Płatne zwolnienia od pracy po zmianie systemu płacowego

W okresie branym pod uwagę przy ustalaniu wynagrodzenia za okresy objęte płatnymi zwolnieniami od pracy pracownikom może zostać zmieniony system ich wynagradzania. Budzi to niekiedy wątpliwości pracodawców co do zasad obliczania kwot przysługujących pracownikom w takich sytuacjach.

Podobnie jak wynagrodzenie urlopowe

Do często występujących w praktyce płatnych zwolnień od pracy należy zwolnienie z tytułu opieki nad dzieckiem w wieku do lat 14 przysługujące na podstawie art. 188 K.p. oraz zwolnienia okolicznościowe, o których mowa w § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy... (Dz. U. z 2014 r. poz. 1632). Pierwsze z nich przysługuje w wymiarze 2 dni lub 16 godzin, w zależności od wniosku pracownika. Natomiast wymiar zwolnień okolicznościowych wynosi odpowiednio:

• 2 dni - jeżeli wolne udzielane jest z tytułu ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu współmałżonka albo jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy,
• 1 dzień - jeżeli podstawą do udzielenia wolnego jest ślub dziecka pracownika albo zgon i pogrzeb jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na jego utrzymaniu lub pod jego bezpośrednią opieką.

Sposób ustalania wynagrodzenia za okresy objęte wspomnianymi zwolnieniami określa § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy... (Dz. U. z 2017 r. poz. 927), zwanego rozporządzeniem wynagrodzeniowym.

Przepis ten wyjaśnia, że przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, jeżeli przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, zastosowanie mają zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego. Przy czym składniki ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym miało miejsce zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy.

Powyższe zastrzeżenie dotyczy składników zmiennych przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, które generalnie na mocy § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego... (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.), zwanego rozporządzeniem urlopowym, uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej kwocie wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (lub w okresie do 12 miesięcy, w przypadku znacznego wahania ich wysokości).

Składniki zmienne przysługujące za okresy dłuższe niż jeden miesiąc są pomijane przy obliczeniach (wypłaca się je w przyjętych terminach ich wypłaty).

Składniki określone w stałej miesięcznej stawce uwzględnia się z kolei w wysokości należnej w miesiącu skorzystania z urlopu (tu: zwolnienia od pracy). W tym przypadku nie oblicza się dodatkowo wynagrodzenia przysługującego za okres objęty danym zwolnieniem.

Zmiana rodzaju wynagrodzenia

Gdy pracownik przejdzie z wynagrodzenia zmiennego (akord, prowizja czy też stawka godzinowa) na wynagrodzenie określone stałą miesięczną kwotą, pracodawca nie musi ustalać odrębnie wynagrodzenia za okres objęty danym zwolnieniem. Mimo że w określonym miesiącu pracownik nie przepracuje pełnego obowiązującego go wymiaru czasu pracy, otrzyma pełną kwotę zapisaną w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy (przykład 1).

Dodatkowe obliczenia będą natomiast konieczne w sytuacji odwrotnej, tj. wówczas, gdy pracownik przejdzie z wynagrodzenia określonego stałą miesięczną stawką na wynagrodzenie zmienne. W takiej sytuacji przy obliczaniu wynagrodzenia za okres objęty zwolnieniem stosuje się przez analogię § 9 rozporządzenia urlopowego, z uwzględnieniem zmiany wprowadzonej przez § 5 rozporządzenia wynagrodzeniowego. W celu ustalenia kwoty wynagrodzenia przysługującego za okres objęty zwolnieniem, pracodawca powinien wówczas:

• podzielić sumę składników zmiennych przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc wypłaconych w miesiącu, w którym pracownik skorzystał ze zwolnienia, przez liczbę przepracowanych w nim godzin, a następnie
• pomnożyć uzyskaną w ten sposób stawkę godzinową przez liczbę godzin, jakie pracownik powinien przepracować w okresie objętym zwolnieniem w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (przykład 2).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.)