Obliczanie wynagrodzenia za urlop okolicznościowy przy przesunięciu terminu wypłaty premii

1) Na wynagrodzenie pracownika składa się stała stawka miesięczna wypłacana 10. dnia następnego miesiąca (wypłata "główna") oraz premia o charakterze zmiennym wypłacana 25. dnia następnego miesiąca. Jak ustalić wynagrodzenie za urlop okolicznościowy z wymienionych elementów płacy, skoro w dacie wypłaty "głównej" nie wiadomo jeszcze jaką wysokość osiągnie premia?

Przepisy z zakresu prawa pracy nie posługują się terminem "urlop okolicznościowy", jednak na okoliczności usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy powołał się Minister Pracy i Polityki Socjalnej w rozporządzeniu z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1632), co przyczyniło się do używania w praktyce kadrowej zbiorczego terminu "urlop okolicznościowy". Pod tym pojęciem rozumie się różne zwolnienia od pracy, zazwyczaj o charakterze odpłatnym, do których należą m.in.:

• wynikające ze zdarzeń osobistych i rodzinnych (ślub pracownika lub jego dziecka, urodzenie się dziecka albo zgon bliskiego członka rodziny),
• przypadające na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi,
• przeznaczone na poszukiwanie pracy, w razie wypowiedzenia przez pracodawcę umowy czy
• związane z wychowywaniem dziecka w wieku do 14 lat.

Przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło to zwolnienie. Tak stanowi § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy... (Dz. U. z 2017 r. poz. 927), dalej rozporządzenia o wynagrodzeniu. Wyjątek stanowią zwolnienia na poszukiwanie pracy (art. 36² K.p.) i na karmienie dziecka piersią (art. 179 § 5 K.p.), za które wynagrodzenie oblicza się ściśle według zasad urlopowych, czyli z uwzględnieniem składników zmiennych z poprzednich okresów (§ 5 ust. 2 rozporządzenia o wynagrodzeniu).

Zwracamy uwagę! Do wynagrodzenia za urlop, a w konsekwencji za odpłatne zwolnienie od pracy, przyjmuje się składniki stałe (wypłacając je bez wyodrębniania za okres pracy i urlopu) oraz zmienne za okres do miesiąca, z wyjątkiem wymienionych w § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego... (Dz. U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.), dalej rozporządzenia urlopowego. Składników płacy za okresy dłuższe nie przyjmuje się do tego wynagrodzenia.

Stawkę za okres zwolnienia ze składników zmiennych oblicza się dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona (§ 9 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia urlopowego w zw. z § 5 rozporządzenia o wynagrodzeniu).

Pracownik objęty organizacją podstawową jest wynagradzany stawką 3.000 zł miesięcznie oraz otrzymuje prowizję od sprzedaży, która w styczniu 2022 r. wyniosła 1.245 zł. W dniu 17 stycznia br. pracownik skorzystał z dnia wolnego udzielonego z tytułu wychowywania dziecka w wieku do 14 lat. Za ten miesiąc otrzymał 3.000 zł wynagrodzenia zasadniczego, prowizję oraz 69,20 zł tytułem wynagrodzenia za dzień zwolnienia ze składnika zmiennego (152 godz. nominalne - 8 godz. zwolnienia = 144 godz.; 1.245 zł : 144 godz. przepracowane = 8,65 zł; 8,65 zł x 8 godz. zwolnienia = 69,20 zł).

Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu należy regulować z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego (art. 85 § 2 K.p.). Taki termin pozostaje obowiązujący niezależnie od rodzaju składnika, chyba że jest on należny za okresy dłuższe. Składniki wynagrodzenia za pracę, przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, wypłaca się bowiem z dołu w terminach określonych w przepisach prawa pracy (art. 85 § 4 K.p.). Drugi termin z pytania uchybia tym przepisom, a ponadto uniemożliwia terminową wypłatę wynagrodzenia za zwolnienie od pracy ze składników zmiennych. Natomiast: "Artykuł 85 § 2 K.p., podobnie jak wiele innych przepisów prawa pracy, ma charakter normy semiimperatywnej, jednostronnie bezwzględnie obowiązującej. Jest to norma, która wyznacza minimalny zakres ochrony interesów pracownika, jako zwykle słabszej strony stosunku pracy. Zastosowanie takiej normy może być uchylone lub ograniczone przez strony stosunku prawnego tylko wtedy, gdy postanowienia umowy są korzystniejsze dla strony objętej ochroną normatywną. (...)" (por. wyrok SA w Gdańsku z 31 sierpnia 2017 r., sygn. akt III APa 12/17).

W stosowanym u pytającego przesunięciu wypłat premii na 25. dzień następnego miesiąca niełatwo doszukać się działań na korzyść pracownika, chyba że np. nie jest możliwe wcześniejsze prawidłowe ustalenie jej wysokości (tylko taki termin gwarantuje otrzymanie realnie wypracowanej kwoty). Jeśli tak, to także wynagrodzenie za zwolnienie okolicznościowe z pracy ze zmiennych składników płacy można obliczyć i wypłacić w dacie płatności premii. Gdyby taki termin obowiązywał prowizję z przykładu, to pracownik otrzymałby za styczeń 2022 r. w dniu 10 lutego 2022 r. wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 3.000 zł, a w dniu 25 lutego 2022 r. prowizję oraz wynagrodzenie za okolicznościowe zwolnienie od pracy ze składników zmiennych w ustalonej kwocie.

2) Jak postąpić, jeśli pracownik nie spełnił wymaganych kryteriów, przez co nie nabył praw a do premii w rozpatrywanym miesiącu?

Kwestię tę wyjaśnił Główny Inspektorat Pracy w piśmie z 2 lipca 2010 r. w sprawie zasad ustalania wynagrodzenia za tzw. urlop okolicznościowy (znak GPP-110-4560-38-1/10/PE/RP). Jeśli: "(...) w miesiącu, w którym pracownik korzystał z urlopu okolicznościowego, wynagrodzenie pracownika za ten miesiąc składało się tylko ze składników stałych, gdyż pracownik nie wypracował żadnej kwoty ze składników zmiennych, ustalając wynagrodzenie za czas urlopu okolicznościowego tego pracownika należy obliczyć wynagrodzenie tylko ze stałych składników.".