Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Składki, zasiłki, emerytury  »  Zasiłki i inne świadczenia  »   Okres przechowywania dokumentów zasiłkowych
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Okres przechowywania dokumentów zasiłkowych

Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 16 (466) z dnia 10.08.2018

Przez jaki okres pracodawca będący płatnikiem zasiłków ma obowiązek przechowywania zwolnień lekarskich oraz innych dokumentów zasiłkowych (w tym prowadzonych kilka lat temu kart zasiłkowych)?

Okres przechowywania dokumentacji płacowej pracownika określa art. 125a ustawy emerytalnej. W myśl tego przepisu, płatnik składek jest zobowiązany, na żądanie organu rentowego, do wystawienia m.in.:

  • dokumentów (zaświadczeń) w celu udowodnienia okresów składkowych oraz okresów nieskładkowych,
     
  • zaświadczenia o wysokości przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, wypłaconego za okresy, za które przychód ten przysługuje, a także o wysokości wypłaconych wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy, świadczeń i zasiłków: chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, zasiłku wyrównawczego (dalej świadczeń chorobowych), świadczenia wyrównawczego lub dodatku wyrównawczego.
Ważne: Listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, płatnik składek przechowuje przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika (art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej).

Nowe prawoOd 1 stycznia 2019 r. przepis art. 125a ustawy emerytalnej zostanie zmieniony przez art. 4 pkt 2 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. poz. 357). Dowody te nadal będą przechowywane przez 50 lat, z zastrzeżeniem że obowiązek ich przechowywania będzie wynosił 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym:

  • ubezpieczony będący pracownikiem lub zleceniobiorcą (osobą wykonującą umowę agencyjną/zlecenia/inną umowę o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia) zakończył pracę u danego płatnika składek, w przypadku ubezpieczonego zgłoszonego u danego płatnika składek do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r.,
     
  • został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy o sus, w przypadku ubezpieczonego, o którym mowa wyżej, zgłoszonego przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r.

Pozostała dokumentacja związana m.in. z wypłatą świadczeń z ubezpieczenia społecznego podlega krótszemu przechowywaniu, według potrzeb własnych pracodawcy oraz wymagań określonych w innych przepisach, np. o rachunkowości, o podatku dochodowym, o ubezpieczeniach społecznych.

Dowody, na podstawie których dokonano wypłaty świadczeń chorobowych to nie tylko wystawiane przez lekarzy zaświadczenia lekarskie o czasowej niezdolności do pracy. Należą do nich też inne oświadczenia i wnioski, np. Z-15A lub Z-15B, oświadczenie o nieprzewidywanym zamknięciu przedszkola lub szkoły. Dokumenty te zostały określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego... (Dz. U. z 2017 r. poz. 87).

Przepisy ustawy zasiłkowej w art. 67 określają jedynie termin, po upływie którego roszczenie o wypłatę zasiłków ulega przedawnieniu. Wynosi on 3 lata, o ile niewypłacanie zasiłku w całości lub w części było następstwem błędu płatnika składek albo ZUS. Można więc przyjąć, że analogiczny będzie okres przechowywania dokumentów związanych z wypłatą zasiłków. W związku jednak z tym, że zwolnienia lekarskie (oraz dokumenty pomocnicze, o których mowa wcześniej) stanowiące dowód do wypłaty pracownikom świadczeń chorobowych, wpływają na wysokość odprowadzanych do ZUS składek, stąd biorąc pod uwagę treść art. 47 ust. 3c ustawy o sus, należałoby przyjąć 5-letni okres przechowywania dokumentów zasiłkowych.

Zasiłki wypłacone przez płatnika składek są rozliczane w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne, za wyjątkiem tych, których wypłata została uznana przez ZUS za bezpodstawną.

Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego (dotyczy to dokumentów złożonych po 31 grudnia 2011 r., bowiem w stosunku do dokumentów złożonych w ZUS przed 1 stycznia 2012 r., okres przechowywania wynosi 10 lat).

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Zasiłki i inne świadczenia - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.