Zamierzamy przyjąć pracownika na zastępstwo. Czy w świetle przepisów RODO w umowie należy podać imię i nazwisko zastępowanego oraz przyczynę jego nieobecności?
W określonych okolicznościach wpisanie do umowy o pracę zawartej w celu zastępstwa imienia i nazwiska pracownika zastępowanego byłoby zgodne z prawem, niemniej cel umowy można też wykazać w inny sposób. Nie ma natomiast podstaw do podawania przyczyny nieobecności zastępowanego.
Umowa na zastępstwo jest umową na czas określony, która ze względu na swój cel (zastąpienie pracownika podczas usprawiedliwionej nieobecności w pracy) jest wyłączona spod limitów wskazanych w art. 251 § 1 K.p., tj. maksymalnie 3 umów i okresu zatrudnienia wynoszącego łącznie 33 miesiące (tzw. limity 3/33). Musi ona przy tym służyć zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i być niezbędna w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy (art. 251 § 4 pkt 1 K.p.).
| Ważne: W razie zawarcia umowy o pracę na czas określony wyłączonej z limitów 3/33, w umowie określa się jej cel lub okoliczności danego przypadku, przez zamieszczenie informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy (art. 29 § 11 K.p.). |
Przy umowie na zastępstwo możliwe jest wskazanie imienia i nazwiska pracownika zastępowanego. Czy jednak przyjęcie takiego rozwiązania będzie prawidłowe z punktu widzenia przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE... (Dz. Urz. UE L 119/1 z 4.5.2016), dalej RODO?
Co do zasady, zgodnie z art. 6 RODO przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, jeżeli osoba, której dane dotyczą wyraziła na to zgodę lub gdy ich przetwarzanie jest niezbędne do:
Można by uznać, że w przypadku zawierania umowy na zastępstwo, podstawę do podania w niej imienia i nazwiska osoby zastępowanej mogłyby stanowić: obowiązek ciążący na pracodawcy, cel wynikający z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora albo zgoda pracownika. Ponieważ powołany art. 29 § 11 K.p. nie wymienia imienia i nazwiska pracownika zastępowanego jako elementu niezbędnego dla ważności umowy, jego podanie nie będzie wynikało z obowiązku prawnego.
Pozostaje jeszcze zgoda zastępowanego pracownika albo powołanie się przez pracodawcę na swój prawnie uzasadniony interes. Ten ostatni niewątpliwie istnieje, ale zatrudniający nawet bez wskazania w umowie z osobą zastępującą imienia i nazwiska osoby zastępowanej będzie w stanie go wykazać. Wystarczy podać przyczynę oraz stanowisko. Tym samym posłużenie się danymi pracownika korzystającego z usprawiedliwionej nieobecności w pracy będzie zbędne.
| Ważne: Zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. c RODO, przetwarzanie danych osobowych musi być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane tzw. "minimalizacja danych". |
Podobnie będzie ze zgodą, która, o ile spełniałaby warunki dla niej wymagane, o których mowa w art. 4 pkt 11 RODO (dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli) mogłaby stanowić podstawę przetwarzania danych zastępowanego w omawianym celu, ale w przedstawionych okolicznościach mogłaby zostać uznana za nadmiarową. Tak wynika z wyroku TSUE z 24 czerwca 2010 r. (Sprawa C-98/09 Francesci Sorge przeciwko Poste Italiane SpA), gdzie stwierdzono, że umowa na zastępstwo może ograniczać się jedynie do przyczyny zawarcia umowy i nie musi zawierać nazwiska zastępowanego.
Nie ma natomiast podstaw do podawania przyczyny nieobecności zastępowanego, zwłaszcza, że może ona mieć charakter danej wrażliwej.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
