Tryb zwolnienia pracownika w związku z redukcją etatów

Zwolnienie pracownika w ramach przeprowadzanej redukcji etatów zależy od liczebności załogi. W firmach zatrudniających co najmniej 20 pracowników stosuje się przepisy tzw. ustawy o zwolnieniach grupowych, niezależnie od tego czy pracownicy mają być zwalniani grupowo, czy indywidualnie. Natomiast w zakładach zatrudniających mniej niż 20 pracowników stosuje się ogólne przepisy o rozwiązywaniu umów o pracę zawarte w Kodeksie pracy.

Zwolnienia grupowe

Ustawa o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, zwana ustawą o zwolnieniach grupowych, ma zastosowanie do pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników. Określa ona m.in. tryb przeprowadzania zwolnień, które mogą mieć charakter grupowy lub indywidualny.

Zwolnienia grupowe, uregulowane w art. 1 powołanej ustawy, występują, gdy w okresie do 30 dni następuje rozwiązanie stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, w drodze wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę, a zwolnienie obejmuje co najmniej:

• 10 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 100 pracowników,
• 10% pracowników, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 100, ale mniej niż 300 pracowników,
• 30 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 300 lub więcej pracowników.

Powyższe liczby obejmują też pracowników, z którymi w ramach grupowego zwolnienia rozwiązano stosunek pracy z inicjatywy pracodawcy na mocy porozumienia stron, jeżeli dotyczy to co najmniej 5 pracowników.

Należy dodać, że okres 30 dni, w którym ma nastąpić rozwiązanie stosunków pracy z określoną liczbą pracowników, odnosi się do dokonania pracownikom wypowiedzeń lub zawarcia porozumień w tym czasie, nawet jeśli stosunek pracy nie został jeszcze zakończony.

Warunki formalne

Przeprowadzenie zwolnień grupowych wymaga spełnienia wielu warunków formalnych. Najpierw pracodawca jest zobowiązany skonsultować zamiar zwolnień grupowych z działającymi u niego zakładowymi organizacjami związkowymi. Jeżeli w zakładzie pracy nie występują związki, konsultacje powinny się odbyć z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie. Pracodawca sporządza pisemne zawiadomienie w sprawie planowanych zwolnień grupowych, które przekazuje związkom zawodowym lub przedstawicielom pracowników. W zawiadomieniu tym podaje informacje określone w art. 2 ust. 3 ustawy o zwolnieniach grupowych. Dotyczą one:

• przyczyn zamierzonego zwolnienia grupowego,
• liczby zatrudnionych pracowników i grup zawodowych, do których oni należą,
• grup zawodowych pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia,
• okresu, w ciągu którego nastąpi zwolnienie grupowe,
• proponowanych kryteriów doboru pracowników do grupowego zwolnienia,
• kolejności dokonywania zwolnień pracowników,
• propozycji rozstrzygnięć spraw pracowniczych związanych z zamierzonym grupowym zwolnieniem oraz, jeżeli wspomniane propozycje obejmują świadczenia pieniężne, sposobu ustalania ich wysokości.

Zawiadomienie powinno być przekazane związkom zawodowym/przedstawicielom w terminie pozwalającym na przedstawienie ich stanowiska przed upływem terminu na zawarcie porozumienia w sprawie zwolnień grupowych - który wynosi 20 dni od dnia zawiadomienia związków/przedstawicieli. Jeżeli uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi działającymi w zakładzie nie jest możliwe, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25³ ust. 1 lub ust. 2 ustawy o związkach zawodowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 854), z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

W razie gdy nie zostanie zawarte porozumienie, pracodawca samodzielnie określa zasady postępowania w sprawach dotyczących pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia w regulaminie, uwzględniając, w miarę możliwości, propozycje przedstawione w ramach konsultacji przez zakładowe organizacje związkowe. Pracodawca jest zobowiązany do wydania takiego regulaminu również wtedy, gdy w zakładzie nie działają zakładowe organizacje związkowe. W takich okolicznościach wymagana jest wcześniejsza konsultacja regulaminu z przedstawicielami pracowników.

Zawiadomienie powiatowego urzędu pracy

Pracodawca, dokonując zwolnień grupowych, ma obowiązki informacyjne względem powiatowego urzędu pracy, właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy lub miejsce wykonywania pracy. Zawiadamia ten urząd m.in. o tzw. zwolnieniach monitorowanych (patrz ramka).

Ponadto przekazuje informację, po zawiadomieniu związków zawodowych/przedstawicieli pracowników, o planowanych zwolnieniach grupowych. Jej zakres powinien obejmować te same dane, co przekazane związkom, z wyłączeniem informacji dotyczących zasad ustalania świadczeń pieniężnych dla zwalnianych pracowników.

Zawarcie porozumienia lub wydanie regulaminu zwolnień grupowych także wymaga poinformowania urzędu pracy (wraz z przedstawieniem ustaleń zawartych w tych aktach). Kopię tej informacji pracodawca przekazuje związkom zawodowym/przedstawicielom pracowników, którzy mają prawo zgłoszenia swoich uwag powiatowemu urzędowi pracy.

