Przez jaki okres pracodawca będący płatnikiem zasiłków ma obowiązek przechowywania zwolnień lekarskich oraz innych dokumentów zasiłkowych (w tym prowadzonych kilka lat temu kart zasiłkowych)?
Okres przechowywania dokumentacji płacowej pracownika określa art. 125a ustawy emerytalnej. W myśl tego przepisu, płatnik składek jest zobowiązany, na żądanie organu rentowego, do wystawienia m.in.:
Ważne: Listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, płatnik składek przechowuje przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika (art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej). |
Od 1 stycznia 2019 r. przepis art. 125a ustawy emerytalnej zostanie zmieniony przez art. 4 pkt 2 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. poz. 357). Dowody te nadal będą przechowywane przez 50 lat, z zastrzeżeniem że obowiązek ich przechowywania będzie wynosił 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym:
Pozostała dokumentacja związana m.in. z wypłatą świadczeń z ubezpieczenia społecznego podlega krótszemu przechowywaniu, według potrzeb własnych pracodawcy oraz wymagań określonych w innych przepisach, np. o rachunkowości, o podatku dochodowym, o ubezpieczeniach społecznych.
Dowody, na podstawie których dokonano wypłaty świadczeń chorobowych to nie tylko wystawiane przez lekarzy zaświadczenia lekarskie o czasowej niezdolności do pracy. Należą do nich też inne oświadczenia i wnioski, np. Z-15A lub Z-15B, oświadczenie o nieprzewidywanym zamknięciu przedszkola lub szkoły. Dokumenty te zostały określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego... (Dz. U. z 2017 r. poz. 87).
Przepisy ustawy zasiłkowej w art. 67 określają jedynie termin, po upływie którego roszczenie o wypłatę zasiłków ulega przedawnieniu. Wynosi on 3 lata, o ile niewypłacanie zasiłku w całości lub w części było następstwem błędu płatnika składek albo ZUS. Można więc przyjąć, że analogiczny będzie okres przechowywania dokumentów związanych z wypłatą zasiłków. W związku jednak z tym, że zwolnienia lekarskie (oraz dokumenty pomocnicze, o których mowa wcześniej) stanowiące dowód do wypłaty pracownikom świadczeń chorobowych, wpływają na wysokość odprowadzanych do ZUS składek, stąd biorąc pod uwagę treść art. 47 ust. 3c ustawy o sus, należałoby przyjąć 5-letni okres przechowywania dokumentów zasiłkowych.
Zasiłki wypłacone przez płatnika składek są rozliczane w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne, za wyjątkiem tych, których wypłata została uznana przez ZUS za bezpodstawną.
Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego (dotyczy to dokumentów złożonych po 31 grudnia 2011 r., bowiem w stosunku do dokumentów złożonych w ZUS przed 1 stycznia 2012 r., okres przechowywania wynosi 10 lat).
|