8 m-cy),
   
• trzynastka za 2010 r. (wypłacona w lutym): 8.170 zł,
   
• premia (wypłacona w maju): 7.000 zł,
   
• wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych (wypłacone w sierpniu): 4.000 zł.

Ponadto w styczniu 2012 r. otrzymał wynagrodzenie za grudzień 2011 r. w wysokości 9.200 zł, a w lutym 2012 r. trzynastkę za 2011 r. w kwocie 9.500 zł.

Ustalając wysokość przychodu uzyskanego przez pracownika w 2011 r. dla celów emerytalno-rentowych, należy:

• pomniejszyć go o:
   
• wynagrodzenie za grudzień 2010 r. w wysokości 8.000 zł (doliczone do przychodu za 2010 r.),
   
• trzynastkę za 2010 r. w wysokości 8.170 zł (doliczoną do przychodu za 2010 r.),
   
• doliczyć do niego:
   
• wynagrodzenie za grudzień 2011 r. w wysokości 9.200 zł (wypłacone w styczniu 2012 r.),
   
• trzynastkę za 2011 r. w wysokości 9.500 zł (której wypłata nastąpiła w lutym 2012 r.).

Wysokość przychodu po odliczeniu/doliczeniu ww. kwot wyniesie 103.300 zł, tj. 100.770 zł - (8.000 zł + 8.170 zł) + (9.200 zł + 9.500 zł). Fakt, że kwota ta przekracza wysokość rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe obowiązującej w 2011 r. nie ma znaczenia.

Zatem w tabeli - Informacje o kwotach wynagrodzenia/uposażenia, kwotach świadczeń wypłaconych w okresie niezdolności do pracy (...) należy wykazać następujące kwoty:

Kolumna 2: 103.300 zł,

Kolumna 6: 27.600 zł.

Ponadto w tabeli - Informacja o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe należy podać rok i miesiąc, w którym wynagrodzenie pracownika przekroczyło roczną podstawę, czyli wrzesień 2011 r.

Zgodnie z art. 15 ust. 3a ustawy emerytalnej, przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych uwzględnia się kwoty wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy oraz zasiłków chorobowego, macierzyńskiego i opiekuńczego wypłaconych w roku kalendarzowym przypadającym po 2004 r., pod warunkiem że łączna kwota podstaw wymiaru składek oraz wynagrodzeń i zasiłków nie przekroczyła rocznej podstawy wymiaru składek.

Termin za jaki należne są te świadczenia jest bez znaczenia. W pierwszej kolejności wlicza się uzyskane wynagrodzenia, a dopiero w dalszej kolejności świadczenia z tytułu niezdolności do pracy.