Zwolnienia indywidualne

Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, ale zamierzający zwolnić mniejszą liczbę osób niż wskazana w art. 1 ust. 1 ustawy o zwolnieniach grupowych, stosuje art. 10 powołanej ustawy, dotyczący tzw. zwolnień indywidualnych. Mają one miejsce wtedy, gdy w okresie nieprzekraczającym 30 dni zwalniana jest mniejsza liczba pracowników niż określona w art. 1 ustawy, a przyczyna rozwiązania umowy o pracę niedotycząca pracownika stanowi wyłączny powód uzasadniający wypowiedzenie stosunku pracy lub jego rozwiązanie na mocy porozumienia stron.

Przy zwolnieniach indywidualnych pracodawca nie jest zobligowany do przeprowadzania konsultacji związkowych obowiązujących przy typowych zwolnieniach grupowych. Ponadto nie ma on obowiązku informowania o zwolnieniach indywidualnych urzędu pracy oraz wydawania regulaminu tych zwolnień. Pracodawca jest jednak zobowiązany do zawiadomienia organizacji związkowej o zamiarze wypowiedzenia umowy pracownikowi, którego stosunek pracy podlega z mocy odrębnych przepisów szczególnej ochronie i wobec którego dopuszczalne jest wypowiedzenie stosunku pracy w ramach grupowego zwolnienia (art. 10 ust. 2 ustawy o zwolnieniach grupowych). Sprzeciw związków (wyrażony w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia) uniemożliwia wypowiedzenie umowy takiemu pracownikowi.

Odprawa ekonomiczna dla pracownika

Pracownicy, których pracodawca zwolnił na mocy ustawy o zwolnieniach grupowych z przyczyn ich niedotyczących - w ramach zwolnień grupowych albo zwolnień indywidualnych - mają prawo do odprawy pieniężnej. W razie zwolnień indywidualnych konieczne jest jednak, aby przyczyny rozwiązania stosunku pracy, nieleżące po stronie pracownika, stanowiły wyłączny powód ustania zatrudnienia. Wysokość odprawy przy obu rodzajach zwolnień na mocy ustawy o zwolnieniach grupowych odpowiada:

• jednomiesięcznemu wynagrodzeniu, przy stażu zakładowym poniżej 2 lat,
• dwumiesięcznemu wynagrodzeniu, przy zatrudnieniu w danej firmie od 2 do 8 lat,
• trzymiesięcznemu wynagrodzeniu, przy stażu zakładowym wyższym niż 8 lat.

Wysokość odprawy pieniężnej nie może przekraczać 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu rozwiązania umowy.

Odprawę ekonomiczną ustala się według zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu urlopowego.

Zwolnienia w małych firmach

Pracodawca niepodlegający ustawie o zwolnieniach grupowych dokonuje redukcji etatów na ogólnych zasadach wynikających z Kodeksu pracy. Wypowiedzenie umowy o pracę uregulowane zostało w art. 30 K.p. Przepis ten przewiduje, że oświadczenie pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę powinno nastąpić na piśmie. Przy czym, gdy dotyczy ono wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony lub nieokreślony, pracodawca jest obowiązany wskazać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie. Ponadto pracodawca wypowiadający pracownikowi umowę o pracę powinien w swoim piśmie zawrzeć pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania się do sądu pracy. Należy też zastosować okres wypowiedzenia odpowiedni do okresu zatrudnienia pracownika.

Pracodawcy zatrudniający poniżej 20 pracowników nie są objęci ustawą o zwolnieniach grupowych. Tym samym nie są zobowiązani do wypłaty odprawy pieniężnej przewidzianej w tej ustawie. Jednak będą mieli obowiązek wypłaty tego rodzaju świadczenia (tzw. odprawy ekonomicznej), jeżeli tak wynika z przepisów zakładowych, umowy o pracę lub ustaw odrębnych obowiązujących takiego pracodawcę.

Ochrona przed zwolnieniem

Bezwzględną ochronę przed wypowiedzeniem umowy o pracę mają pracownicy wskazani w art. 5 ust. 5 ustawy o zwolnieniach grupowych, w tym pracownice w ciąży, pracownicy w okresie ochrony przedemerytalnej czy członkowie związku zawodowego posiadający ochronę. Pracodawca może jednak dokonać im wypowiedzenia zmieniającego warunki zatrudnienia. Natomiast pracownikom korzystającym ze szczególnej ochrony zatrudnienia, ale niewymienionym w art. 5 ust. 5 ustawy o zwolnieniach grupowych, pracodawca może wypowiedzieć umowę o pracę - z tym zastrzeżeniem, że w odniesieniu do pracowników na urlopie (z wyłączeniem urlopów wymienionych w art. 5 ust. 5 ustawy) jest to możliwe, jeżeli wynosi on co najmniej 3 miesiące.

Tym samym pracownicy objęci szczególną ochroną i zatrudnieni u pracodawcy, który nie podlega przepisom ustawy o zwolnieniach grupowych, mają lepszą ochronę przed wypowiedzeniem umowy o pracę. Pracodawca może bowiem wypowiedzieć im umowę o pracę tylko w nielicznych przypadkach, m.in. w związku z likwidacją lub upadłością (art. 41¹ K.p. - Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.03.2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz. U. z 2024 r. poz. 61)