Kto (nie) musi posiadać NIP?

NIP muszą posiadać osoby fizyczne (nieidentyfikowane na podstawie numeru PESEL), osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, które mają status podatnika, płatnika podatku lub płatnika składek ZUS. NIP nadawany jest na podstawie zgłoszenia identyfikacyjnego. Nie zawsze wygasa wraz ze śmiercią danej osoby lub ustania bytu prawnego podmiotu.

Właściwy identyfikator

Identyfikatorami podatkowymi w Polsce są numer PESEL i NIP.

Numerem PESEL posługują się osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej, nie podlegają rejestracji jako podatnicy VAT, nie są płatnikami podatków lub składek ZUS. Kryteria te trzeba spełniać łącznie. Pozostałe osoby fizyczne oraz osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, mające status podatnika, płatnika podatku lub płatnika składek ZUS, muszą uzyskać NIP. Obowiązkowi ewidencyjnemu nie podlegają - nie są zobligowani do posiadania NIP - podatnicy korzystający ze szczególnych procedur rozliczania VAT (tj. nieunijnej, w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób, importu) i posiadający numer identyfikacyjny nadany na podstawie art. 132 ust. 5, art. 134a ust. 4 oraz art. 138e ust. 7 pkt 1 i pkt 2 ustawy o VAT.

Można mieć tylko jeden NIP. Zasada ta obowiązuje bez względu na rodzaj i liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę i rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę posiadanych przedsiębiorstw. Wynika tak z art. 5 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Administracja skarbowa uważa jednak, że polski oddział przedsiębiorstwa zagranicznego musi posiadać własny NIP - odrębny od NIP jednostki macierzystej - jeżeli jest płatnikiem podatku PIT i składek ZUS. Posługuje się tym NIP wyłącznie do rozliczeń podatku PIT i składek ZUS (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 14 lipca 2023 r., nr 0111-KDIB3-2.4018.6.2023.3.MGO). Oddział przedsiębiorstwa zagranicznego nie wykazuje nadanego mu NIP na fakturach, ponieważ na potrzeby podatków VAT i CIT należy stosować NIP przedsiębiorstwa zagranicznego (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 17 listopada 2023 r., nr. 0111-KDIB3-2.4018.13.2023.1.MGO). Innego zdania są sądy administracyjne, które uważają, że oddział przedsiębiorcy zagranicznego, który zatrudnia pracowników, nie ma obowiązku posiadania NIP odrębnego od NIP przedsiębiorcy zagranicznego na potrzeby wykonywania obowiązków płatnika podatku dochodowego od wynagrodzeń pracowników oraz składek ZUS (por. wyrok WSA w Białymstoku z dnia 8 maja 2023 r., sygn. akt I SA/Bk 119/23).

NIP osoby fizycznej

Osoby fizyczne uzyskują NIP za pośrednictwem CEIDG albo na podstawie NIP-7.

Osoba, która rozpoczyna działalność gospodarczą na podstawie wpisu w CEIDG, zgłoszenie identyfikacyjne składa za pośrednictwem CEIDG w ramach wniosku o wpis. CEIDG przesyła drogą teleinformatyczną odpowiednie dane zawarte we wniosku do wskazanego przez przedsiębiorcę urzędu skarbowego. Potwierdzeniem nadania NIP jest ujawnienie tego numeru w CEIDG. Informacja o nim przekazywana jest za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do CEIDG nie później niż następnego dnia roboczego po dniu wpływu do urzędu skarbowego poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego.

Pozostałe osoby fizyczne posługujące się NIP sporządzają zgłoszenie identyfikacyjne na formularzu NIP-7. Składają je w urzędzie skarbowym właściwym, co do zasady, ze względu na miejsce swojego zamieszkania. Można je przekazać w formie elektronicznej lub papierowej. Naczelnik urzędu skarbowego wydaje potwierdzenie nadania NIP nie później niż w terminie 3 dni od dnia otrzymania poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego.

Osoby prowadzące działalność nierejestrową, np. udzielają korepetycji, nie muszą wystąpić o nadanie NIP (składając NIP-7), gdy są podatnikami VAT, ale korzystają ze zwolnienia podmiotowego z uwagi na wartość sprzedaży nieprzekraczającą 200.000 zł, nie wykonują czynności opisanych w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT i nie są zobligowane do ewidencjonowania sprzedaży w kasie rejestrującej (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 29 czerwca 2023 r., nr 0112-KDIL3.4012.226.2023.2.AK).

Zgłoszenie podmiotu

Podmioty wymagające rejestracji w KRS uzyskują NIP za pośrednictwem KRS. Inne składają NIP-2.

Pośrednictwo KRS polega na tym, że podmiot nie składa odrębnego zgłoszenia identyfikacyjnego, lecz sąd rejestrowy po dokonaniu wpisu przekazuje drogą teleinformatyczną dane podstawowe podmiotu do CRP KEP (Centralnego Rejestru Podmiotów - Krajowej Ewidencji Podatników). Nadanie NIP następuje automatycznie, bezpośrednio po zamieszczeniu w CRP KEP danych uzyskanych z KRS, a w przypadku oddziału przedsiębiorcy zagranicznego - po zamieszczeniu w CRP KEP danych uzupełniających potwierdzających status płatnika składek ZUS. Informacja o NIP jest automatycznie przekazywana drogą teleinformatyczną do KRS.

Podmiot zarejestrowany w KRS ma natomiast obowiązek złożyć we własnym zakresie w urzędzie skarbowym, na formularzu NIP-8, zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających niezbędnych do realizacji zadań ustawowych przez KAS, GUS i ZUS. Te dane to m.in.: skrócona nazwa, rachunki bankowe, adres przechowywania dokumentacji rachunkowej. NIP-8 można złożyć w formie papierowej lub elektronicznej. Zgłoszenie przekazywane przez internet musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpis składa uprawniona osoba posiadająca pełnomocnictwo UPL-1. Zgłoszenie identyfikacyjne NIP-8 należy złożyć w ciągu 21 dni od dnia dokonania wpisu do KRS. ZUS w swoim poradniku dotyczącym rejestracji firmy w KRS (zamieszczonym na stronie www.zus.pl) wskazuje jednak, że jeżeli nowo utworzony podmiot ma być płatnikiem składek ZUS, termin przekazania zgłoszenia wynosi 7 dni od daty rejestracji w KRS.

Osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, które nie podlegają wpisowi do KRS, zgłoszenie identyfikacyjne składają na NIP-2. Są to m.in. spółki cywilne i grupy VAT. NIP-2 składa się zasadniczo w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na siedzibę rejestrowanego podmiotu. W przypadku grupy VAT jest to naczelnik urzędu skarbowego właściwy dla przedstawiciela grupy VAT. Zgłoszenie identyfikacyjne NIP-2 składa się w formie papierowej (nie można go przekazać przez internet). Urząd skarbowy wydaje potwierdzenie nadania NIP w terminie 3 dni od dnia otrzymania poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.10.1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2022 r. poz. 2500 ze zm.)

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.)